Clientes

Los clientes son las entidades principales de Chisel Tide. Cada registro de cliente contiene información de contacto, preferencias, propiedades, planes de servicio, órdenes de trabajo y detalles de facturación. Usa la sección Clientes para gestionar tu base de clientes, hacer seguimiento de sus propiedades y piscinas, y coordinar la prestación del servicio.

Página de lista de clientes

La lista de clientes en Clientes, dentro de la navegación, muestra todos los clientes de tu organización. Desde aquí puedes buscar, filtrar por estado, añadir nuevos clientes y acceder a los registros individuales de los clientes.

Buscar y filtrar

• Buscar — Escribe un nombre, nombre de empresa, correo electrónico, teléfono, dirección o etiqueta. La búsqueda se aplica con un retraso de 300 ms y filtra los resultados automáticamente, incluidos los clientes cuyas etiquetas coincidan.

• Filtro de estado — Haz clic en los indicadores de estado para filtrar por Activo, Inactivo, Prospecto, Suspendido o Cancelado. Selecciona Todos para quitar el filtro.

Acciones de la lista

• Añadir cliente — Abre el panel lateral para crear un cliente.

• Importar clientes — Crea clientes a partir de fuentes externas. Elige una opción:

  • Importación desde PDF — Carga un acuerdo firmado o un formulario de admisión y Chisel Tide extraerá automáticamente los datos del cliente. Consulta Importar un cliente desde un archivo PDF.

  • Importación masiva — Importa varios clientes a la vez desde un archivo de hoja de cálculo (.xlsx o .csv). Consulta Importación masiva de clientes desde un archivo CSV.

Estados vacíos

• Si aún no tienes clientes, la página muestra Aún no hay clientes y te invita a añadir tu primer cliente.

• Si una búsqueda no devuelve resultados, la página muestra No se encontraron clientes.

Añadir un nuevo cliente

Para crear un cliente:

1. Haz clic en Añadir cliente desde la página de lista de clientes.

2. Completa los datos del cliente:

   • Nombre — El nombre del contacto principal.

   • Nombre de la empresa — Nombre de la empresa (opcional para clientes residenciales).

   • Correo electrónico — Se utiliza para acceder al portal del cliente y enviar notificaciones.

   • Teléfono y Teléfono alternativo — Números de contacto.

   • Tipo — Residencial o comercial.

   • Estado — Activo de forma predeterminada; también puedes crear prospectos con el estado Prospecto.

   • Método de contacto preferido — Correo electrónico, teléfono o correo postal. Correo postal significa que el cliente ha optado por no recibir comunicaciones electrónicas y debe recibirlas únicamente por correo.

   • Idioma — Inglés o español.

   • Acceso al portal — Activado de forma predeterminada. Cuando está activado, el cliente puede iniciar sesión en el portal del cliente para consultar el historial del servicio, las fotos y las facturas, y pagar sus facturas.

   • Pago automático — Activa los pagos automáticos de las facturas.

   • Notificaciones — Configura qué notificaciones recibe el cliente.

   • Etiquetas — Añade etiquetas para organizar y filtrar.

   • Notas — Notas internas visibles para tu equipo.

   • Dirección de facturación — La dirección donde el cliente recibe las facturas y la correspondencia de facturación.

   • Dirección de servicio — El lugar donde el técnico realiza el servicio. Puede ser diferente de la dirección de facturación; por ejemplo, cuando el cliente recibe las facturas en una oficina corporativa, pero el servicio se realiza en su domicilio. Marca Igual que la dirección de facturación para usar la dirección de facturación como dirección de servicio, o déjala sin marcar para introducir una ubicación de servicio independiente.

3. Haz clic en Guardar para crear el cliente.

Si Chisel Tide detecta un posible duplicado (por correo electrónico o nombre coincidente), aparece un cuadro de diálogo de Cliente duplicado. Puedes combinarlo con un cliente existente o crear un registro nuevo.

Combinar clientes duplicados

Usa Combinar clientes en el menú de acciones de un cliente para consolidar dos cuentas en una. El cuadro de diálogo te pide elegir la cuenta que se eliminará y la cuenta que conservarás; después, Previsualizar combinación muestra qué elementos se trasladarán antes de confirmarla. Confirma con Combinar y eliminar — esta acción no se puede deshacer. Todo lo que haya en la cuenta eliminada se traslada a la cuenta conservada y la primera cuenta se elimina. Si la combinación aún no se puede ejecutar, el cuadro de diálogo muestra los bloqueos y sus soluciones.

Página de detalles del cliente

Haz clic en cualquier cliente de la lista para abrir su página de detalles. Esta página muestra un encabezado con el nombre, la empresa, la insignia de estado y las acciones principales del cliente, además de un panel lateral derecho persistente con la información de contacto y las preferencias.

Información del encabezado

• Nombre y empresa del cliente — Se muestran de forma destacada en la parte superior.

• Insignia de estado — Muestra el estado actual con un indicador codificado por colores.

• Insignia comercial — Aparece si el cliente está marcado como comercial.

• Indicador de etapa del cliente potencial — Visible para los prospectos; muestra su etapa en el embudo de ventas.

• Cliente desde — Muestra cuándo se creó el cliente.

Menú de acciones del encabezado

El menú de acciones del encabezado cambia según el estado del cliente:

• Clientes activos — Suspender, marcar como inactivo o cancelar cliente.

• Clientes suspendidos o inactivos — Reactivar.

• Clientes prospectos — Convertir en activo.

• Todos los clientes no cancelados — Cancelar cliente.

También hay acciones adicionales disponibles en el menú de acciones del encabezado del cliente:

• Nueva oportunidad — Añade el cliente al embudo de ventas sin crear un contacto duplicado. Consulta Embudo de ventas.

• Registrar pago — Registra dinero ya recibido sin una factura asociada, como un cheque, efectivo o transferencia bancaria. Elige una propiedad, método de pago, fecha y, opcionalmente, una referencia y una nota. Si el cliente tiene facturas abiertas, elige Pagar facturas abiertas (se aplica primero a las más antiguas y el resto se convierte en crédito) o Retener como crédito.

• Combinar clientes — Consolida cuentas duplicadas.

• Pausar recordatorios — Detiene los recordatorios automáticos de pagos vencidos y la suspensión automática por falta de pago para este cliente. Cuando los recordatorios están pausados, el menú muestra Reanudar recordatorios en su lugar.

Las acciones relacionadas con la facturación también pueden aparecer en el encabezado del cliente cuando Stripe está conectado:

• Estado de cuenta — Descarga un estado de la actividad de la cuenta del cliente.

• Realizar pago → crédito — Cobra una tarjeta y aplica el pago como crédito de la cuenta (no asociado a una sola factura).

• Aplicar crédito — Aplica manualmente crédito a la cuenta (solo propietarios y administradores).

Pausar recordatorios de pago

Pausa los recordatorios automáticos de pagos vencidos de un cliente cuando estás gestionando una disputa o un acuerdo de pago y quieres detener los correos electrónicos y mensajes de texto de cobro. La pausa se aplica a todas las facturas del cliente.

1. Abre la página de detalles del cliente y selecciona Más acciones → Pausar recordatorios.

2. Establece Reanudar recordatorios el en una fecha futura. De forma predeterminada, se establece 30 días después de hoy y no puede ser anterior a mañana.

3. Selecciona Pausar recordatorios para confirmar.

Mientras los recordatorios están pausados, el cliente deja de recibir recordatorios automáticos de pagos vencidos, advertencias previas a la suspensión y la suspensión automática por falta de pago. El cálculo de antigüedad de las facturas, el estado de vencimiento, las escalaciones internas al propietario, el envío y reenvío de facturas, los recibos, los cargos de pago automático y los correos electrónicos de cuotas de planes de pago continúan con normalidad.

Los recordatorios se reanudan automáticamente en la fecha seleccionada. Para reanudarlos antes, selecciona Más acciones → Reanudar recordatorios y confirma.

El encabezado del cliente muestra una insignia de Recordatorios pausados con la fecha de reanudación, y Preferencias y acceso muestra Recordatorios de pago — Pausados con la fecha. Los cambios de pausa y reanudación se registran en la pestaña Actividad del cliente.

Panel lateral derecho

El panel lateral derecho permanece visible en todas las pestañas y contiene:

• Tarjeta de contacto — Correo electrónico, números de teléfono y dirección de facturación.

• Tarjeta de preferencias y acceso — Método de contacto, acceso al portal (Activado/Desactivado), estado del pago automático, recordatorios de pago (Activados o Pausados con una fecha de reanudación), notificaciones e idioma. La tarjeta también incluye un botón Ver portal como cliente que abre una vista previa de solo lectura del portal del cliente en una pestaña nueva.

• Tarjeta de etiquetas y notas — Todas las etiquetas y notas internas.

• Tarjeta de mensajes — Acceso rápido a las conversaciones recientes.

Pestañas del cliente

Descripción general

La pestaña Descripción general ofrece un resumen de la cuenta del cliente, incluida la actividad reciente, las métricas principales y las acciones rápidas. Usa esta pestaña para obtener una visión general de la relación con el cliente de un vistazo.

Propiedades

Las propiedades son las ubicaciones físicas donde prestas el servicio. Cada propiedad puede tener una o más piscinas, equipos y planes de servicio.

Añadir una propiedad

1. En la pestaña Propiedades, haz clic en Añadir propiedad.

2. Introduce los datos de la propiedad:

   • Nombre de la propiedad — Una etiqueta para la propiedad.

   • Dirección — Dirección de la calle donde se presta el servicio.

   • Notas generales del servicio — Instrucciones permanentes que los técnicos deben consultar en cada visita a esta propiedad.

   • Código de acceso — Código de acceso, si es necesario.

   • Instrucciones de acceso — Cómo entrar en la propiedad.

   • Instrucciones de estacionamiento — Dónde estacionar.

3. Haz clic en Guardar.

Tarjetas de propiedades

Cada tarjeta de propiedad muestra:

• La dirección y los datos de la propiedad.

• La cantidad de piscinas, planes y contactos.

• Los ingresos mensuales recurrentes de los planes de servicio asociados.

• Secciones expandibles para piscinas y contactos.

Desde una tarjeta de propiedad, puedes Editar propiedad o Eliminar. Si no hay propiedades, la pestaña muestra Aún no hay propiedades.

Actividad

La pestaña Actividad muestra una línea de tiempo de las interacciones y eventos relacionados con el cliente, incluidas las visitas de servicio, las comunicaciones y los cambios de estado. Puedes editar notas, llamadas telefónicas, correos electrónicos, SMS y registros de visitas al sitio después de registrarlos, y adjuntar archivos al crear o editar una actividad (hasta 5 archivos por registro; tipos de imagen habituales, PDF, Word, Excel, texto y CSV).

Planes

Los planes de servicio definen los calendarios y precios de los servicios recurrentes. Desde la pestaña Planes:

• Consulta todos los planes de servicio asignados a las propiedades del cliente.

• Haz clic en Asignar plan de servicio para asociar un plan nuevo.

• Cancela o modifica los planes existentes.

Si no hay planes asignados, la pestaña muestra Aún no hay planes de servicio con el mensaje: "Asigna un plan de servicio recurrente para comenzar a facturar a este cliente según un calendario."

Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son trabajos puntuales independientes de los planes de servicio recurrentes: reparaciones, instalaciones o llamadas de servicio especiales.

Filtros de órdenes de trabajo

• Todas — Muestra todas las órdenes de trabajo.

• Abiertas — Órdenes de trabajo activas pendientes de finalización.

• Cerradas — Órdenes de trabajo completadas.

Crear una orden de trabajo

1. Haz clic en Nueva orden de trabajo desde la pestaña Órdenes de trabajo.

2. El formulario se abre con el cliente preseleccionado.

3. Completa los datos de la orden de trabajo y guárdala.

Estados vacíos:

• Aún no hay órdenes de trabajo — El cliente no tiene órdenes de trabajo.

• Ninguna orden de trabajo coincide con el filtro seleccionado — Existen órdenes de trabajo, pero no coinciden con el filtro actual.

Estados de los clientes

Cada cliente tiene uno de los siguientes estados:

Transiciones de estado

• Activo → Inactivo — Marca al cliente como inactivo cuando se toma un descanso del servicio.

• Activo → Suspendido — Suspende al cliente para pausar temporalmente el servicio y la facturación. Al suspenderlo, estableces una última fecha de servicio para que el enrutamiento y la facturación finalicen correctamente.

• Activo → Cancelado — Cancela al cliente cuando termina la relación. Al cancelarlo, estableces una última fecha de servicio.

• Inactivo o Suspendido → Activo — Reactiva al cliente para reanudar el servicio.

• Prospecto → Activo — Convierte al cliente en activo cuando un prospecto contrata el servicio.

Acceso al portal del cliente

Cuando el Acceso al portal está activado para un cliente, este puede iniciar sesión en el portal del cliente de Chisel Tide para:

• Consultar el historial del servicio y los detalles de las visitas.

• Ver fotos del antes y el después de las visitas de servicio.

• Consultar y pagar facturas en línea mediante Stripe.

• Aceptar propuestas.

• Gestionar las preferencias de notificaciones.

El acceso al portal está activado de forma predeterminada para los clientes nuevos. Para desactivarlo, edita el cliente y desactiva Acceso al portal.

Consentimiento para SMS

Cuando un cliente o contacto de una propiedad debe recibir mensajes de texto, debe haber un consentimiento para SMS registrado. Si el consentimiento sigue pendiente después de guardar un número de móvil, reenvía la confirmación desde el formulario del cliente o del contacto mientras editas el registro. Hasta que se confirme el consentimiento, los SMS transaccionales de esa persona permanecen bloqueados.

Los registros de clientes incluyen la configuración de facturación:

• Pago automático — Cuando está activado, las facturas se cargan automáticamente al método de pago predeterminado del cliente.

• Pago automático en espera — Pausa temporalmente el pago automático sin desactivarlo por completo.

• Dirección de facturación — Independiente de las direcciones de las propiedades de servicio.

• ID de cliente de Stripe — Vinculado al perfil de pagos del cliente en Stripe.

• Método de pago predeterminado — La tarjeta o cuenta bancaria utilizada para el pago automático.

Los ingresos recurrentes de los planes de servicio aparecen en cada tarjeta de propiedad y se acumulan en los totales del cliente. Para comenzar a facturar a un cliente, asigna un plan de servicio a una de sus propiedades.

Las propiedades vinculan a los clientes con tu sistema de enrutamiento:

• Las propiedades aparecen en las rutas según las plantillas de rutas recurrentes y los planes de servicio asignados. Las propiedades ya no tienen un campo fijo de día de servicio.

• Los códigos de acceso, las instrucciones de acceso, las instrucciones de estacionamiento y las notas generales del servicio ayudan a los técnicos a prestar el servicio de manera eficiente.

• Para instrucciones puntuales en una sola parada, añade una nota específica de la visita al programarla o modificarla.

Clientes y órdenes de trabajo

Además del servicio recurrente, los clientes pueden tener órdenes de trabajo puntuales:

• Las órdenes de trabajo aparecen en la pestaña Órdenes de trabajo del cliente.

• Cada orden de trabajo está vinculada al cliente y a una propiedad específica.

• Las órdenes de trabajo se pueden crear desde la página de detalles del cliente o desde la sección Órdenes de trabajo.

Solución de problemas