Panel de control de facturación

El Panel de control de facturación es su centro neurálgico para gestionar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y supervisar los ingresos en todo su negocio de servicios de piscina. Desde la página de facturación en /billing, puede generar facturas a partir de órdenes de trabajo completadas, crear facturas manuales, ver el historial de pagos y realizar un seguimiento del vencimiento de sus cuentas por cobrar.

Resumen del Panel de control de facturación

La página de facturación muestra un resumen de su estado financiero con cuatro métricas clave en la parte superior:

• Pendientes — Cantidad total adeudada en todas las facturas impagadas, con el recuento de facturas pendientes

• Vencidas — Cantidad total vencida y el número de facturas vencidas

• MRR — Ingresos recurrentes mensuales de los planes de servicio activos

• Cobrado este mes — Pagos totales recibidos en el mes actual

Vencimiento de cuentas por cobrar

El desglose por antigüedad muestra cuánto tiempo han estado impagadas las facturas pendientes, organizadas en cinco grupos:

• Al día — Aún no vencidas

• 1–30 días — Vencidas hasta 30 días

• 31–60 días — Vencidas de 31 a 60 días

• 61–90 días — Vencidas de 61 a 90 días

• Más de 90 días — Vencidas hace más de 90 días

La barra de antigüedad ofrece una representación visual con los importes de cada grupo. Si no tiene facturas pendientes, el componente muestra "No hay facturas pendientes".

Estado de facturación automática

Para las nuevas organizaciones, la facturación automática está desactivada por defecto. Esto significa que los planes de servicio recurrentes no generarán facturas hasta que active explícitamente la facturación automatizada. Esto le da tiempo para configurar su cuenta, configurar los planes de servicio y decidir cuándo está listo para cambiar a Tide para la facturación automática.

Cuando la facturación automática está desactivada, aparece un banner de advertencia en la parte superior de la página de Facturación con el mensaje: “La facturación automatizada de los planes de servicio recurrentes está desactivada por defecto. No se generarán facturas ni se enviarán por correo electrónico a los clientes hasta que pase a producción.”

Entrar en producción

Una vez que su cuenta de Stripe esté conectada y esté listo para que Tide comience a generar facturas automáticamente, haga clic en el botón Go Live en el banner de advertencia. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación explicando que esto activa la facturación automatizada para los planes de servicio recurrentes.

Después de confirmar, Tide comenzará a generar y enviar facturas para los planes de servicio recurrentes activos según la configuración de su ciclo de facturación. El banner de advertencia dejará de aparecer una vez que la facturación esté activa.

Para obtener más detalles sobre la configuración de facturación, consulte Ajustes de pagos.

Gestión de facturas

La lista de facturas muestra todas sus facturas con detalles clave de un vistazo. Cada fila muestra el número de factura, la etiqueta de estado, el nombre del cliente, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y el importe total. Si una factura tiene un pago parcial, el importe adeudado aparece junto al total.

Etiquetas de estado de factura

Cada factura muestra una etiqueta de estado que indica su estado actual:

• Borrador — Creada pero aún no enviada al cliente

• Enviada — Entregada al cliente, pendiente de respuesta

• Vista — El cliente ha abierto la factura

• Pagada — Pagada en su totalidad

• Parcial — Pagada parcialmente, con saldo pendiente

• Vencida — Pasada la fecha de vencimiento con saldo impagado

• Anulada — Cancelada y ya no es válida

• Disputada — El cliente ha disputado los cargos

Las facturas que han superado su fecha de vencimiento pero que aún no se han marcado como Vencidas muestran una etiqueta adicional de Atrasada. Las facturas con planes de pago muestran una etiqueta violeta de Plan.

Filtrado de facturas

Use los filtros situados sobre la lista de facturas para restringir la vista:

• Filtro de estado — Filtre por Todos los estados, Borrador, Enviada, Vista, Parcial, Vencida, Pagada o Anulada

• Filtro de plan de pago — Muestra Todas las facturas, solo las facturas con planes de pago o solo las facturas sin planes de pago

La lista de facturas está paginada con 15 facturas por página. Use los botones Anterior y Siguiente para navegar, o consulte el indicador de página para ver su posición actual.

Generación de facturas a partir del trabajo completado

El botón Generar facturas crea facturas a partir de las órdenes de trabajo completadas que aún no se han facturado. Cuando hace clic en este botón, Chisel Tide:

1. Busca todas las órdenes de trabajo con estado COMPLETED que no tengan factura

2. Crea una factura para cada orden de trabajo, copiando los artículos de línea y los detalles del cliente

3. Actualiza el estado de cada orden de trabajo a INVOICED

4. Vincula la factura a la orden de trabajo

Mientras se ejecuta la generación, la etiqueta del botón cambia a Generando... y el icono gira. Una vez completado, la lista de facturas y el resumen de facturación se actualizan para mostrar las facturas recién creadas.

Creación de una factura manual

Para crear una factura manualmente en lugar de generarla a partir de órdenes de trabajo, haga clic en el botón Nueva factura. Esto abre el formulario de creación de facturas donde puede:

• Seleccionar el cliente

• Añadir artículos de línea con descripciones, cantidades y precios unitarios

• Establecer el tipo impositivo y el importe del descuento

• Especificar la fecha de emisión y la fecha de vencimiento

• Definir el periodo de servicio (fechas de inicio y fin)

• Añadir notas para el cliente

Los artículos de línea pueden hacer referencia a planes de servicio y visitas de servicio para mantener la conexión entre la prestación del servicio y la facturación.

Vista de detalles de la factura

Haga clic en cualquier factura de la lista para abrir su vista de detalles en /billing/[id]. Esta página muestra la información completa de la factura y ofrece acciones basadas en el estado.

Encabezado de la factura

El encabezado muestra el número de factura, la etiqueta de estado y el nombre del cliente (vinculado al registro del cliente). El correo electrónico del cliente aparece en línea cuando está disponible.

Resumen financiero

Una fila de resumen muestra los totales de la factura:

• Total — Importe total de la factura

• Pagado — Importe recibido hasta ahora

• Importe adeudado — Saldo restante (resaltado si está vencido)

• Fecha de vencimiento — Fecha límite de pago (resaltada si está vencida)

Artículos de línea

La sección Artículos de línea muestra una tabla con columnas para Descripción, Cant., Precio unitario y Total. Cada artículo de línea muestra una etiqueta de categoría debajo de la descripción:

• Servicio

• Químico

• Reparación

• Equipo

• Otro

Debajo de la tabla, verá los totales calculados: Subtotal, Impuestos, Descuento, Total, Pagado (si corresponde) y Saldo adeudado.

Historial de pagos

Si la factura ha recibido pagos, la sección Historial de pagos muestra cada pago con:

• Método de pago (Tarjeta, ACH, Efectivo, Cheque u Otro)

• ID de transacción (cuando esté disponible)

• Fecha de procesamiento

• Etiqueta de estado (Completado, Fallido o Cancelado)

• Importe del pago

Detalles de la factura

La tarjeta de Detalles contiene metadatos sobre la factura:

• Tipo — Clasificación del tipo de factura

• Estado de cobro — Estado actual del cobro

• Periodo de servicio — Rango de fechas por los servicios prestados

• Fecha de pago — Cuándo se recibió el pago completo

• Notas — Cualquier nota añadida a la factura

Acciones de factura

Las acciones disponibles dependen del estado de la factura:

• Enviar factura — Disponible solo para facturas en Borrador. Envía la factura al cliente por correo electrónico. El botón cambia a "Enviando..." mientras se procesa.

• Editar — Disponible para facturas en Borrador, Enviadas, Vistas o Vencidas que no se hayan pagado y no tengan un plan de pago. Abre el editor de facturas para modificar detalles, artículos de línea, impuestos y descuentos.

• Registrar pago — Disponible para cualquier factura que no esté Anulada o Pagada y tenga un saldo pendiente. Abre un panel de entrada de pagos para registrar un pago recibido.

• Crear plan de pago — Disponible para facturas elegibles. Abre un modal para configurar pagos fraccionados con frecuencia y fecha de inicio.

• Anular — Disponible para cualquier factura que no esté ya Anulada o Pagada. Cancela la factura de forma permanente.

Seguimiento de pagos

La barra lateral de pagos recientes en el panel de control de facturación muestra los últimos pagos recibidos en todas las facturas. Cada entrada muestra:

• Nombre del cliente

• Número de factura

• Método de pago (Tarjeta, ACH, Efectivo, Cheque u Otro)

• Importe del pago

• Tiempo relativo desde el procesamiento (ej. "hace 2 horas")

Si aún no se ha registrado ningún pago, la barra lateral muestra "Aún no hay pagos".

Requisito de configuración de Stripe

Para enviar facturas y aceptar pagos en línea a través de Chisel Tide, debe conectar una cuenta de Stripe. Aparece un banner de advertencia en el panel de control de facturación cuando Stripe no está listo, con un enlace para completar la configuración en Ajustes.

Sin Stripe conectado:

• El botón Generar facturas está desactivado

• No puede enviar facturas a los clientes

• Los clientes no pueden pagar en línea (aunque todavía puede registrar pagos fuera de línea manualmente)

Cómo se conectan las facturas con las órdenes de trabajo y los clientes

Las facturas mantienen conexiones tanto con los clientes como con las órdenes de trabajo:

• Vínculo con el cliente — Cada factura hace referencia al registro del cliente. La lista de facturas muestra el nombre del cliente y la página de detalles de la factura vincula directamente al perfil del cliente en /customers/[id].

• Vínculo con la orden de trabajo — Cuando genera una factura a partir de una orden de trabajo completada, el sistema almacena el ID de la factura en el registro de la orden de trabajo. Este vínculo se mantiene para futuras consultas.

Esta conexión le permite rastrear cualquier factura hasta el trabajo que se realizó y el cliente que recibió el servicio.