Listas de verificación

Las listas de verificación son listas de tareas que un técnico realiza en cada cuerpo de agua durante una visita de servicio: cepillar las paredes, vaciar las canastas del skimmer, analizar y equilibrar el agua. Chisel Tide mantiene una lista de verificación por cada tipo de cuerpo de agua (piscina enterrada, piscina elevada, spa, fuente u otro), con una lista predeterminada para cada tipo, de modo que una propiedad con piscina y spa pueda mostrar al técnico una lista diferente para cada uno.

Las listas de verificación se administran desde Service Plans → Checklists en la aplicación de administración. Cualquier persona con acceso a la oficina puede crearlas y editarlas.

Por qué las listas de verificación dejaron de formar parte de los planes de servicio

Un plan de servicio describe por qué paga un cliente y con qué frecuencia lo visita un técnico. Las tareas que realiza el técnico dependen más de qué está atendiendo que del plan que tenga el cliente: es necesario limpiar la cubierta de un spa y volver a analizar su agua, retirar los residuos de una fuente y vaciar la bolsa del limpiafondos no es necesario para ninguno de los dos.

Mantener la lista de tareas en la plantilla del plan significaba tener una lista para toda la propiedad y una copia casi idéntica de esa lista en cada plantilla. Mantenerla en el tipo de cuerpo de agua significa:

• Una lista para mantener por tipo, en lugar de una por cada plantilla de plan.

• Una propiedad con varios cuerpos de agua obtiene una lista de verificación para cada uno, todos en el mismo plan de servicio.

• Añadir un spa a una propiedad es suficiente para asignarle la lista de verificación del spa.

Tipos de cuerpos de agua y valores predeterminados

Cada cuerpo de agua de una propiedad tiene un tipo, que se establece en la propiedad desde la aplicación de administración o desde la pantalla de ruta en la aplicación móvil. Cada tipo tiene una lista de verificación predeterminada, que reciben todos los cuerpos de agua de ese tipo, a menos que posteriormente se les asigne otra.

Puedes definir tantas listas de verificación como quieras para un tipo (por ejemplo, una lista Solo productos químicos o Servicio básico junto con la lista predeterminada de servicio completo), y puedes asignar una lista de verificación específica a una piscina individual al editarla, para una propiedad que necesite una excepción. Las piscinas sin una elección explícita usan la lista predeterminada de su tipo.

Crear una lista de verificación

1. Abre Service Plans y haz clic en Checklists, a la izquierda de Create template.

2. Haz clic en New checklist.

3. Introduce un Name. Los nombres deben ser únicos dentro de tu empresa; las mayúsculas no hacen que dos nombres sean diferentes.

4. Elige el Body of water para el que se ha escrito la lista.

5. Marca Default for … si esta debe ser la lista que reciban todos los cuerpos de agua de ese tipo. Si el tipo ya tiene un valor predeterminado, este lo reemplazará.

6. Haz clic en Create checklist. Accederás al editor de tareas de la lista de verificación, con una lista vacía.

Editar tareas

Haz clic en el nombre de una lista de verificación o elige Edit tasks en su menú para abrir el Checklist Editor. Es el mismo editor de tres columnas que se usa para las listas de verificación de las plantillas de planes:

• Items: la lista de tareas en el orden en que las ve el técnico. Haz clic en Add para crear una tarea; el icono de papelera de una tarea seleccionada la elimina.

• Edit Item: los detalles de la tarea seleccionada:

  • Task name: lo que lee el técnico, por ejemplo, «Empty skimmer baskets».

  • Category: Chemistry, Cleaning, Equipment u Other. Determina el icono que ve el técnico.

  • Est. minutes: el tiempo previsto. La página de listas suma estos valores para mostrar el tiempo total de una lista de verificación.

  • Required: las tareas obligatorias deben marcarse antes de que el técnico pueda completar la parada. Las tareas opcionales nunca impiden completarla.

  • Instructions for tech: se muestran cuando el técnico expande la tarea. Mantén el texto en un párrafo corto.

• Tech's view: una vista previa en tiempo real de la lista tal como la muestra la aplicación móvil.

Haz clic en Save Changes para guardar. El menú de la esquina superior derecha ofrece Export CSV y Import CSV, de modo que una lista se puede copiar a otra lista de verificación o editar en una hoja de cálculo. Las columnas CSV son Name, Category, Estimated Minutes, Required e Instructions.

Administrar una lista de verificación

Cada fila de la página Checklists muestra el nombre de la lista de verificación, una insignia Default cuando corresponde y un resumen: el número de tareas, cuántas son obligatorias y el tiempo total estimado. El menú de la derecha ofrece:

• Edit tasks: abre el Checklist Editor.

• Edit details: cambia el nombre de la lista de verificación o el tipo de cuerpo de agua para el que está destinada. Cambiar el tipo del valor predeterminado actual hace que deje de serlo, así que vuelve a elegir los valores predeterminados después.

• Make default: convierte esta lista en la predeterminada para su tipo y deja de serlo la actual. Se te pedirá confirmación, y la confirmación indicará el nombre de la lista que se reemplazará.

• Archive: retira una lista que ya no quieres ofrecer. Las listas archivadas se ocultan a menos que marques Show archived checklists, y se pueden restaurar desde su menú en cualquier momento. No se puede archivar el valor predeterminado actual de un tipo; primero convierte otra lista en la predeterminada.

Un tipo solo pierde su valor predeterminado cuando otra lista lo reemplaza. No es posible dejar accidentalmente un tipo sin valor predeterminado, y la página te avisa si alguno no tiene.

Lo que ven los técnicos en la aplicación móvil

Durante una visita de servicio, la tarjeta Checklist de la parada muestra las tareas con una barra de progreso. La tarjeta permanece bloqueada hasta que el técnico haya tomado una foto before. Al tocar una tarea, esta se marca; al tocar una tarea con instrucciones, estas se expanden. El resumen de finalización cuenta las tareas obligatorias; el técnico puede completar la parada cuando todas estén marcadas o seleccionando Could not complete checklist y escribiendo una nota para la oficina.

La tarjeta muestra una ejecución de tareas por cada cuerpo de agua, cada una bajo su propio encabezado, como Main Pool o Spa, y el indicador de pasos del flujo de trabajo en la parte superior de la parada añade un paso de lista de verificación por cada cuerpo de agua. El control por voz sigue la misma estructura: «brush walls is done» marca la tarea del cuerpo de agua actual, «the spa's first item is done» identifica una tarea y «everything is done» marca lo que queda en el cuerpo de agua en el que trabaja el técnico.

Los técnicos pueden añadir un cuerpo de agua desde la pantalla de ruta (Bodies of water → Add Pool), y el nuevo recibirá la lista de verificación predeterminada para su tipo.

Listas de verificación y plantillas de planes de servicio

Ambas existen en paralelo:

Las listas de verificación de las plantillas solo son relevantes hasta que configures las listas de verificación por tipo: una vez que tu organización tenga listas de verificación, las visitas tomarán sus listas de la página Checklists y la lista de la plantilla dejará de utilizarse.