Planes de servicio

Los planes de servicio definen programas de servicio recurrentes para tus clientes. Especifican con qué frecuencia visitas una propiedad, qué servicios realizas y cómo se factura al cliente. Los planes de servicio impulsan tus rutas recurrentes y garantizan que los clientes reciban un servicio constante con una cadencia predecible.

Chisel Tide utiliza una estructura de dos niveles para los planes de servicio:

• Las plantillas de planes de servicio definen la estructura de una oferta de servicio: la frecuencia del servicio, la frecuencia de facturación, la base de facturación, el precio predeterminado y la lista de verificación de los elementos del servicio. Las plantillas se pueden reutilizar para varios clientes.

• Los planes de servicio de clientes son suscripciones activas creadas a partir de una plantilla y asignadas a un cliente y una propiedad específicos. Estos planes determinan tu programación de rutas y facturación.

Crear una plantilla de plan de servicio

Las plantillas te permiten estandarizar tus ofertas de servicio. Crea plantillas para cada tipo de servicio que ofrezcas, como mantenimiento semanal de piscinas, revisiones quincenales de productos químicos o inspecciones mensuales de equipos.

1. Ve a Planes de servicio desde la navegación principal.

2. Haz clic en Crear plantilla.

3. Completa el formulario de la plantilla:

   • Nombre de la plantilla — Un nombre descriptivo, como «Servicio semanal de piscina» o «Revisión mensual del equipo».

   • Descripción — Detalles opcionales sobre lo que incluye este plan.

   • Frecuencia del servicio — Con qué frecuencia realizas visitas: Weekly, Biweekly (cada dos semanas), Monthly o One-time.

   • Frecuencia de facturación — Con qué frecuencia se factura al cliente: Monthly.

   • Base de facturación — Cómo se calcula el importe del plan en cada período de facturación:

     • Por visita — El precio se multiplica por el número de visitas programadas en el período de facturación. Por ejemplo, un plan semanal de 50 $ por visita con facturación mensual genera una factura de 200 $ en un mes de 4 semanas.

     • Mensual fijo — El cliente paga el mismo importe en cada período de facturación, independientemente del número de visitas realizadas. Un plan semanal de 200 $ al mes factura 200 $, tanto si hay 4 como 5 visitas.

   • Precio — El precio predeterminado del plan. En los planes por visita, es el precio de cada visita de servicio. En los planes mensuales fijos, es el importe fijo facturado en cada período.

4. Haz clic en Crear plantilla para guardar.

Añadir elementos de servicio a una plantilla

Los elementos de servicio definen las tareas que los técnicos completan durante cada visita. Añade una lista de verificación de elementos para garantizar una prestación de servicio uniforme.

1. Desde la página de detalles de la plantilla, haz clic en Editar lista de verificación.

2. Añade elementos de servicio con:

   • Nombre — La descripción de la tarea, como «Analizar la química del agua» o «Limpiar la cesta de la bomba».

   • Categoría — Chemistry, Cleaning, Equipment u Other.

   • Minutos estimados — El tiempo previsto para completar la tarea.

3. Haz clic en Guardar cambios para actualizar la lista de verificación.

Las listas de verificación de las visitas ahora proceden de la lista de verificación de cada cuerpo de agua. Los elementos de servicio de la plantilla solo se utilizan cuando una organización aún no ha creado ninguna lista de verificación. Configura esas listas en Listas de verificación.

Exportar o importar una lista de verificación

Copia una lista de verificación a otro plan o temporada mediante la exportación e importación de CSV. Una lista de verificación exportada es un archivo CSV con cinco columnas: Name, Category, Estimated Minutes, Required e Instructions. Al importar un archivo se reemplaza la lista de verificación en la que se importa; los elementos no se combinan.

La exportación y la importación están disponibles en tres lugares:

• La página de detalles del plan: elige Exportar lista de verificación o Importar lista de verificación en el menú de acciones.

• El Editor de listas de verificación del plan: elige Exportar CSV o Importar CSV en el menú.

• El editor de Lista de verificación de temporada: las mismas opciones de menú Exportar CSV e Importar CSV.

Los archivos importados siguen estas reglas:

• Las columnas Nombre y Categoría son obligatorias; las otras tres columnas son opcionales.

• La categoría debe ser Chemistry, Cleaning, Equipment u Other.

• El campo Required acepta Yes o No, además de Y/N, True/False y 1/0. Una celda Required en blanco marca el elemento como obligatorio.

• Deja Minutos estimados en blanco para usar el valor predeterminado de 5 minutos o introduce un número entero.

• Los encabezados de las columnas se comparan de forma flexible, por lo que también se importan alias como Task para Name o Minutes para Estimated Minutes.

Chisel Tide valida todo el archivo antes de realizar cambios. Si alguna fila presenta un problema, como un nombre vacío o una categoría desconocida, la importación muestra todos los errores por número de fila y no aplica ningún cambio. Corrige el archivo e impórtalo de nuevo.

Cuando el archivo supera la validación, confirma la importación:

• Si la lista de verificación ya contiene elementos, la confirmación pregunta si quieres reemplazar los elementos actuales por los importados.

• Si la lista de verificación está vacía, la confirmación pregunta si quieres añadir los elementos importados.

• La importación desde la página de detalles del plan reemplaza la lista de verificación guardada en cuanto confirmas.

• La importación en el Editor de listas de verificación o en el editor de Lista de verificación de temporada deja la lista importada sin guardar hasta que haces clic en Guardar cambios.

Facturación de productos químicos y facturas de importe cero

Dos opciones configurables en la plantilla controlan cómo se facturan los extras y los períodos gratuitos. Los planes asignados desde la plantilla heredan estas opciones:

• Facturar los productos químicos utilizados en las visitas — Añade líneas de factura para los productos químicos que el técnico registra en cada visita, además del precio recurrente. Esos cargos por productos químicos se facturan a mes vencido por el mes anterior.

• No enviar facturas de 0 $ — Omite la factura recurrente cuando el total de un período de facturación es de 0 $ (por servicio de cortesía o gratuito). Los períodos que incluyen cargos por productos químicos o uso se facturan normalmente.

Productos químicos incluidos

Los administradores del espacio de trabajo pueden crear listas de productos químicos con nombre y elegir una en una plantilla de plan, de modo que los productos de esa lista queden incluidos en el precio del plan.

1. Abre Planes y usa el menú de opciones para ir a Productos químicos.

2. Crea una lista con nombre y añade los productos del catálogo incluidos en el precio del plan.

3. En una plantilla de plan, elige la lista en Productos químicos incluidos.

En los planes que incluyen productos químicos, los productos de la lista seleccionada están incluidos en el precio del plan, mientras que el resto del uso de productos químicos se sigue facturando. En un plan cuya plantilla no tiene ninguna lista seleccionada se factura cada producto químico aplicable. Desde la misma pantalla puedes editar, archivar y restaurar listas.

Asignar un plan de servicio a un cliente

Cuando tengas plantillas, asígnalas a los clientes para crear suscripciones de servicio activas. Cada cliente puede tener varios planes de servicio para distintas propiedades o tipos de servicio.

1. Ve al perfil del cliente desde Clientes.

2. Abre la pestaña Servicio.

3. Haz clic en Asignar plan.

4. Selecciona una plantilla de las plantillas de planes de servicio disponibles.

5. Si la propiedad tiene piscinas, elige un Cuerpo de agua para el plan: selecciona Todas las piscinas para aplicar el plan a todas las piscinas de la propiedad, o elige una piscina o spa específicos, como Piscina principal o Spa integrado. Este campo solo aparece cuando la propiedad seleccionada tiene piscinas.

6. Confirma la asignación.

El plan se crea como activo, pero las visitas y la facturación comienzan en su fecha de inicio, que de forma predeterminada es hoy. El programa de facturación del cliente comienza según la frecuencia de facturación del plan. Cuando un plan está vinculado a una piscina específica, el nombre cualificado por piscina solo aparece en la vista de planes de cliente del personal, no en el portal del cliente ni en las descripciones de las facturas recurrentes.

Elegir las semanas de servicio

Al asignar o cambiar un plan, eliges la semana de servicio en un selector en lugar de introducir una primera fecha de servicio.

• Las opciones incluyen esta semana, la próxima semana, la primera a la cuarta semana del mes y la última semana del mes.

• Los planes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales pueden usar un programa de última semana real, de modo que el servicio se realiza en los últimos siete días del mes incluso en los meses con cinco apariciones del día de la semana, por ejemplo, el último jueves de cada mes.

• En los planes con una frecuencia inferior a la mensual, también eliges los meses en los que se realiza el servicio.

Gestionar los planes de servicio de los clientes

Después de asignar un plan de servicio, puedes gestionar su ciclo de vida desde la pestaña Planes del cliente. Cada suscripción activa muestra el nombre del plan, el estado, la frecuencia del servicio, la frecuencia de facturación, el modelo de precios y el precio. El modelo de precios indica si el plan utiliza facturación por visita o mensual fija.

Estados de los planes de servicio

• Activo — El plan funciona con normalidad y genera visitas de servicio.

• En pausa — Las visitas de servicio están detenidas temporalmente. Usa esta opción cuando un cliente solicite una suspensión temporal fuera de cualquier anulación estacional programada. Para pausas estacionales predecibles que se apliquen a varios clientes, considera usar anulaciones estacionales.

• Cancelado — El plan ha finalizado y ya no generará visitas.

• Pendiente — El plan está configurado, pero aún no está activo.

Cambiar el estado de un plan de servicio

En la pestaña Planes del cliente, haz clic en el botón de acciones de cualquier plan de servicio:

• Pausar — Detiene las visitas de servicio. Deja La pausa comienza en blanco para pausar ahora o elige una fecha futura para programar la pausa. Opcionalmente, establece Reanudar el para que el plan se reanude automáticamente; déjalo en blanco para pausar el plan indefinidamente hasta que alguien haga clic en Reanudar.

• Reanudar — Reactiva un plan en pausa.

• Cancelar — Finaliza el plan de forma permanente. Se te pedirá que indiques un motivo de cancelación para tus registros.

• Reactivar — Restablece un plan cancelado al estado activo.

Cada cambio de estado se registra en el historial del plan, que puedes consultar haciendo clic en Historial en la tarjeta de la suscripción.

Pausas programadas

Programa una pausa con antelación cuando un cliente te avise de que el servicio debe detenerse durante un tiempo. El plan permanece Activo y mantiene sus visitas y facturación hasta el día anterior al inicio de la pausa, y la tarjeta del plan muestra una etiqueta Pausas con la fecha de inicio y, si se ha establecido, la fecha de reanudación.

• En la fecha de inicio, el plan cambia automáticamente a En pausa y vuelve a estar Activo en la fecha de reanudación si has establecido una. Sin fecha de reanudación, permanece en pausa hasta que alguien haga clic en Reanudar.

• Usa Editar pausa para cambiar una programación pendiente o Deshacer pausa para eliminarla. Al deshacerla, se restauran las paradas futuras de la ruta que la pausa pendiente había eliminado.

• Las pausas programadas solo se aplican a planes activos. La fecha de inicio debe ser futura, la fecha de reanudación debe ser posterior al primer día de pausa y una pausa programada no puede coexistir con una cancelación programada.

• El historial del plan registra Pausa programada y Pausa programada eliminada, junto con los eventos de pausa y reanudación.

Cómo afecta una pausa a las rutas y la facturación

• La generación de rutas omite el servicio durante el período de pausa. Las paradas pendientes ya colocadas dentro de ese período pueden eliminarse; las visitas completadas, en curso y de órdenes de trabajo no se eliminan.

• Las paradas eliminadas reaparecen cuando se edita o deshace la pausa, o cuando se reanuda el plan.

• Un período de facturación que se encuentra completamente dentro del período de pausa no se factura. Un período que se solapa con un servicio activo se factura en su totalidad; Tide no lo prorratea.

Cómo se conectan los planes de servicio con las rutas

Los planes de servicio son la base de tus rutas recurrentes. Cuando creas rutas, Chisel Tide utiliza los planes de servicio activos para determinar qué propiedades necesitan visitas.

Plantillas de rutas recurrentes

La pestaña Plantillas de rutas recurrentes en Rutas muestra las propiedades con planes de servicio activos que aún no se han asignado a una plantilla de ruta. Esto te ayuda a ver qué clientes todavía necesitan un espacio semanal en el programa de tu técnico.

Para asignar estas propiedades a las rutas:

1. Ve a Rutas y abre la pestaña Plantillas de rutas recurrentes.

2. Revisa las propiedades con planes de servicio activos sin asignar.

3. Añade cada propiedad a la plantilla de ruta correspondiente según la frecuencia del plan de servicio y las preferencias de día.

Generación diaria de rutas

Cuando creas una ruta para un día específico, Chisel Tide obtiene las paradas de una plantilla de ruta existente que coincide con ese día. Los planes activos que no están en una plantilla de ruta no se programan en las rutas diarias, por lo que debes añadir la propiedad a una plantilla de ruta recurrente antes de la programación diaria.

Anulaciones estacionales para plantillas

Las anulaciones estacionales te permiten cambiar el precio, la frecuencia de visitas o la lista de verificación de un plan de servicio durante períodos específicos del año. Esto resulta útil para negocios con fluctuaciones estacionales; por ejemplo, para reducir la frecuencia de visitas durante los meses de invierno, cobrar una tarifa diferente durante la temporada alta o suspender completamente el servicio durante la temporada baja.

Configuras las anulaciones estacionales en la plantilla y se aplican automáticamente a todos los planes de clientes creados a partir de esa plantilla. También puedes personalizar los precios de clientes individuales dentro de una temporada.

Cómo funcionan las anulaciones estacionales

Cada anulación de temporada define un intervalo de fechas — mediante el mes de inicio y el mes de finalización — y especifica qué ocurre durante ese período:

• Frecuencia del servicio — Mantén la frecuencia predeterminada del plan, cámbiala (de semanal a quincenal, por ejemplo) o suspende el servicio para pausar completamente las visitas durante la temporada.

• Precios — Usa el precio predeterminado o establece un precio personalizado para la temporada. Cuando el servicio está suspendido, esto se convierte en una tarifa de reserva que puedes cobrar para mantener la plaza del cliente.

• Lista de verificación — Usa la lista de verificación predeterminada del plan o asigna otra lista para el trabajo realizado durante la temporada.

Cuando una temporada está activa, la configuración de la anulación tiene prioridad sobre los valores predeterminados de la plantilla. Fuera de las fechas de la temporada, el plan utiliza su frecuencia, precio y lista de verificación estándar.

Los precios estacionales pueden establecerse como un importe fijo para todos los clientes o como un porcentaje del precio del plan de cada cliente. Elige Un precio establecido para cada cliente o Un porcentaje del precio de cada cliente y, después, introduce un porcentaje entero del 0 al 200. El porcentaje se aplica al precio individual del plan de cada cliente, no necesariamente al predeterminado de la plantilla, y una lista de temporadas lo muestra como algo parecido a 80 % del precio del plan. Una temporada basada en porcentaje y una temporada con precio fijo son mutuamente excluyentes: al cambiar a una, se elimina la otra.

Anulaciones estacionales y facturación

Las anulaciones de precios estacionales afectan a la facturación de los clientes durante la temporada definida:

• Cuando estableces un precio personalizado para una temporada, ese precio se utiliza para los períodos de facturación que se encuentran dentro de las fechas de la temporada.

• Cuando el servicio está suspendido, la temporada no genera ningún cargo de servicio recurrente.

• Fuera de la temporada, la facturación vuelve al precio predeterminado de la plantilla.

Anulaciones estacionales y rutas

Las anulaciones estacionales afectan directamente a la planificación de rutas:

• Durante una temporada con frecuencia reducida (por ejemplo, quincenal en lugar de semanal), el sistema programa automáticamente menos visitas.

• Cuando una temporada tiene el servicio suspendido, la propiedad no aparece en la generación de rutas durante ese período y no se crean paradas.

• Cuando termina la temporada, el plan reanuda automáticamente su frecuencia predeterminada y la propiedad vuelve a aparecer en la planificación de rutas.

Esto significa que no tienes que pausar y reanudar manualmente los planes de los clientes cada año para las pausas estacionales predecibles: la anulación estacional lo gestiona automáticamente.

Añadir una anulación estacional

1. Ve a Planes de servicio y abre la plantilla que quieras editar.

2. Desplázate hasta la sección Precios y servicio estacionales.

3. Haz clic en Añadir temporada.

4. Configura la temporada:

   • Nombre de la temporada — Un nombre descriptivo, como «Invierno» o «Temporada alta».

   • Mes de inicio y Mes de finalización — Los meses en los que se aplica esta anulación.

   • Frecuencia del servicio — Elige Igual que el plan para mantener el valor predeterminado, selecciona una frecuencia diferente o elige Suspender el servicio (sin visitas) para pausar las visitas durante esta temporada.

   • Usar un precio diferente esta temporada — Activa esta opción para establecer un precio personalizado para la temporada. Si el servicio está suspendido, esta opción se convierte en Cobrar una tarifa de reserva.

   • Usar una lista de verificación diferente esta temporada — Activa esta opción para asignar otra lista de verificación y, después, haz clic en Editar lista de verificación estacional para configurar las tareas.

5. Haz clic en Añadir temporada o Guardar temporada para guardar.

Editar o eliminar una anulación estacional

En la sección Precios y servicio estacionales de la plantilla, cada temporada guardada muestra su nombre, intervalo de fechas, frecuencia, precio y etiquetas de estado, como Sin servicio o Lista de verificación personalizada.

• Para modificar una temporada, haz clic en Editar temporada, actualiza la configuración y haz clic en Guardar temporada.

• Para eliminar una temporada, haz clic en Eliminar temporada. Esto elimina la anulación y restablece la configuración predeterminada de la plantilla para ese intervalo de fechas.

Precios estacionales a nivel de cliente

Aunque la frecuencia de las anulaciones estacionales y la configuración de las listas de verificación se definen a nivel de plantilla y se aplican a todos los clientes de ese plan, puedes personalizar los precios de clientes individuales dentro de una temporada. Esto resulta útil cuando un cliente negocia una tarifa diferente para una temporada específica.

Los precios estacionales a nivel de cliente se gestionan desde los detalles del plan de servicio de cada cliente. Cuando cambias el plan de un cliente a otra plantilla, los precios estacionales personalizados se eliminan y se sustituyen por la nueva estructura de precios estacionales de la plantilla.

Editar o archivar plantillas

Las plantillas de planes de servicio se pueden actualizar a medida que evolucionan tus ofertas de servicio.

Editar una plantilla

1. Ve a Planes de servicio.

2. Haz clic en la tarjeta de la plantilla o selecciona Editar plantilla en el menú de la tarjeta.

3. Actualiza el nombre, la descripción, las frecuencias, la base de facturación, el precio o los elementos de servicio.

4. Haz clic en Guardar.

Los cambios en una plantilla se aplican a las nuevas suscripciones creadas después de la edición. Algunas modificaciones se propagan automáticamente a los planes existentes: los cambios de nombre de la plantilla actualizan los nombres de los planes asignados, y la configuración de facturación de productos químicos y de facturas de importe cero se propaga a los planes asignados. Los cambios de frecuencia o de modelo de precios utilizan el flujo de actualización de planes existentes que se describe a continuación. Las anulaciones estacionales que añadas a una plantilla se aplican automáticamente a todos los planes de clientes que utilizan esa plantilla.

Cuando cambias la frecuencia del servicio o la base de facturación de una plantilla, Tide comprueba cómo afecta el cambio a los planes de clientes ya creados a partir de ella. Un cuadro de diálogo titulado ¿Actualizar los planes de clientes existentes? agrupa los planes afectados:

• Planes que conservan el cargo — Los clientes mantienen el mismo importe facturado; estos planes se pueden actualizar juntos.

• Planes cuyo cargo cambia — El importe facturado al cliente cambiaría. Estos planes se excluyen de forma predeterminada; marca Actualizar también estos N planes, cambiando lo que se factura a este cliente para incluirlos.

• Planes estacionales — Se dejan sin cambios para una revisión manual y se muestran como N planes requieren revisión manual — sin cambios.

Elige Guardar solo la plantilla para cambiar la plantilla y dejar los planes existentes sin cambios, o Actualizar N y guardar para actualizar los planes de clientes aptos y guardar la plantilla. Los planes que conservan el cargo mantienen el mismo importe, mientras que el importe facturado a los clientes de los planes cuyo cargo cambia que hayas incluido puede cambiar.

Archivar una plantilla

Archivar elimina una plantilla de la lista activa, pero conserva los datos históricos. Puedes restaurar las plantillas archivadas más adelante si es necesario.

1. Ve a Planes de servicio.

2. Abre el menú de la tarjeta de la plantilla que quieras archivar.

3. Selecciona Archivar.

Para ver las plantillas archivadas, activa Mostrar plantillas archivadas en la parte superior de la lista. Usa el menú de la tarjeta para Restaurar una plantilla y devolverla al estado activo.

Consejos para configurar planes de servicio