Facturas

Abre Finanzas → Facturas para crear, revisar y hacer seguimiento de las facturas. La página muestra todas las facturas de tu negocio y enlaza con las vistas de detalles, revisión y próximas facturas.

Qué puedes hacer en Facturas

Desde esta página gestionas todo el ciclo de vida de las facturas: crear borradores, enviarlos a los clientes, registrar o cobrar pagos, aplicar crédito de la cuenta, configurar planes de pago, descargar archivos PDF y anular facturas que ya no deban cobrarse.

• Crear una factura manual con Nueva factura

• Buscar y filtrar la lista por estado, plan de pago y rango de fechas

• Abrir una factura para enviarla, editarla, cobrarla o anularla

• Revisar borradores recurrentes y consultar las próximas facturas desde las tarjetas de resumen

• Activar la facturación automática para planes de servicio recurrentes cuando estés listo para comenzar

Tarjetas de resumen

Cuatro tarjetas en la parte superior de la página resumen el trabajo relacionado con las facturas y te llevan a vistas relacionadas.

• Borradores recurrentes — Cantidad de facturas recurrentes pendientes de revisión. Abre la pantalla de revisión para aprobarlas y enviarlas.

• En cobro — Saldo pendiente de las facturas en proceso de cobro. Aplica el filtro de cobro a la lista.

• Facturas en cobro — Cantidad de facturas emitidas y sin pagar que están en proceso de cobro. Aplica el mismo filtro de cobro.

• Próximas facturas — Cantidad y total de las facturas programadas para enviarse. Abre la lista de próximas facturas.

Revisar borradores recurrentes

Cuando Revisar las facturas recurrentes antes de enviarlas está activado en la configuración de Pagos, Tide crea las facturas recurrentes como borradores el día de facturación para que se aprueben, en lugar de enviarlas por correo electrónico de inmediato. Abre la cola desde la tarjeta Borradores recurrentes.

En Revisar borradores de facturas recurrentes puedes filtrar, aprobar y enviar el lote.

• Filtra por Todas, Importe habitual, Aprobadas, No aprobadas, No contactables, Visitas por debajo del plan o Propiedad duplicada

• Busca por cliente y ordena por Mayor cambio, Importe o Nombre

• Aprueba los borradores individualmente o con Aprobar todos los mostrados; aprobarlos solo los marca como listos para enviar y no envía correos a los clientes

• Envía los borradores listos con Enviar N aprobadas y confirma con Enviar facturas aprobadas

Si ningún elemento coincide con el filtro, la pantalla muestra No hay nada que revisar aquí e indica que ningún borrador recurrente coincide con el filtro actual.

Buscar facturas

Usa la búsqueda y los filtros situados encima de la lista para limitar los resultados.

• Búsqueda — Número de factura, nombre del cliente o dirección

• Estado — Todos los estados, Todos los estados de cobro, Borrador, Enviada, Vista, Parcial, En proceso, Vencida, Pagada o Anulada

• Plan de pago — Todas las facturas, Tiene un plan de pago o No tiene un plan de pago

• Rango de fechas — Limita la lista a las facturas comprendidas entre una fecha de inicio y una fecha de finalización

Cada fila muestra el número de factura, el estado, el cliente, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, la dirección de la propiedad cuando está disponible y el total. Si queda un saldo después de un pago parcial, el importe pendiente aparece junto con el total. Las filas también pueden mostrar una etiqueta Vencida cuando ha pasado la fecha de vencimiento y una etiqueta Plan cuando la factura tiene un plan de pago.

La lista muestra 15 facturas por página. Usa Anterior y Siguiente cuando haya más de una página. Si no hay coincidencias, la lista muestra No se encontraron facturas.

Estados de las facturas

Cada factura tiene un estado que determina qué acciones están disponibles.

• Borrador — Creada, pero aún no entregada al cliente

• En cola para enviar — Revisada y en cola, pero aún no enviada

• Enviada — Entregada al cliente

• Vista — El cliente ha abierto la factura

• Parcial — Se ha recibido parte del pago; queda un saldo pendiente

• En proceso — Hay un pago ACH en curso

• Vencida — Ha pasado la fecha de vencimiento y queda un saldo sin pagar

• Pagada — Pagada por completo (estado final)

• Anulada — Cancelada y ya no válida (estado final)

• Disputada — En disputa o con un contracargo

Crear una factura

Selecciona Nueva factura para abrir el formulario de creación. Las facturas nuevas se guardan como borradores; el envío es un paso independiente en la página de detalles de la factura.

1. En Finanzas → Facturas, selecciona Nueva factura.

2. Elige el Cliente. También puedes elegir una Propiedad cuando el cargo corresponda a un sitio específico.

3. Establece el Tipo (Única, Recurrente, Reparación o Crédito), la Fecha de emisión y la Fecha de vencimiento.

4. Añade conceptos con descripción, categoría (Servicio, Producto químico, Reparación, Equipo u Otro), cantidad y precio unitario.

5. Ajusta la tasa impositiva y el descuento si es necesario, y añade notas para el cliente.

6. Selecciona Crear factura. Tide abre el nuevo borrador en la página de detalles de la factura.

También puedes comenzar desde la pestaña Facturas del registro de un cliente, que enlaza con Nueva factura y puede seleccionar previamente a ese cliente. El total debe ser superior a cero, todos los conceptos deben tener una descripción y debe haber al menos un concepto.

Para facturar el trabajo de campo completado de una orden de trabajo, abre la orden y selecciona Generar factura una vez completada. Una orden de trabajo en revisión debe marcarse primero como completada; no se puede facturar desde la revisión. Tide crea la factura, la enlaza en la orden de trabajo y marca la orden como facturada.

Detalles de la factura

Abre cualquier factura para ver su registro completo y ejecutar acciones basadas en el estado.

El encabezado muestra el número de factura, el estado y un enlace al cliente. Las tarjetas de resumen muestran Total, Pagado, Importe pendiente y Fecha de vencimiento.

• Conceptos — Descripción, cantidad, precio unitario, total y categoría, junto con el subtotal, los impuestos, el descuento y el saldo

• Historial de pagos — Se muestra cuando la factura tiene pagos. Cada fila indica el método (Tarjeta de crédito, Transferencia ACH, Efectivo, Cheque u Otro), el ID de transacción cuando está disponible, la fecha de procesamiento, el estado (Completado o Fallido, cuando corresponda) y el importe

• Plan de pago — Calendario de cuotas y controles del plan cuando existe un plan

• Detalles — Tipo, estado de cobro, período de servicio, fecha de pago y notas cuando están disponibles

Recordatorios de pago pausados en una factura

Cuando los recordatorios de pago de un cliente están pausados, una factura abierta de ese cliente muestra Historial de recordatorios con un aviso de que los recordatorios de pago están pausados para el cliente hasta la fecha de reanudación, por lo que no se enviarán recordatorios automáticos para esa factura antes de entonces. El panel aparece incluso cuando la factura aún no tiene registros de recordatorios. Las facturas pagadas y anuladas no muestran este aviso. La página de la factura solo muestra la pausa; pausa o reanuda los recordatorios desde el registro del cliente.

Acciones en una factura

Las acciones disponibles dependen del estado, el saldo, el rol y de si ya existe un plan de pago o algún pago.

• Enviar factura — Solo para borradores. Envía la factura por correo electrónico al cliente.

• Marcar como enviada — Para borradores o facturas en cola para enviar. Marca la factura como enviada sin utilizar el flujo de envío.

• Reenviar factura — Para facturas enviadas, vistas, parciales o vencidas. La envía de nuevo al propietario de la cuenta y a los contactos de la propiedad; los contactos que han optado por la facturación muestran una etiqueta Facturación.

• Editar — Para facturas en borrador, enviadas, vistas o vencidas cuando no se ha pagado nada y no hay un plan de pago activo.

• Registrar pago — Para cualquier factura que no esté anulada, pagada o en proceso y tenga un importe pendiente. Registra un pago realizado sin conexión o externamente (Efectivo, Cheque, Tarjeta de crédito, ACH u Otro), con el importe y un número de referencia opcional.

• Realizar pago — Solo para propietarios o administradores. Cobra una tarjeta mediante Stripe cuando la factura se puede cobrar, tiene un importe pendiente y Stripe está listo con una cuenta conectada.

• Crear plan de pago — Disponible cuando hay un importe pendiente, no existe ningún plan y la factura no está en estado Borrador, Pagada, Anulada o En proceso. Para consultar las opciones de calendario y gestionar planes, consulta Planes de pago.

• Aplicar crédito — Solo para propietarios o administradores, en facturas enviadas, vistas, parciales o vencidas que tengan un importe pendiente y crédito disponible de la propiedad. Si la factura tiene un plan de pago activo, el crédito debe liquidarla por completo.

• Descargar PDF — Siempre disponible en el menú de acciones.

• Anular — Cancela la factura. No está disponible para facturas anuladas, pagadas o en proceso.

Registrar pago registra en Tide el dinero que ya recibiste fuera de un cargo con tarjeta. Realizar pago ejecuta un cargo real a la tarjeta mediante tu cuenta de Stripe conectada.

Facturación automática

Para las organizaciones nuevas, la facturación automática de los planes de servicio recurrentes está desactivada de forma predeterminada. Tide no genera ni envía por correo electrónico esas facturas hasta que comiences a operar, para que puedas completar primero los planes de servicio, los precios y la configuración de facturación.

Cuando la facturación sigue desactivada y Stripe está listo, Finanzas → Facturas muestra La facturación automática está desactivada con este mensaje: la facturación automática de los planes de servicio recurrentes está desactivada de forma predeterminada y no se generarán ni enviarán facturas hasta que comiences a operar. El mismo banner aparece en Configuración, en Pagos. Solo se muestra cuando Stripe está listo; si Stripe no está listo, completa primero la configuración de Connect.

1. En Finanzas → Facturas o Configuración → Pagos, selecciona Comenzar a operar.

2. Confirma. Se activa la facturación automática de los planes de servicio recurrentes. A partir del día de tu ciclo de facturación de cada mes, Tide genera y envía por correo electrónico las facturas de los clientes que tienen un plan de servicio recurrente. Esta acción no se puede deshacer desde el banner.

3. Mientras se procesa la solicitud, el botón muestra Comenzando a operar…. Tras completarse correctamente, el banner desaparece de Facturas y de la configuración de Pagos, y Tide incluye a tu organización en la facturación automática.

Suspensión automática de clientes

La suspensión automática de clientes pausa el servicio de los clientes que dejan una factura sin pagar más allá del umbral que establezcas. Está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible después de conectar una cuenta de Stripe.

Configúrala en Configuración → Pagos, en Configuración de pagos. Activa Suspender automáticamente a los clientes por falta de pago y establece Suspender después de con el número de días transcurridos desde el vencimiento. El umbral predeterminado es de 90 días, con un mínimo de 45 para garantizar que no se solape con el calendario estándar de gestión de impagos de facturas.

Qué facturas cumplen los requisitos

Una factura cuenta para la suspensión cuando tiene el estado Enviada, Vista, Parcial o Vencida, tiene un importe pendiente y ha pasado su fecha de vencimiento. Se excluyen las facturas con una fecha futura de cargo automático y las facturas que tienen un plan de pago activo o pausado. Las facturas que cumplen los requisitos se agrupan por cliente, por lo que un saldo sin pagar en una propiedad puede suspender al cliente y afectar a todas sus propiedades.

Aviso y suspensión

Aproximadamente una semana antes de alcanzar el umbral, el cliente recibe un aviso por correo electrónico o mensaje de texto (notificaciones de facturación) informándole de que el servicio se suspenderá en una fecha determinada a menos que pague. Si el saldo sigue sin pagarse cuando la factura supera el umbral y el aviso lleva activo al menos una semana, el cliente queda suspendido. Los clientes cuyos recordatorios de pago están pausados no reciben el aviso ni se suspenden mientras la pausa esté activa. El indicador del aviso se mantiene vigente durante 30 días, por lo que un cliente que siga sin pagar después de recibir un aviso inicia un nuevo ciclo de avisos en lugar de suspenderse de nuevo inmediatamente.

Qué ocurre cuando se suspende a un cliente

El estado del cliente cambia a Suspendido con un motivo generado y se registra una actividad. Se eliminan las paradas de ruta programadas de hoy y futuras que cumplan los requisitos; las visitas asociadas se conservan como canceladas y se vuelve a secuenciar el resto de las rutas. Los planes de servicio no se cancelan y se conserva la pertenencia a las plantillas de ruta, pero los planes se consideran inactivos mientras el cliente está suspendido, por lo que se detiene la facturación recurrente.

El cliente recibe un aviso final de suspensión y tu equipo recibe una notificación interna Cliente suspendido automáticamente. Si el aviso electrónico no se puede entregar, es necesario enviar una carta impresa por correo: usa Descargar carta y Marcar carta como enviada por correo en el registro del cliente.

Reactivar a un cliente suspendido

La suspensión no se revierte automáticamente cuando el cliente paga. Un propietario o administrador debe abrir el registro del cliente y elegir Reactivar para reanudar la programación y la facturación. Consulta Clientes.

Preparación de Stripe

Los flujos de envío en línea y de cobro con tarjeta necesitan una cuenta de Stripe Connect lista. Cuando Stripe no está listo, los detalles de la factura muestran La cuenta de Stripe no está lista para los borradores que, de otro modo, enviarías. Conecta Stripe y completa la configuración en Configuración antes de confiar en la entrega por correo electrónico o en los cobros con tarjeta. Aun así, puedes crear borradores y registrar pagos fuera de línea. Consulta Configurar la facturación.

Páginas relacionadas

• Pagos — Resumen de ingresos, antigüedad de saldos y búsqueda de pagos

• Planes de pago — Calendarios de cuotas creados a partir de una factura

• Configurar la facturación — Stripe Connect y requisitos previos de facturación