Órdenes de trabajo recurrentes
Una orden de trabajo recurrente se repite según un calendario. Configuras la frecuencia una sola vez y Chisel Tide crea una orden de trabajo aprobada para cada ocurrencia y la añade a la ruta del técnico para ese día. Usa una serie para trabajos que requieren un presupuesto y un ciclo de vida de orden de trabajo, pero que se repiten una y otra vez, como la limpieza trimestral de filtros o las inspecciones anuales.
Antes de empezar
Un calendario de repetición se crea a partir de una orden de trabajo aprobada. Las órdenes de trabajo en borrador y con presupuesto solo admiten una fecha provisional y un técnico hasta que el cliente las aprueba, por lo que la orden de trabajo debe aprobarse antes de configurar la repetición. El flujo de creación que se describe a continuación aprueba la orden de trabajo por ti.
Crear una orden de trabajo recurrente
Abre la página Rutas y ve a la pestaña Órdenes de trabajo recurrentes.
Haz clic en Nueva orden de trabajo recurrente y completa el formulario de orden de trabajo habitual.
La orden de trabajo se aprueba al guardarla y se abre Programar y asignar, con la opción Repetir ya activada.
Establece la primera fecha, el técnico, la frecuencia de repetición y la condición de finalización; después, guarda el calendario.
Para crear el calendario sin elegir un técnico, selecciona Asignar más tarde: el técnico queda sin asignar y eliges uno para cada orden de trabajo cuando se genere. Asignar más tarde también está disponible al editar el calendario.
Si la aprobación falla, la orden de trabajo se guarda como borrador: apruébala desde la página de la orden de trabajo y, después, abre Programar y asignar para configurar la repetición.
Iniciar una serie a partir de una orden de trabajo existente
En una orden de trabajo aprobada, selecciona Programar y asignar, activa Repetir esta orden de trabajo y establece la primera fecha, el técnico, la frecuencia y la condición de finalización. Haz clic en Guardar calendario y repetición para crear la serie; un calendario sin repetición se guarda con Guardar calendario. También puedes seleccionar Asignar más tarde aquí para dejar el técnico sin asignar y elegir uno para cada orden de trabajo cuando se genere.
Opciones de repetición
Elige una frecuencia rápida: Cada 2 semanas, Cada 4 semanas, Cada mes, Cada 3 meses, Cada 6 meses o Cada año. Para cualquier otra frecuencia, usa Cada e introduce un número de semanas (de 1 a 26) o de meses (de 1 a 12).
El calendario se basa en la primera ocurrencia. Las repeticiones semanales mantienen el mismo día de la semana. Las repeticiones mensuales mantienen la misma semana del mes y el mismo día de la semana, como el segundo martes; las fechas del 29 al 31 no pueden servir de base para un calendario mensual. Antes de guardar, una vista previa muestra el resultado, por ejemplo Cada 3 meses el segundo martes, junto con tu técnico y la fecha de inicio.
Condiciones de finalización
En Termina, selecciona Nunca, En una fecha o Después de un número de veces. La fecha de finalización debe ser posterior a la primera fecha. El número incluye la primera ocurrencia y debe estar entre 2 y 200. Puedes establecer una fecha o un número, pero no ambos.
Cómo llegan las repeticiones a la ruta
La serie crea cada orden de trabajo con 30 días de antelación y la añade a la ruta del técnico para ese día. Las órdenes de trabajo generadas se aprueban automáticamente, por lo que no se pide a los clientes que aprueben cada repetición. Cuando el técnico habitual no está disponible, la serie utiliza el técnico de cobertura registrado para ese día. Si no existe una cobertura adecuada, la orden de trabajo conserva su fecha programada y se marca claramente para que la oficina la asigne. La generación no espera a que se complete la ocurrencia anterior, y las fechas que se pierden mientras una serie está en pausa no se generan retroactivamente. Si el cliente pasa a estar inactivo, no se genera nada, pero la serie no se cancela.
Cada orden de trabajo generada es una orden de trabajo normal con su propia página y sigue el ciclo de vida habitual de Órdenes de trabajo. Mover o cancelar una ocurrencia no cambia el calendario de la serie.
La sección Necesita un técnico del panel destaca las órdenes de trabajo aprobadas de los próximos 10 días que no tienen técnico, para que puedas asignarles uno individualmente.
Gestionar una serie
Haz clic en una serie en la pestaña Órdenes de trabajo recurrentes para abrir su página. Muestra la insignia de estado (Activa, En pausa o Finalizada), la frecuencia con el técnico y la condición de finalización, el cliente y la dirección de la propiedad, y todas las órdenes de trabajo generadas con su número de secuencia, estado, fecha programada, técnico y total.
Editar el calendario
Haz clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo Calendario de repetición y cambiar el técnico, la frecuencia o la condición de finalización. Los cambios se aplican a las próximas órdenes de trabajo que no hayan comenzado: las ocurrencias que ya no se ajusten al nuevo calendario se cancelan y se crean las ocurrencias que falten dentro del período de 30 días. La primera ocurrencia nunca cambia de fecha.
Pausar y reanudar
En Más acciones, Pausar pone en espera todas las próximas órdenes de trabajo que no hayan comenzado y las retira de la ruta del técnico. Mientras la serie está en pausa, no se crean nuevas órdenes de trabajo. Reanudar vuelve a colocar las órdenes de trabajo retenidas en la ruta y reanuda la generación. En cambio, una ocurrencia retenida cuyo día haya pasado mientras la serie estaba en pausa se cancela, y las órdenes de trabajo que la oficina haya puesto en espera manualmente no se reanudan automáticamente.
Finalizar una serie
Selecciona Cancelar en Más acciones para finalizar la serie. Las próximas órdenes de trabajo que no hayan comenzado se cancelan; las ocurrencias que ya estén en curso o terminadas se conservan. Después, la serie aparece como Finalizada.