Planes de servicio

Los planes de servicio definen calendarios de servicio recurrentes para sus clientes. Especifican la frecuencia con la que visita una propiedad, qué servicios realiza y cómo se factura al cliente. Los planes de servicio impulsan su enrutamiento recurrente y garantizan que los clientes reciban un servicio constante en una cadencia predecible.

Chisel Tide utiliza una estructura de dos niveles para los planes de servicio:

• Las plantillas de planes de servicio definen la estructura de una oferta de servicio: la frecuencia del servicio, la frecuencia de facturación, la base de facturación, el precio predeterminado y la lista de verificación de los elementos del servicio. Las plantillas son reutilizables para múltiples clientes.

• Los planes de servicio al cliente son suscripciones activas creadas a partir de una plantilla, asignadas a un cliente y una propiedad específicos. Estos impulsan su calendario de rutas y la facturación.

Crear una plantilla de plan de servicio

Las plantillas le permiten estandarizar sus ofertas de servicio. Cree plantillas para cada tipo de servicio que brinde, como mantenimiento semanal de piscinas, controles químicos quincenales o inspecciones mensuales de equipos.

1. Navegue a Service Plans desde la navegación principal.

2. Haga clic en Create template.

3. Complete el formulario de la plantilla:

   • Nombre de la plantilla — Un nombre descriptivo como "Servicio semanal de piscina" o "Revisión mensual de equipos".

   • Descripción — Detalles opcionales sobre lo que incluye este plan.

   • Frecuencia de servicio — Con qué frecuencia realiza la visita: Weekly, Biweekly, Monthly o One-time.

   • Frecuencia de facturación — Con qué frecuencia se factura al cliente: Monthly, Quarterly o Annually.

   • Base de facturación — Cómo se calcula el importe del plan en cada periodo de facturación:

     • Por visita — El precio se multiplica por el número de visitas programadas en el periodo de facturación. Por ejemplo, un plan semanal de $50/visita con facturación mensual genera una factura de $200 en un mes de 4 semanas.

     • Tarifa plana mensual — El cliente paga el mismo importe en cada periodo de facturación, independientemente de cuántas visitas se realicen. Un plan semanal de $200/mes factura $200 ya sea que haya 4 o 5 visitas.

   • Precio — El precio predeterminado del plan. Para los planes por visita, este es el precio por visita de servicio. Para los planes de tarifa plana mensual, este es el importe fijo facturado en cada periodo.

4. Haga clic en Create template para guardar.

Agregar elementos de servicio a una plantilla

Los elementos de servicio definen qué tareas completan los técnicos durante cada visita. Agregue una lista de verificación de elementos para garantizar una prestación de servicio constante.

1. Desde la página de detalles de la plantilla, haga clic en Edit Checklist.

2. Agregue elementos de servicio con:

   • Nombre — La descripción de la tarea, como "Analizar la química del agua" o "Limpiar la cesta de la bomba".

   • Categoría — Chemical, Cleaning, Equipment check u Other.

   • Minutos estimados — Tiempo previsto para completar la tarea.

3. Haga clic en Save para actualizar la lista de verificación.

Los técnicos ven estos elementos en la aplicación móvil al completar las visitas de servicio, lo que les ayuda a seguir un flujo de trabajo constante para cada cliente con el mismo plan.

Asignar un plan de servicio a un cliente

Una vez que tenga plantillas, asígnelas a los clientes para crear suscripciones de servicio activas. Cada cliente puede tener múltiples planes de servicio para diferentes propiedades o tipos de servicio.

1. Navegue al perfil del cliente desde Customers.

2. Abra la pestaña Plans.

3. Haga clic en Assign plan.

4. Seleccione una plantilla de sus plantillas de planes de servicio disponibles.

5. Confirme la asignación.

El plan de servicio se activa inmediatamente y aparecerá en su planificación de rutas recurrentes. El calendario de facturación del cliente comienza según la frecuencia de facturación del plan.

Administrar planes de servicio al cliente

Después de asignar un plan de servicio, puede gestionar su ciclo de vida desde la pestaña Plans del cliente. Cada suscripción activa muestra el nombre del plan, el estado, la frecuencia de servicio, la frecuencia de facturación, el modelo de precios y el precio. El modelo de precios indica si el plan utiliza facturación por visita o tarifa plana mensual.

Estados de los planes de servicio

• Activo — El plan está funcionando normalmente y generando visitas de servicio.

• Pausado — Las visitas de servicio se detienen temporalmente. Utilice esto cuando un cliente solicite una retención temporal fuera de cualquier excepción estacional programada. Para interrupciones estacionales predecibles que se aplican a varios clientes, considere utilizar excepciones estacionales en su lugar.

• Cancelado — El plan ha finalizado y ya no generará visitas.

• Pendiente — El plan está configurado pero aún no está activo.

Cambiar el estado del plan de servicio

Desde la pestaña Plans del cliente, haga clic en el botón de acción de cualquier plan de servicio:

• Pausar — Detiene las visitas de servicio. Opcionalmente, establezca una fecha en la que el plan deba reanudarse automáticamente.

• Reanudar — Reactiva un plan pausado.

• Cancelar — Finaliza el plan de forma permanente. Se le pedirá que proporcione un motivo de cancelación para sus registros.

• Reactivar — Restablece un plan cancelado al estado activo.

Cada cambio de estado se registra en el historial del plan, que puede ver haciendo clic en History en la tarjeta de suscripción.

Cómo se conectan los planes de servicio con las rutas

Los planes de servicio son la base de su enrutamiento recurrente. Cuando crea rutas, Chisel Tide utiliza los planes de servicio activos para determinar qué propiedades necesitan visitas.

Plantillas de rutas recurrentes

La pestaña Recurring Templates en Routes muestra propiedades con planes de servicio activos que aún no han sido asignados a una plantilla de ruta. Esto le ayuda a ver qué clientes todavía necesitan un espacio semanal en el horario de su técnico.

Para asignar estas propiedades a las rutas:

1. Vaya a Routes y abra la pestaña Recurring Templates.

2. Revise las propiedades con planes de servicio activos no asignados.

3. Agregue cada propiedad a la plantilla de ruta adecuada según la frecuencia y las preferencias de día del plan de servicio.

Generación de rutas diarias

Cuando crea una ruta para un día específico, Chisel Tide puede completar automáticamente las paradas desde:

• Una plantilla de ruta existente que coincida con el día.

• Planes de servicio activos que deben visitarse pero que aún no están en una plantilla.

Esto garantiza que nunca se pierda un cliente que necesite servicio, incluso si aún no está en una plantilla de ruta recurrente.

Excepciones estacionales para plantillas

Las excepciones estacionales (seasonal overrides) le permiten cambiar el precio, la frecuencia de las visitas o la lista de verificación de un plan de servicio para épocas específicas del año. Esto es útil para empresas con fluctuaciones estacionales; por ejemplo, reducir la frecuencia de las visitas durante los meses de invierno, cobrar una tarifa diferente durante la temporada alta o suspender el servicio por completo durante la temporada baja.

Usted configura las excepciones estacionales en la plantilla y estas se aplican automáticamente a todos los planes de clientes creados a partir de esa plantilla. También puede personalizar los precios para clientes individuales dentro de una temporada.

Cómo funcionan las excepciones estacionales

Cada excepción de temporada define un rango de fechas —por mes de inicio y de fin— y especifica lo que sucede durante ese periodo:

• Frecuencia de servicio — Coincidir con la frecuencia predeterminada del plan, cambiarla (de semanal a quincenal, por ejemplo) o suspender el servicio para pausar las visitas por completo durante la temporada.

• Precios — Usar el precio predeterminado o establecer un precio personalizado para la temporada. Cuando el servicio está suspendido, esto se convierte en una cuota de mantenimiento (standby fee) que puede cobrar para reservar el lugar del cliente.

• Lista de verificación — Usar la lista de verificación predeterminada del plan o asignar una lista diferente para el trabajo realizado durante la temporada.

Cuando una temporada está activa, los ajustes de la excepción tienen prioridad sobre los valores predeterminados de la plantilla. Fuera de las fechas de la temporada, el plan utiliza su frecuencia, precio y lista de verificación estándar.

Excepciones estacionales y facturación

Las excepciones de precios estacionales afectan la forma en que se factura a los clientes durante la temporada definida:

• Cuando establece un precio personalizado para una temporada, ese precio se utiliza para los periodos de facturación que caen dentro de las fechas de la temporada.

• Cuando el servicio se suspende con una cuota de mantenimiento, al cliente se le cobra esa cuota durante la temporada en lugar del precio por visita.

• Fuera de la temporada, la facturación vuelve al precio predeterminado de la plantilla.

Excepciones estacionales y rutas

Las excepciones estacionales afectan directamente a la planificación de rutas:

• Durante una temporada con frecuencia reducida (por ejemplo, quincenal en lugar de semanal), el sistema programa automáticamente menos visitas.

• Cuando una temporada tiene el servicio suspendido, la propiedad no aparece en la generación de rutas para ese periodo — no se crean paradas.

• Cuando termina la temporada, el plan reanuda automáticamente su frecuencia predeterminada y la propiedad vuelve a aparecer en la planificación de rutas.

Esto significa que no necesita pausar y reanudar manualmente los planes de los clientes cada año para las interrupciones estacionales predecibles; la excepción estacional lo gestiona automáticamente.

Agregar una excepción estacional

1. Navegue a Service Plans y abra la plantilla que desea editar.

2. Desplácese hasta la sección Seasonal pricing & service.

3. Haga clic en Add season.

4. Configure la temporada:

   • Nombre de la temporada — Un nombre descriptivo como "Invierno" o "Temporada alta".

   • Mes de inicio y Mes de fin — Los meses en los que se aplica esta excepción.

   • Frecuencia de servicio — Elija Same as plan para mantener el valor predeterminado, seleccione una frecuencia diferente o elija Suspend service (no visits) para pausar las visitas durante esta temporada.

   • Utilizar un precio diferente esta temporada — Active esto para establecer un precio personalizado para la temporada. Si el servicio está suspendido, esta opción se convierte en Cobrar una cuota de mantenimiento.

   • Utilizar una lista de verificación diferente esta temporada — Active esto para asignar una lista de verificación diferente y, a continuación, haga clic en Edit Seasonal Checklist para configurar las tareas.

5. Haga clic en Add season o Save season para guardar.

Editar o eliminar una excepción estacional

Desde la sección Seasonal pricing & service de la plantilla, cada temporada guardada muestra su nombre, rango de fechas, frecuencia, precio y etiquetas de estado como Sin servicio o Lista de verificación personalizada.

• Para modificar una temporada, haga clic en Edit season, actualice la configuración y haga clic en Save season.

• Para eliminar una temporada, haga clic en Delete season. Esto elimina la excepción y vuelve a la configuración predeterminada de la plantilla para ese rango de fechas.

Precios estacionales a nivel de cliente

Si bien la frecuencia de la excepción estacional y los ajustes de la lista de verificación se definen a nivel de plantilla y se aplican a todos los clientes de ese plan, puede personalizar los precios para clientes individuales dentro de una temporada. Esto es útil cuando un cliente negocia una tarifa diferente para una temporada específica.

Los precios estacionales a nivel de cliente se gestionan desde los detalles del plan de servicio de cada cliente. Cuando cambia el plan de un cliente a una plantilla diferente, cualquier precio estacional personalizado se borra y se reemplaza con la estructura de precios estacionales de la nueva plantilla.

Editar o archivar plantillas

Las plantillas de planes de servicio pueden actualizarse a medida que evolucionan sus ofertas de servicio.

Editar una plantilla

1. Vaya a Service Plans.

2. Haga clic en la tarjeta de la plantilla o seleccione Edit template en el menú de la tarjeta.

3. Actualice el nombre, la descripción, las frecuencias, la base de facturación, el precio o los elementos de servicio.

4. Haga clic en Save.

Los cambios en una plantilla se aplican a las nuevas suscripciones creadas después de la edición. Las suscripciones de clientes existentes conservan su configuración original a menos que las actualice individualmente. Las excepciones estacionales que agregue a una plantilla se aplican automáticamente a todos los planes de clientes que utilicen esa plantilla.

Archivar una plantilla

El archivo elimina una plantilla de la lista activa pero conserva los datos históricos. Puede restaurar las plantillas archivadas más tarde si es necesario.

1. Vaya a Service Plans.

2. Abra el menú de la tarjeta en la plantilla que desea archivar.

3. Seleccione Archive.

Para ver las plantillas archivadas, active Show archived templates en la parte superior de la lista. Utilice el menú de la tarjeta para Restore una plantilla al estado activo.

Consejos para configurar planes de servicio