Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son servicios que creas, supervisas y completas para los clientes: reparaciones, instalaciones de equipos, inspecciones o cualquier trabajo que necesite su propio ciclo de vida, presupuesto y aprobación del cliente. Una orden de trabajo puede ser un trabajo puntual o una serie recurrente que se repite según un calendario.

Crear una orden de trabajo

En la página Órdenes de trabajo, haz clic en Nueva orden de trabajo para abrir el selector de plantillas. Selecciona una plantilla para completar previamente las partidas y los detalles, o empieza desde cero. También puedes crear una orden de trabajo a partir de una propuesta aceptada mediante Crear orden de trabajo en la propuesta.

El formulario de creación incluye:

• Cliente y propiedad — Selecciona el cliente y la dirección del servicio.

• Detalles de la orden de trabajo — Título, descripción e instrucciones específicas.

• Prioridad — Establece la urgencia para ayudar a los responsables de asignaciones y a los técnicos a priorizar.

• Mensaje para el cliente — Una nota visible para el cliente en el portal.

Cuando estés listo, elige una de estas dos opciones para guardar:

• Guardar como borrador — Guarda la orden de trabajo con el estado Borrador. No se envía ningún presupuesto al cliente.

• Guardar y enviar presupuesto — Guarda la orden de trabajo y la cambia al estado Presupuestada, enviando al cliente un correo con el presupuesto para que lo revise.

Ver y buscar órdenes de trabajo

La lista de Órdenes de trabajo muestra todas las órdenes de trabajo con su estado, prioridad y cliente. Usa el cuadro de búsqueda para filtrar por número, título, nombre del cliente o dirección. Filtra por estado o prioridad para reducir la lista y ordénala por más recientes, más antiguas o prioridad.

Estados vacíos

• Si no existen órdenes de trabajo y no hay ninguna búsqueda activa, verás Aún no hay órdenes de trabajo junto con una indicación para crear tu primera orden de trabajo.

• Si una búsqueda no devuelve resultados, verás No hay órdenes de trabajo coincidentes junto con una sugerencia para ajustar los filtros o probar otros términos.

Página de detalles de la orden de trabajo

Haz clic en cualquier orden de trabajo para abrir su página de detalles. La página de detalles muestra toda la información de la orden de trabajo, las marcas de tiempo del ciclo de vida y las acciones disponibles según el estado actual.

Campos del ciclo de vida

• Programada — La fecha prevista para el trabajo.

• Iniciada — Cuándo comenzó a trabajar el técnico.

• Completada — La marca de tiempo que se establece cuando la orden de trabajo pasa a Revisión o Completada.

• Duración — Tiempo estimado frente al tiempo real empleado.

Panel del Portal del cliente

La página de detalles incluye un panel del Portal del cliente que muestra cuándo vio el cliente la orden de trabajo por última vez y un botón Copiar enlace del portal para compartir el enlace directamente.

Editar una orden de trabajo

Haz clic en Editar para modificar los detalles, las partidas, la asignación, la fecha programada y el mensaje para el cliente. Puedes editar los detalles de la orden de trabajo mientras el trabajo siga activo. Descarga un PDF de la orden de trabajo en cualquier momento mediante Descargar PDF.

La página de detalles también puede mostrar las visitas de servicio relacionadas, para que puedas ver el progreso en campo sin salir del trabajo.

Seguimiento de presupuestos

Después de entregar un presupuesto, Chisel Tide puede enviar hasta tres seguimientos automatizados los días 3, 7 y 14 si el cliente aún no lo ha aprobado. Los presupuestos no caducan mediante este proceso. La página de detalles muestra una tarjeta de Historial de seguimientos cuando se ha entregado al menos un mensaje de aprobación, incluido el próximo seguimiento programado mientras el presupuesto espera aprobación. Reenviar un presupuesto registra una entrada de Reenviado manualmente y retrasa el siguiente mensaje automatizado sin reiniciar el calendario. Consulta Recordatorios de aprobación para propuestas y presupuestos.

Ciclo de vida y estados de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo siguen un ciclo de vida definido. Cada estado determina qué acciones están disponibles:

Explicación de las acciones de los estados

• Enviar presupuesto — Cambia el estado a Presupuestada y envía al cliente por correo un presupuesto para su aprobación.

• Marcar como aprobada — Marca manualmente la orden como Aprobada si el cliente confirma fuera del portal. Al marcar una orden de trabajo en Borrador como Aprobada, puedes elegir si deseas enviar un correo de confirmación al cliente.

• Programar — Establece una fecha programada y asigna un técnico. Una orden de trabajo necesita tanto una fecha programada como un técnico asignado para pasar al estado Programada.

• Iniciar trabajo — Marca la orden de trabajo como En curso. Se usa cuando un técnico comienza el trabajo en el sitio. Esto establece la marca de tiempo de inicio.

• Finalizar trabajo — Pasa la orden de trabajo a En revisión después de que el técnico termina el trabajo. Esta es la acción de finalización estándar para los técnicos y establece la marca de tiempo de finalización.

• Marcar como completada — Pasa la orden de Revisión a Completada después de que la revisión administrativa confirma que el trabajo terminó y está listo para facturarse.

• Generar factura — Crea una factura a partir de las partidas y los totales de la orden de trabajo. Solo está disponible cuando la orden de trabajo está Completada; una orden en Revisión debe marcarse primero como Completada.

• Reanudar — Quita una orden de trabajo del estado de espera y la devuelve a Aprobada.

• Revisar — Edita los detalles y reenvía un presupuesto después de recibir comentarios del cliente o cambiar el alcance.

• Reenviar al cliente — Envía de nuevo el mismo correo con el presupuesto.

• Poner en espera — Pausa la orden de trabajo sin cancelarla.

• Cancelar — Cancela permanentemente la orden de trabajo. Es obligatorio indicar un motivo de cancelación. La cancelación no se puede deshacer. Se cancela cualquier visita programada o en curso del trabajo, no se cobra al cliente por este trabajo y el motivo se guarda en la orden de trabajo. El motivo se añade al historial de actividad del cliente, excepto en las cancelaciones de órdenes que solo estaban en borrador, que no se registran allí.

Plantillas de órdenes de trabajo

Haz clic en Gestionar plantillas desde la página Órdenes de trabajo para crear y gestionar plantillas. Las plantillas completan previamente las partidas, descripciones y valores predeterminados para tipos de trabajo habituales, como reparaciones de bombas, limpiezas de filtros o instalaciones de equipos, lo que ahorra tiempo al crear nuevas órdenes de trabajo.

Prevención de órdenes de trabajo duplicadas

Cuando un técnico informa de nuevo del mismo problema sin resolver en una propiedad, Chisel Tide vincula la actualización a la orden de trabajo abierta existente en lugar de crear un segundo borrador. Esto evita órdenes de trabajo duplicadas para problemas que ya se están supervisando.

La comparación es conservadora: solo coincide cuando el problema describe claramente el mismo problema subyacente en el mismo equipo o sistema. Un problema diferente en el mismo equipo, o una coincidencia incierta, se considera nuevo y sigue creando un borrador.

Cuando un problema coincide con una orden de trabajo existente, tu equipo recibe una alerta de que el problema persiste:

• Actividad de la orden de trabajo — La orden de trabajo existente recibe una entrada que indica que no se creó una orden duplicada y que el problema parece persistir.

• Correo electrónico — Los administradores reciben un correo con un enlace a la orden de trabajo existente.

• Operar → Fuente de actividad — La fuente de actividad registra un evento de orden de trabajo duplicada omitida.

• Slack — Si las alertas de Slack están activadas, se envía una alerta de Problemas notificados que persisten. Puedes activar o desactivar este tipo de alerta en Configuración → Alertas de Slack → Tipos de alerta.

Si todos los problemas notificados ya coinciden con una orden de trabajo abierta, no se crea ninguna orden nueva. Los problemas nuevos que no coincidan siguen creando un borrador.

Precios de catálogo más inteligentes en las órdenes de trabajo

Las partidas de las órdenes de trabajo pueden asociarse automáticamente a un producto activo del catálogo con precio cuando introduces un código de artículo reconocible en el campo de código de artículo o descripción. Chisel Tide completa el vínculo con el catálogo, el precio, el SKU y el número de pieza, y conserva la cantidad, el tipo y la descripción originales.

La coincidencia se produce al crear una orden de trabajo, al añadir una partida nueva y al editar una orden de trabajo (solo para las filas añadidas recientemente). Una partida solo se asocia cuando no tiene vínculo con el catálogo ni precio. Un código de artículo explícito tiene prioridad: si no coincide, Chisel Tide no usa la descripción como alternativa. Cuando no hay un código explícito, puede coincidir un token con formato de código en la descripción (que contenga letras y números).

Sugerencias de reparación completadas previamente en borradores de visitas de servicio

Las órdenes de trabajo en borrador creadas a partir de problemas notificados por técnicos pueden comenzar con productos de catálogo probables, mano de obra de reparación, precios y cantidades completados previamente para su revisión. Chisel Tide sugiere hasta tres artículos del catálogo por problema y completa el precio, la descripción, la unidad y la cantidad del catálogo.

Un problema que no puede asociarse a un producto del catálogo conserva una partida genérica con un precio de 0 $ para que la oficina pueda revisarla y asignarle un precio manualmente. El registro de actividad del borrador indica cuántas partidas se completaron previamente desde el catálogo, con una nota para revisar los artículos, las cantidades y los precios antes de enviar el presupuesto.

Asignar un responsable de la orden de trabajo

Cada orden de trabajo tiene un responsable de oficina, elegido por separado del técnico que realiza el trabajo en campo. El responsable se muestra de forma uniforme en las vistas de órdenes de trabajo y Pipeline.

1. Mientras creas o editas una orden de trabajo, selecciona un administrador en el campo Asignado a.

2. Para cambiar o eliminar posteriormente al responsable, abre la página de detalles de la orden de trabajo y actualízalo allí.

Las nuevas órdenes de trabajo aparecen como Sin asignar a menos que se seleccione un administrador. Puedes filtrar la lista de órdenes de trabajo, el calendario y el mapa por un administrador específico, por Todos los administradores o por Ningún administrador para ver el trabajo sin asignar.

Programar y asignar equipos

Usa Programar y asignar en la página de detalles de la orden de trabajo para establecer las fechas y los técnicos conjuntamente. Para hacer que una orden de trabajo aprobada se repita según un calendario, activa Repetir esta orden de trabajo y consulta Órdenes de trabajo recurrentes. Está disponible para todos los estados: las órdenes de trabajo en Borrador y Presupuestada usan un modo de fecha y técnico provisionales, mientras que la programación completa de varias visitas comienza después de la aprobación. Esta acción edita todas las fechas programadas y todos los técnicos asignados a cada fecha.

Para las órdenes de trabajo aprobadas y posteriores, puedes añadir varias fechas mediante Añadir fecha y asignar varios técnicos a cada fecha mediante Añadir técnico. Cada visita real necesita un técnico seleccionado. Una orden de trabajo en borrador o presupuestada sin visitas está limitada a una sola fecha y técnico provisionales hasta que se apruebe.

Las visitas que ya están en curso o han finalizado están bloqueadas: una visita a la que ya se llegó, en curso o completada no puede cambiar de fecha ni de técnico, y una visita completada no se puede eliminar. Para añadir trabajo de seguimiento, añade otra fecha.

Cuando se asignan varios técnicos a la misma orden de trabajo en la misma fecha, reciben la misma hora estimada de llegada para que el equipo llegue junto, aunque cada técnico tenga una visita de servicio y una parada de ruta independientes.

Marcar las partidas como completadas

Las partidas no se marcan automáticamente como completadas cuando se completa una orden de trabajo. Cada partida debe marcarse como completada individualmente, ya sea por el técnico en la aplicación o desde la página de detalles de la orden de trabajo.

Los controles de finalización aparecen cuando una orden de trabajo pasa a En curso y siguen siendo editables durante Revisión, Completada y Facturada. Solo las órdenes de trabajo canceladas y rechazadas bloquean la finalización de las partidas.

Una factura solo se puede enviar cuando todas las partidas están marcadas como completadas. Si alguna partida está incompleta, el cuadro de diálogo de la factura solo ofrece Crear borrador, para que no se cobre al cliente por un trabajo que no se realizó.

Experiencia del portal del cliente

Los clientes pueden ver las órdenes de trabajo mediante el Portal del cliente en /portal/work-orders. El portal muestra todas las órdenes de trabajo que no están en Borrador ni Canceladas, con pestañas para Todas, Requieren acción, Activas y Completadas.

Cuando un cliente abre una orden de trabajo presupuestada, puede:

• Aprobar — Aceptar el presupuesto y su importe total.

• Aprobar y firmar electrónicamente — Aceptar y añadir una firma electrónica.

• Rechazar — Rechazar el presupuesto.

El portal muestra las fotos y firmas visibles para el cliente, pero no el historial de actividad interno.

Órdenes de trabajo frente a rutas

Las órdenes de trabajo son independientes de las paradas de rutas recurrentes. Usa las órdenes de trabajo para:

• Reparaciones o inspecciones puntuales

• Trabajos que requieren la aprobación y un presupuesto para el cliente

• Trabajos que no encajan en tu calendario de servicio habitual

Las paradas de ruta gestionan las visitas de servicio rutinarias generadas a partir de planes de servicio. Las órdenes de trabajo se pueden asignar a técnicos, programar para fechas específicas y completar independientemente de las asignaciones de rutas. Para trabajos que deban repetirse según su propio calendario, consulta Órdenes de trabajo recurrentes.

Solución de problemas