Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son trabajos de servicio puntuales que usted crea, supervisa y completa para los clientes. A diferencia de las paradas de rutas recurrentes, las órdenes de trabajo gestionan trabajos únicos —reparaciones, instalaciones de equipos, inspecciones o cualquier trabajo que necesite su propio ciclo de vida, presupuesto y aprobación del cliente.

Crear una orden de trabajo

En la página Órdenes de trabajo, haga clic en Nueva orden de trabajo para abrir el selector de plantillas. Seleccione una plantilla para completar previamente las partidas y los detalles, o empiece desde cero. También puede crear una orden de trabajo a partir de una propuesta aceptada mediante Crear orden de trabajo en la propuesta.

El formulario de creación incluye:

• Cliente y propiedad — Seleccione el cliente y la dirección del servicio.

• Detalles de la orden de trabajo — Título, descripción y cualquier instrucción específica.

• Prioridad — Establezca la urgencia para ayudar a los despachadores y técnicos a clasificar los trabajos.

• Fecha programada — Fecha opcional para el trabajo planificado.

• Mensaje al cliente — Nota visible para el cliente en el portal.

• Asignar técnico — Asigne un técnico ahora de forma opcional o déjelo sin asignar.

Cuando esté listo, elija una de las dos acciones para guardar:

• Guardar como borrador — Guarda la orden de trabajo con el estado Borrador. No se envía ningún presupuesto al cliente.

• Guardar y enviar presupuesto — Guarda la orden y la pasa al estado Presupuestada, enviando un correo electrónico con el presupuesto al cliente para que lo revise.

Ver y buscar órdenes de trabajo

La lista Órdenes de trabajo muestra todas las órdenes con su estado, prioridad y cliente. Use el cuadro de búsqueda para filtrar por número, título, nombre del cliente o dirección. Filtre por estado o prioridad para limitar la lista y ordénela por más recientes, más antiguas, prioridad o fecha programada.

Estados vacíos

• Si no existen órdenes de trabajo y no hay ninguna búsqueda activa, verá Aún no hay órdenes de trabajo con una indicación para crear su primera orden.

• Si una búsqueda no devuelve resultados, verá No se encontraron órdenes de trabajo con una sugerencia para probar otros términos.

Página de detalles de la orden de trabajo

Haga clic en cualquier orden de trabajo para abrir su página de detalles. Esta página muestra toda la información de la orden, las marcas de tiempo del ciclo de vida y las acciones disponibles según el estado actual.

Campos del ciclo de vida

• Programada — La fecha planificada para el trabajo.

• Iniciada — El momento en que el técnico comenzó el trabajo.

• Completada — El momento en que la orden de trabajo se marcó como completada.

• Duración — Tiempo estimado frente al tiempo real empleado.

Panel del Portal del cliente

La página de detalles incluye un panel del Portal del cliente que muestra cuándo vio el cliente la orden de trabajo por última vez y un botón Copiar enlace del portal para compartir el enlace directamente.

Editar una orden de trabajo

Haga clic en Editar orden de trabajo para modificar los detalles, las partidas, la asignación, la fecha programada y el mensaje al cliente. Puede editar los detalles de la orden mientras el trabajo siga activo. Descargue un PDF de la orden en cualquier momento mediante Descargar PDF.

La página de detalles también puede mostrar las visitas de servicio relacionadas para que pueda ver el progreso en campo sin salir del trabajo.

Ciclo de vida y estados de las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo pasan por un ciclo de vida definido. Cada estado determina qué acciones están disponibles:

Acciones de estado explicadas

• Enviar presupuesto — Pasa la orden al estado Presupuestada y envía por correo electrónico al cliente un presupuesto para su aprobación.

• Marcar como aprobada — Márquela manualmente como Aprobada si el cliente confirma fuera del portal. Al marcar una orden de trabajo en estado Borrador como Aprobada, puede elegir si desea enviar un correo de confirmación al cliente.

• Programar — Establezca una fecha programada y asigne un técnico. Una orden de trabajo necesita tanto una fecha programada como un técnico asignado para pasar al estado Programada.

• Iniciar trabajo — Marca la orden de trabajo como En curso. Se utiliza cuando un técnico comienza el trabajo en el sitio. Esto establece la marca de tiempo de inicio.

• Marcar como completada para revisión — Marca la orden como Revisión después de que el técnico termina el trabajo. Esta es la acción de finalización estándar para los técnicos y establece la marca de tiempo de finalización.

• Marcar como completada — Pasa la orden de Revisión a Completada después de que la revisión administrativa confirma que el trabajo terminó y está listo para facturarse.

• Generar factura — Crea una factura a partir de las partidas y los totales de la orden de trabajo. Solo está disponible cuando la orden está Completada; una orden en estado Revisión debe marcarse primero como Completada.

• Reanudar — Quita la orden de trabajo del estado de espera y la devuelve a su estado activo anterior.

• Revisar — Edita los detalles y reenvía un presupuesto después de recibir comentarios del cliente o cambios en el alcance.

• Reenviar presupuesto — Envía de nuevo el mismo correo electrónico con el presupuesto.

• Poner en espera — Pausa la orden de trabajo sin cancelarla.

• Cancelar — Cancela permanentemente la orden de trabajo. Se requiere un motivo de cancelación; no se permite cancelar sin uno. La cancelación no se puede deshacer. Se cancela cualquier visita programada o en curso asociada al trabajo, no se cobra al cliente por este trabajo y el motivo se guarda en la orden de trabajo y en el historial de actividad del cliente.

Plantillas de órdenes de trabajo

Haga clic en Administrar plantillas desde la página Órdenes de trabajo para crear y administrar plantillas. Las plantillas completan previamente las partidas, las descripciones y los valores predeterminados para tipos de trabajo habituales —como reparaciones de bombas, limpiezas de filtros o instalaciones de equipos—, lo que ahorra tiempo al crear nuevas órdenes de trabajo.

Programar y asignar equipos

Use Programar y asignar en la página de detalles de la orden de trabajo para establecer fechas y técnicos conjuntamente. Está disponible en todos los estados de la orden y permite editar cada fecha programada y cada técnico asignado a cada fecha.

En las órdenes de trabajo aprobadas y posteriores, puede añadir varias fechas con Añadir fecha y asignar varios técnicos a cada fecha con Añadir técnico. Cada visita real necesita que se seleccione un técnico. Una orden en estado Borrador o Presupuestada sin visitas está limitada a una única fecha y técnico provisionales hasta que se apruebe.

Las visitas que ya están en curso o han finalizado están bloqueadas: una visita en camino, con llegada registrada, en curso o completada no puede tener cambios en su fecha ni en su técnico, y una visita completada no se puede eliminar. Para añadir trabajo de seguimiento, añada otra fecha.

Cuando se asignan varios técnicos a la misma orden de trabajo en la misma fecha, reciben la misma hora estimada de llegada para que el equipo llegue junto, aunque cada técnico tenga una visita de servicio y una parada de ruta independientes.

Marcar las partidas como completadas

Las partidas no se marcan automáticamente como completadas cuando se completa una orden de trabajo. Cada partida debe marcarse como completada individualmente, ya sea por el técnico en la aplicación o desde la página de detalles de la orden.

Los controles de finalización aparecen cuando una orden pasa a En curso y siguen siendo editables durante los estados Revisión, Completada y Facturada. Solo las órdenes canceladas y rechazadas bloquean la finalización de las partidas.

Solo se puede enviar una factura cuando todas las partidas están marcadas como completadas. Si alguna partida está incompleta, el diálogo de factura solo ofrece Crear borrador, para que no se cobre al cliente por un trabajo que no se realizó.

Experiencia del portal del cliente

Los clientes pueden consultar las órdenes de trabajo a través del Portal del cliente en /portal/work-orders. El portal muestra todas las órdenes con pestañas para Todas, Requieren acción, Activas y Completadas.

Cuando un cliente abre una orden de trabajo presupuestada, puede:

• Aprobar — Aceptar el presupuesto y su importe total.

• Aprobar y firmar electrónicamente — Aceptar y añadir una firma electrónica.

• Rechazar — Rechazar el presupuesto.

El portal muestra las fotos, firmas y actividades asociadas a la orden de trabajo, lo que proporciona a los clientes una visibilidad completa del trabajo.

Órdenes de trabajo frente a rutas

Las órdenes de trabajo son independientes de las paradas de rutas recurrentes. Use las órdenes de trabajo para:

• Reparaciones o inspecciones puntuales

• Trabajos que requieren la aprobación y un presupuesto del cliente

• Trabajos que no encajan en su calendario habitual de servicios

Las paradas de ruta gestionan visitas de servicio rutinarias y recurrentes. Las órdenes de trabajo se pueden asignar a técnicos, programar para fechas específicas y completar independientemente de las asignaciones de ruta.

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