Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son trabajos de servicio independientes que usted crea, rastrea y completa para los clientes. A diferencia de las paradas de ruta recurrentes, las órdenes de trabajo gestionan trabajos de una sola vez: reparaciones, instalaciones de equipos, inspecciones o cualquier tarea que requiera su propio ciclo de vida, cotización y aprobación del cliente.

Crear una orden de trabajo

Desde la página de Órdenes de trabajo, haga clic en Nueva orden de trabajo para abrir el selector de plantillas. Seleccione una plantilla para completar previamente los elementos de línea y los detalles, o comience desde cero.

El formulario de creación incluye:

• Cliente y propiedad: seleccione el cliente y la dirección del servicio.

• Detalles de la orden de trabajo: título, descripción y cualquier instrucción específica.

• Prioridad: establezca la urgencia para ayudar a los despachadores y técnicos a priorizar.

• Fecha programada: fecha opcional para el trabajo planificado.

• Mensaje al cliente: una nota visible para el cliente en el portal.

• Asignar técnico: opcionalmente, asigne un técnico ahora o déjelo sin asignar.

Cuando esté listo, elija una de las dos acciones de guardado:

• Guardar como borrador: guarda la orden de trabajo en estado Borrador. No se envía ninguna cotización al cliente.

• Guardar y enviar cotización: guarda y cambia la orden de trabajo al estado Cotizada, enviando un correo electrónico de cotización al cliente para su revisión.

Ver y buscar órdenes de trabajo

La lista de Órdenes de trabajo muestra todas las órdenes con su estado, prioridad y cliente. Use el cuadro de búsqueda para filtrar por número, título, nombre del cliente o dirección. Filtre por estado o prioridad para acotar la lista y ordene por más reciente, más antigua, prioridad o fecha programada.

Estados vacíos

• Si no existen órdenes de trabajo y no hay ninguna búsqueda activa, verá Aún no hay órdenes de trabajo con una invitación para crear su primera orden.

• Si una búsqueda no arroja resultados, verá No se encontraron órdenes de trabajo con una sugerencia para probar términos diferentes.

Página de detalles de la orden de trabajo

Haga clic en cualquier orden de trabajo para abrir su página de detalles. La página de detalles muestra la información completa de la orden, las marcas de tiempo del ciclo de vida y las acciones disponibles según el estado actual.

Campos del ciclo de vida

• Programada: la fecha planificada para el trabajo.

• Iniciada: cuando el técnico comenzó el trabajo.

• Completada: cuando la orden de trabajo se marcó como finalizada.

• Duración: tiempo estimado frente al real invertido.

Panel del Portal del Cliente

La página de detalles incluye un panel del Portal del Cliente que muestra cuándo vio el cliente la orden por última vez y un botón Copiar enlace del portal para compartir el enlace directamente.

Editar una orden de trabajo

Haga clic en Editar orden de trabajo para modificar detalles, elementos de línea, asignación, fecha programada y el mensaje al cliente. La edición solo está disponible en ciertos estados (Borrador, Cotizada, Aprobada, Programada). Si la orden ha avanzado más allá de estas etapas, no podrá editarla directamente.

Ciclo de vida y estados de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo pasan por un ciclo de vida definido. Cada estado determina qué acciones están disponibles:

Explicación de las acciones de estado

• Enviar cotización: cambia al estado Cotizada y envía por correo electrónico al cliente una cotización para su aprobación.

• Marcar como aprobada: marque manualmente como Aprobada si el cliente confirma fuera del portal. Al marcar una orden de trabajo en Borrador como Aprobada, puede elegir si desea enviar un correo electrónico de confirmación al cliente.

• Programar: establezca una fecha programada y asigne un técnico. Una orden de trabajo requiere tanto una fecha programada como un técnico asignado para pasar al estado Programada.

• Iniciar trabajo: marca la orden de trabajo como En progreso. Se utiliza cuando un técnico comienza en el sitio. Esto establece la marca de tiempo de inicio.

• Marcar como completa para revisión: marca como Revisión después de que el técnico termina el trabajo. Esta es la acción de finalización estándar para los técnicos y establece la marca de tiempo de finalización.

• Marcar como completada: pasa de Revisión a Completada después de que la revisión administrativa confirma que el trabajo ha finalizado y está listo para la facturación.

• Marcar como facturada: pasa de Revisión directamente a Facturada si se omite la etapa de Completada.

• Generar factura: crea una factura a partir de los elementos de línea y los totales de la orden de trabajo.

• Reanudar: quita una orden de trabajo de la espera y la devuelve a su estado activo anterior.

• Revisar: edite los detalles y vuelva a enviar una cotización después de los comentarios del cliente o cambios en el alcance.

• Reenviar cotización: envía de nuevo el mismo correo electrónico de cotización.

• Poner en espera: pausa la orden de trabajo sin cancelarla.

• Cancelar: cancela permanentemente la orden de trabajo.

Plantillas de órdenes de trabajo

Haga clic en Gestionar plantillas desde la página de Órdenes de trabajo para crear y administrar plantillas. Las plantillas completan previamente los elementos de línea, las descripciones y los valores predeterminados para tipos de trabajo comunes (como reparaciones de bombas, limpiezas de filtros o instalaciones de equipos), lo que ahorra tiempo al crear nuevas órdenes de trabajo.

Experiencia en el portal del cliente

Los clientes pueden ver las órdenes de trabajo a través del Portal del Cliente en /portal/work-orders. El portal muestra todas las órdenes con pestañas para Todas, Necesitan atención, Activas y Finalizadas.

Cuando un cliente abre una orden de trabajo cotizada, puede:

• Aprobar: acepta la cotización y su monto total.

• Aprobar y firmar electrónicamente: acepta y añade una firma electrónica.

• Rechazar: rechaza la cotización.

El portal muestra fotos, firmas y la actividad asociada con la orden de trabajo, brindando a los clientes una visibilidad completa del trabajo.

Órdenes de trabajo frente a rutas

Las órdenes de trabajo son independientes de las paradas de ruta recurrentes. Use órdenes de trabajo para:

• Reparaciones o inspecciones de una sola vez

• Trabajos que requieren aprobación y cotización del cliente

• Trabajos que no se ajustan a su programa de servicio regular

Las paradas de ruta gestionan visitas de servicio rutinarias y recurrentes. Las órdenes de trabajo pueden asignarse a técnicos, programarse para fechas específicas y completarse independientemente de las asignaciones de ruta.

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