Clientes

Los clientes son las entidades principales de Chisel Tide. Cada registro de cliente contiene información de contacto, preferencias, propiedades, planes de servicio, órdenes de trabajo y detalles de facturación. Usa la sección Clientes para gestionar tu base de clientes, hacer seguimiento de sus propiedades y piscinas, y coordinar la prestación del servicio.

Página de lista de clientes

La lista de clientes de Clientes en la navegación muestra todos los clientes de tu organización. Desde aquí puedes buscar, filtrar por estado, añadir nuevos clientes y acceder a los registros individuales de cada cliente.

Buscar y filtrar

• Buscar — Escribe un nombre, nombre de empresa, correo electrónico, teléfono, dirección o etiqueta. La búsqueda se retrasa 300 ms y filtra los resultados automáticamente, incluidos los clientes cuyas etiquetas coincidan.

• Filtro de estado — Haz clic en las etiquetas de estado para filtrar por Activo, Inactivo, Prospecto, Suspendido o Cancelado. Selecciona Todos para eliminar el filtro.

Acciones de la lista

• Añadir cliente — Abre el panel lateral para crear un cliente.

• Importar clientes — Crea clientes a partir de fuentes externas. Elige entre:

  • Importación de PDF — Sube un acuerdo firmado o un formulario de admisión y Chisel Tide extraerá automáticamente los datos del cliente. Consulta Importar un cliente desde un archivo PDF.

  • Importación masiva — Importa varios clientes a la vez desde un archivo de hoja de cálculo (.xlsx o .csv). Consulta Masiva importar clientes desde un archivo CSV.

Estados vacíos

• Si todavía no tienes clientes, la página muestra Aún no hay clientes y te invita a añadir tu primer cliente.

• Si una búsqueda no devuelve resultados, la página muestra No se encontraron clientes.

Añadir un cliente nuevo

Para crear un cliente:

1. Haz clic en Añadir cliente desde la página de lista de clientes.

2. Completa los datos del cliente:

   • Nombre — El nombre del contacto principal.

   • Nombre de la empresa — Nombre comercial (opcional para clientes residenciales).

   • Correo electrónico — Se usa para acceder al portal del cliente y enviar notificaciones.

   • Teléfono y Teléfono alternativo — Números de contacto.

   • Tipo — Residencial o comercial.

   • Estado — Activo de forma predeterminada; también puedes crear prospectos con el estado Prospecto.

   • Método de contacto preferido — Correo electrónico, teléfono o correo postal. Correo postal significa que el cliente ha rechazado por completo la entrega electrónica y debe recibir las comunicaciones únicamente por correo.

   • Idioma — Inglés o español.

   • Acceso al portal — Activado de forma predeterminada. Cuando está activado, el cliente puede iniciar sesión en el portal del cliente para consultar el historial del servicio, fotos, facturas y pagar facturas.

   • Pago automático — Activa los pagos automáticos de las facturas.

   • Notificaciones — Configura qué notificaciones recibe el cliente.

   • Etiquetas — Añade etiquetas para organizar y filtrar.

   • Notas — Notas internas visibles para tu equipo.

   • Dirección de facturación — La dirección donde el cliente recibe las facturas y la correspondencia de facturación.

   • Dirección del servicio — Lugar al que acude el técnico para prestar el servicio. Puede ser diferente de la dirección de facturación, por ejemplo, cuando el cliente recibe las facturas en una oficina corporativa, pero el servicio se realiza en su domicilio. Marca Igual que la dirección de facturación para usar la dirección de facturación para el servicio, o déjala sin marcar para introducir una ubicación de servicio independiente.

3. Haz clic en Guardar para crear el cliente.

Si Chisel Tide detecta un posible duplicado (por correo electrónico o nombre coincidente), aparece un cuadro de diálogo de Cliente duplicado. Puedes combinarlo con un cliente existente o crear un registro nuevo.

Combinar clientes duplicados

Usa Combinar clientes en el menú de acciones de un cliente para consolidar dos cuentas en una. El cuadro de diálogo te pide elegir la cuenta que se eliminará y la cuenta que conservarás; después, Previsualizar combinación muestra qué se trasladará antes de confirmar. Confirma con Combinar y eliminar — esta acción no se puede deshacer. Todo lo de la cuenta eliminada se traslada a la cuenta conservada y la primera cuenta se elimina. Si la combinación aún no se puede ejecutar, el cuadro de diálogo muestra los bloqueos y cómo resolverlos.

Página de detalles del cliente

Haz clic en cualquier cliente de la lista para abrir su página de detalles. La página muestra un encabezado con el nombre del cliente, la empresa, la insignia de estado y las acciones principales, además de un panel lateral derecho persistente con la información de contacto y las preferencias.

Información del encabezado

• Nombre del cliente y empresa — Se muestran de forma destacada en la parte superior.

• Insignia de estado — Muestra el estado actual con un indicador de colores.

• Insignia comercial — Aparece si el cliente está marcado como comercial.

• Etiqueta de etapa del cliente potencial — Visible para los prospectos y muestra su etapa del proceso de ventas.

• Cliente desde — Muestra cuándo se creó el cliente.

Menú de acciones del encabezado

El menú de acciones del encabezado cambia según el estado del cliente:

• Clientes activos — Suspender, marcar como inactivo, cancelar cliente.

• Clientes suspendidos o inactivos — Reactivar.

• Clientes prospectos — Convertir en activo.

• Todos los clientes no cancelados — Cancelar cliente.

También hay acciones adicionales en el menú de acciones del encabezado del cliente:

• Nueva oportunidad — Añade el cliente al proceso de ventas sin crear un contacto duplicado. Consulta Proceso de ventas.

• Registrar pago — Registra dinero ya recibido sin una factura asociada, como un cheque, efectivo o transferencia bancaria. Elige una propiedad, método de pago, fecha y, opcionalmente, una referencia y una nota. Si el cliente tiene facturas abiertas, elige Pagar facturas abiertas (se aplica primero a las más antiguas y el resto se convierte en crédito) o Mantener como crédito.

• Combinar clientes — Consolida cuentas duplicadas.

• Pausar recordatorios — Detiene los recordatorios automáticos de pagos vencidos y la suspensión automática por falta de pago de este cliente. Cuando los recordatorios están pausados, el menú muestra Reanudar recordatorios en su lugar.

Cuando Stripe está conectado, también pueden aparecer acciones relacionadas con la facturación en el encabezado del cliente:

• Estado de cuenta — Descarga un estado de la actividad de la cuenta del cliente en formato PDF o como libro de Excel.

• Cobrar pago → crédito — Cobra una tarjeta y aplica el pago como crédito de la cuenta (no asociado a una sola factura).

• Aplicar crédito — Aplica manualmente crédito a la cuenta (solo propietarios y administradores).

Pausar recordatorios de pago

Pausa los recordatorios automáticos de pagos vencidos de un cliente cuando estás gestionando una disputa o un acuerdo de pago y quieres detener los correos y mensajes de cobro. La pausa se aplica a todas las facturas del cliente.

1. Abre la página de detalles del cliente y selecciona Más acciones → Pausar recordatorios.

2. Establece Reanudar recordatorios el en una fecha futura. De forma predeterminada, es 30 días después de hoy y no puede ser anterior a mañana.

3. Selecciona Pausar recordatorios para confirmar.

Mientras los recordatorios están pausados, el cliente deja de recibir recordatorios automáticos de pagos vencidos, avisos previos a la suspensión y suspensiones automáticas por falta de pago. El envejecimiento de facturas, el estado de vencimiento, la escalación interna al propietario, el envío y reenvío de facturas, los recibos, los cargos de pago automático y los correos de cuotas de planes de pago continúan con normalidad.

Los recordatorios se reanudan automáticamente en la fecha seleccionada. Para reanudarlos antes, selecciona Más acciones → Reanudar recordatorios y confirma.

El encabezado del cliente muestra una insignia de Recordatorios pausados con la fecha de reanudación, y Preferencias y acceso muestra Recordatorios de pago — Pausados con la fecha. Los cambios de pausa y reanudación se registran en la pestaña Actividad del cliente.

Guardar una tarjeta y gestionar el pago automático

Los propietarios y administradores pueden guardar la tarjeta de un cliente y activar o desactivar el pago automático directamente desde la página del cliente, en Preferencias y acceso. Selecciona Añadir tarjeta en la fila Método de pago, introduce los datos de la tarjeta y confirma que el cliente autorizó guardar y cargar la tarjeta. Añadir una tarjeta no genera ningún cargo. Una vez guardada, usa Activar en la fila Pago automático (confirmando la autorización del cliente) y Desactivar cuando deba detenerse el pago automático. El cliente debe configurar los pagos mediante cuenta bancaria en el Portal del cliente.

Panel lateral derecho

El panel lateral derecho permanece visible en todas las pestañas y contiene:

• Tarjeta de contacto — Correo electrónico, números de teléfono y dirección de facturación.

• Tarjeta de preferencias y acceso — Método de contacto, acceso al portal (Activado/Desactivado), estado del pago automático, recordatorios de pago (Activados o Pausados con una fecha de reanudación), notificaciones e idioma. La tarjeta también incluye un botón Ver portal como cliente, que abre una vista previa de solo lectura del portal del cliente en una pestaña nueva.

• Tarjeta de etiquetas y notas — Todas las etiquetas y notas internas.

• Tarjeta de mensajes — Acceso rápido a las conversaciones recientes.

Pestañas del cliente

Resumen

La pestaña Resumen proporciona una síntesis de la cuenta del cliente, incluida la actividad reciente, métricas clave y acciones rápidas. Usa esta pestaña para obtener una vista general de la relación con el cliente de un vistazo.

Propiedades

Las propiedades son las ubicaciones físicas donde prestas el servicio. Cada propiedad puede tener una o más piscinas, equipos y planes de servicio.

Añadir una propiedad

1. En la pestaña Propiedades, haz clic en Añadir propiedad.

2. Introduce los datos de la propiedad:

   • Nombre de la propiedad — Una etiqueta para la propiedad.

   • Dirección — Dirección de la calle correspondiente a la ubicación del servicio.

   • Notas generales del servicio — Instrucciones permanentes que los técnicos deben ver en cada visita a esta propiedad.

   • Código de acceso — Código de acceso, si es necesario.

   • Instrucciones de acceso — Cómo entrar en la propiedad.

   • Instrucciones de estacionamiento — Dónde estacionar.

3. Haz clic en Guardar.

Tarjetas de propiedades

Cada tarjeta de propiedad muestra:

• Dirección y detalles de la propiedad.

• Cantidad de piscinas, planes y contactos.

• Ingresos mensuales recurrentes de los planes de servicio asociados.

• Secciones expandibles para piscinas y contactos.

Desde una tarjeta de propiedad, puedes Editar propiedad o Eliminar. Si no existen propiedades, la pestaña muestra Aún no hay propiedades.

Equipo de la piscina

La sección Equipo de una piscina existente te permite añadir, actualizar y eliminar equipos como bombas, filtros, calentadores, células de sal y limpiadores. Los cambios guardados aparecen inmediatamente en el registro de la piscina.

Para añadir equipo a una piscina:

1. Edita la piscina para abrir su sección Equipo.

2. Añade una entrada de equipo y registra la marca y el modelo, el número de serie, las fechas de instalación y garantía, la vida útil prevista, el estado, la fecha del último servicio y las notas.

3. Guarda la entrada.

Para eliminar una entrada de equipo es necesario confirmar.

Actividad

La pestaña Actividad muestra una cronología de las interacciones y eventos relacionados con el cliente, incluidas visitas de servicio, comunicaciones y cambios de estado. Puedes editar notas, llamadas telefónicas, correos electrónicos, SMS y entradas de visitas al sitio después de registrarlas, y adjuntar archivos al crear o editar una actividad (hasta 5 archivos por entrada; tipos de imagen habituales, PDF, Word, Excel, texto y CSV).

Planes

Los planes de servicio definen los calendarios y precios de servicios recurrentes. Desde la pestaña Planes:

• Consulta todos los planes de servicio asignados a las propiedades del cliente.

• Haz clic en Asignar plan de servicio para asociar un plan nuevo.

• Cancela o modifica los planes existentes.

Si no hay planes asignados, la pestaña muestra Aún no hay planes de servicio con el mensaje: "Asigna un plan de servicio recurrente para empezar a facturar a este cliente según un calendario."

Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son trabajos puntuales independientes de los planes de servicio recurrentes: reparaciones, instalaciones o llamadas de servicio especiales.

Filtros de órdenes de trabajo

• Todas — Muestra todas las órdenes de trabajo.

• Abiertas — Órdenes de trabajo activas pendientes de finalización.

• Cerradas — Órdenes de trabajo completadas.

Crear una orden de trabajo

1. Haz clic en Nueva orden de trabajo desde la pestaña Órdenes de trabajo.

2. El formulario se abre con el cliente preseleccionado.

3. Completa los datos de la orden de trabajo y guárdala.

Estados vacíos:

• Aún no hay órdenes de trabajo — El cliente no tiene órdenes de trabajo.

• Ninguna orden de trabajo coincide con el filtro seleccionado — Existen órdenes de trabajo, pero no coinciden con el filtro actual.

Pestaña Ruta

La pestaña Ruta muestra quién presta servicio en cada propiedad, en qué días y con qué frecuencia. Aparece después de la pestaña Servicio en la página de detalles del cliente, y cada propiedad muestra tres secciones: Ruta habitual, Próximas 4 semanas e Historial. Cuando no hay nada que mostrar, una sección indica No está en una ruta, Aún no hay visitas en una ruta o Aún no hay visitas completadas.

• Ruta habitual — El día de la semana, el técnico asignado, la frecuencia y cuándo comenzó la asignación, además de los técnicos asistentes. Una etiqueta Comienza con una fecha significa que la nueva asignación recurrente comienza entonces; la visita de la semana actual permanece en el día anterior hasta esa fecha.

• Próximas 4 semanas — Visitas próximas incluidas en rutas. Las visitas bajo un cambio temporal están marcadas como Cubre a seguido del técnico sustituto, y las visitas fuera de la asignación habitual están marcadas como Puntual. Aquí se pueden reprogramar las visitas próximas que cumplan los requisitos.

• Historial — Qué técnicos prestaron servicio en la propiedad a lo largo del tiempo, agrupados por día de la semana, con el número de visitas y el periodo actual marcado. Comienza con los cuatro periodos más recientes; usa Mostrar todo para ver el resto.

Asignar o cambiar la ruta de una propiedad

Desde una tarjeta de propiedad, Asignar a una ruta coloca una propiedad sin asignar en una ruta. Mover parada cambia una sola asignación recurrente a otro técnico o día, mientras los demás días de servicio de la propiedad permanecen sin cambios. Para cambiar de forma permanente toda la ruta semanal, consulta Rutas.

Cubrir con un cambio temporal

Cambia las visitas de una propiedad a otro técnico durante un intervalo de fechas cuando necesites cobertura, por ejemplo, durante unas vacaciones o debido a un cambio en la carga de trabajo:

1. En la asignación de ruta habitual de la propiedad, selecciona Cambio temporal.

2. Elige un técnico sustituto activo y las fechas Desde y Hasta. El intervalo es inclusivo, tiene una duración predeterminada de 14 días, puede comenzar como pronto hoy y puede abarcar como máximo 92 días.

3. Revisa la vista previa de lo que ocurre en cada fecha, incluidas las fechas sin visita, un técnico sustituto que no está disponible o una visita que ya ha comenzado; después, guarda.

Si el cambio entra en conflicto con las preferencias de día o de técnico del cliente, confirma con Programar de todos modos. Después de guardar, las próximas visitas muestran Cubre a seguido del técnico sustituto. Si algunas fechas no se pueden cambiar, la confirmación indica qué cambios se realizaron.

Finalizar un cambio temporal

Selecciona Finalizar cambio temporal en el mismo flujo para devolver las visitas cubiertas al técnico habitual. El cuadro de diálogo muestra cuántas visitas se devuelven y puede finalizar con algunas fechas devueltas y otras que no se pudieron cambiar.

Estados de los clientes

Cada cliente tiene uno de los siguientes estados:

Cambios de estado

• Activo → Inactivo — Marca al cliente como inactivo cuando se toma un descanso del servicio.

• Activo → Suspendido — Suspende temporalmente el servicio y la facturación. Al suspender, estableces una fecha del último servicio para que las rutas y la facturación finalicen correctamente.

• Activo → Cancelado — Cancela al cliente cuando termina la relación. Al cancelar, estableces una fecha del último servicio.

• Inactivo o Suspendido → Activo — Reactiva al cliente para reanudar el servicio.

• Prospecto → Activo — Convierte al cliente en activo cuando un prospecto contrata el servicio.

Acceso al portal del cliente

Cuando el Acceso al portal está activado para un cliente, este puede iniciar sesión en el portal del cliente de Chisel Tide para:

• Consultar el historial del servicio y los detalles de las visitas.

• Ver fotos del antes y el después de las visitas de servicio.

• Consultar y pagar facturas en línea mediante Stripe.

• Aceptar propuestas.

• Gestionar las preferencias de notificación.

El acceso al portal está activado de forma predeterminada para los clientes nuevos. Para desactivarlo, edita el cliente y desactiva Acceso al portal.

Consentimiento para SMS

Cuando un cliente o contacto de una propiedad debe recibir mensajes de texto, debe constar el consentimiento para SMS. Si el consentimiento sigue pendiente después de guardar un número de móvil, reenvía la confirmación desde el formulario del cliente o del contacto mientras editas el registro. Hasta que se confirme el consentimiento, los SMS transaccionales de esa persona permanecen bloqueados.

Los registros de clientes incluyen la configuración de facturación:

• Pago automático — Cuando está activado, las facturas se cargan automáticamente al método de pago predeterminado del cliente.

• Pago automático en pausa — Pausa temporalmente el pago automático sin desactivarlo por completo.

• Dirección de facturación — Independiente de las direcciones de las propiedades de servicio.

• ID de cliente de Stripe — Vinculado al perfil de pagos del cliente en Stripe.

• Método de pago predeterminado — La tarjeta o cuenta bancaria utilizada para el pago automático.

Los ingresos recurrentes de los planes de servicio aparecen en cada tarjeta de propiedad y se acumulan en los totales del cliente. Para comenzar a facturar a un cliente, asigna un plan de servicio a una de sus propiedades.

Las propiedades vinculan a los clientes con tu sistema de rutas:

• Las propiedades aparecen en las rutas según las plantillas de rutas recurrentes y los planes de servicio asignados. Las propiedades ya no tienen un campo fijo de día de servicio.

• Los códigos de acceso, las instrucciones de acceso, las instrucciones de estacionamiento y las notas generales del servicio ayudan a los técnicos a prestar el servicio de manera eficiente.

• Para instrucciones puntuales de una sola parada, añade una nota específica de la visita al programarla o modificarla.

Clientes y órdenes de trabajo

Además del servicio recurrente, los clientes pueden tener órdenes de trabajo puntuales:

• Las órdenes de trabajo aparecen en la pestaña Órdenes de trabajo del cliente.

• Cada orden de trabajo enlaza con el cliente y con una propiedad concreta.

• Las órdenes de trabajo se pueden crear desde la página de detalles del cliente o desde la sección Órdenes de trabajo.

Solución de problemas