Planes de servicio

Los planes de servicio definen programas de servicio recurrentes para tus clientes. Especifican con qué frecuencia visitas una propiedad, qué servicios realizas y cómo se factura al cliente. Los planes de servicio impulsan tus rutas recurrentes y garantizan que los clientes reciban un servicio constante con una periodicidad predecible.

Chisel Tide utiliza una estructura de dos niveles para los planes de servicio:

• Las plantillas de planes de servicio definen la estructura de una oferta de servicio: la frecuencia del servicio, la frecuencia de facturación, la base de facturación, el precio predeterminado y la lista de verificación de los elementos del servicio. Las plantillas se pueden reutilizar con varios clientes.

• Los planes de servicio de clientes son suscripciones activas creadas a partir de una plantilla y asignadas a un cliente y una propiedad específicos. Estos planes determinan tu programación de rutas y facturación.

Crear una plantilla de plan de servicio

Las plantillas te permiten estandarizar tus ofertas de servicio. Crea plantillas para cada tipo de servicio que ofrezcas, como mantenimiento semanal de piscinas, revisiones quincenales de productos químicos o inspecciones mensuales de equipos.

1. Ve a Planes de servicio desde la navegación principal.

2. Haz clic en Crear plantilla.

3. Completa el formulario de la plantilla:

   • Nombre de la plantilla — Un nombre descriptivo, como "Servicio semanal de piscina" o "Revisión mensual del equipo".

   • Descripción — Detalles opcionales sobre lo que incluye este plan.

   • Frecuencia del servicio — Con qué frecuencia realizas visitas: Semanal, Quincenal (cada dos semanas), Mensual o Una vez.

   • Frecuencia de facturación — Con qué frecuencia se factura al cliente: Mensual, Trimestral o Anual.

   • Base de facturación — Cómo se calcula el importe del plan en cada período de facturación:

     • Por visita — El precio se multiplica por el número de visitas programadas en el período de facturación. Por ejemplo, un plan semanal de 50 $ por visita con facturación mensual genera una factura de 200 $ en un mes de 4 semanas.

     • Mensual fijo — El cliente paga el mismo importe en cada período de facturación, independientemente del número de visitas realizadas. Un plan semanal de 200 $ al mes factura 200 $, tanto si hay 4 como 5 visitas.

   • Precio — El precio predeterminado del plan. En los planes por visita, es el precio de cada visita de servicio. En los planes mensuales fijos, es el importe fijo que se factura en cada período.

4. Haz clic en Crear plantilla para guardar.

Añadir elementos de servicio a una plantilla

Los elementos de servicio definen las tareas que los técnicos completan durante cada visita. Añade una lista de verificación para garantizar una prestación de servicio uniforme.

1. En la página de detalles de la plantilla, haz clic en Editar lista de verificación.

2. Añade elementos de servicio con:

   • Nombre — La descripción de la tarea, como "Analizar la química del agua" o "Limpiar la cesta de la bomba".

   • Categoría — Productos químicos, Limpieza, Revisión del equipo u Otro.

   • Minutos estimados — El tiempo previsto para completar la tarea.

3. Haz clic en Guardar para actualizar la lista de verificación.

Los técnicos ven estos elementos en la aplicación móvil al completar las visitas de servicio, lo que les ayuda a seguir un flujo de trabajo uniforme para cada cliente con el mismo plan.

Facturación de productos químicos y facturas de cero dólares

Dos ajustes opcionales de la plantilla controlan cómo se facturan los extras y los períodos gratuitos. Los planes asignados desde la plantilla heredan estos ajustes:

• Facturar los productos químicos utilizados en las visitas — Añade conceptos por los productos químicos que el técnico registra en cada visita, además del precio recurrente. Estos cargos por productos químicos se facturan a mes vencido por el mes anterior.

• No enviar facturas de 0 $ — Omite la factura recurrente cuando el total de un período de facturación es de 0 $ (por un servicio de cortesía o gratuito). Los períodos que incluyen cargos por productos químicos o uso se facturan con normalidad.

Asignar un plan de servicio a un cliente

Cuando tengas plantillas, asígnalas a los clientes para crear suscripciones de servicio activas. Cada cliente puede tener varios planes de servicio para distintas propiedades o tipos de servicio.

1. Ve al perfil del cliente desde Clientes.

2. Abre la pestaña Planes.

3. Haz clic en Asignar plan.

4. Selecciona una plantilla entre las plantillas de planes de servicio disponibles.

5. Si la propiedad tiene piscinas, elige un Cuerpo de agua para el plan: selecciona Todas las piscinas para aplicar el plan a todas las piscinas de la propiedad, o elige una piscina o spa específicos, como Piscina principal o Spa integrado. Este campo solo aparece cuando la propiedad seleccionada tiene piscinas.

6. Confirma la asignación.

El plan de servicio se activa de inmediato y aparecerá en tu planificación de rutas recurrentes. La programación de facturación del cliente comienza según la frecuencia de facturación del plan. Cuando un plan está vinculado a una piscina específica, el nombre del plan que ve el cliente incluye el nombre de la piscina, para que pueda distinguir los planes.

En un plan Quincenal, el sistema fija el ciclo de cada dos semanas en el primer día de servicio que establezcas, de modo que el ritmo quincenal se mantenga constante. La primera fecha de servicio quincenal no puede ser anterior a la fecha de inicio del plan.

Gestionar los planes de servicio de los clientes

Después de asignar un plan de servicio, puedes gestionar su ciclo de vida desde la pestaña Planes del cliente. Cada suscripción activa muestra el nombre y el estado del plan, la frecuencia del servicio, la frecuencia de facturación, el modelo de precios y el precio. El modelo de precios indica si el plan utiliza facturación por visita o mensual fija.

Estados de los planes de servicio

• Activo — El plan funciona con normalidad y genera visitas de servicio.

• Pausado — Las visitas de servicio se han detenido temporalmente. Usa este estado cuando un cliente solicite una pausa temporal fuera de cualquier cambio estacional programado. Para pausas estacionales predecibles que se apliquen a varios clientes, considera usar cambios estacionales.

• Cancelado — El plan ha finalizado y ya no generará visitas.

• Pendiente — El plan está configurado, pero aún no está activo.

Cambiar el estado de un plan de servicio

En la pestaña Planes del cliente, haz clic en el botón de acciones de cualquier plan de servicio:

• Pausar — Detiene las visitas de servicio. Opcionalmente, establece una fecha en la que el plan deba reanudarse automáticamente.

• Reanudar — Reactiva un plan pausado.

• Cancelar — Finaliza el plan de forma permanente. Se te pedirá que indiques un motivo de cancelación para tus registros.

• Reactivar — Restablece un plan cancelado al estado activo.

Cada cambio de estado se registra en el historial del plan, que puedes consultar haciendo clic en Historial en la tarjeta de la suscripción.

Cómo se conectan los planes de servicio con las rutas

Los planes de servicio son la base de tus rutas recurrentes. Al crear rutas, Chisel Tide utiliza los planes de servicio activos para determinar qué propiedades necesitan visitas.

Plantillas de rutas recurrentes

La pestaña Plantillas recurrentes de Rutas muestra las propiedades con planes de servicio activos que aún no se han asignado a una plantilla de ruta. Esto te ayuda a ver qué clientes todavía necesitan un espacio semanal en la programación de tu técnico.

Para asignar estas propiedades a las rutas:

1. Ve a Rutas y abre la pestaña Plantillas recurrentes.

2. Revisa las propiedades con planes de servicio activos sin asignar.

3. Añade cada propiedad a la plantilla de ruta adecuada según la frecuencia del plan de servicio y las preferencias de días.

Generación diaria de rutas

Cuando creas una ruta para un día específico, Chisel Tide puede completar automáticamente las paradas a partir de:

• Una plantilla de ruta existente que coincida con el día.

• Planes de servicio activos a los que les corresponde una visita, pero que aún no están en una plantilla.

Esto garantiza que nunca olvides a un cliente que necesita servicio, aunque todavía no esté incluido en una plantilla de ruta recurrente.

Cambios estacionales para plantillas

Los cambios estacionales te permiten modificar el precio, la frecuencia de visitas o la lista de verificación de un plan de servicio durante períodos específicos del año. Resulta útil para negocios con fluctuaciones estacionales; por ejemplo, para reducir la frecuencia de las visitas durante los meses de invierno, cobrar una tarifa diferente durante la temporada alta o suspender completamente el servicio durante la temporada baja.

Configuras los cambios estacionales en la plantilla y se aplican automáticamente a todos los planes de clientes creados a partir de ella. También puedes personalizar los precios de clientes individuales dentro de una temporada.

Cómo funcionan los cambios estacionales

Cada cambio estacional define un intervalo de fechas — mediante un mes de inicio y uno de finalización — y especifica qué ocurre durante ese período:

• Frecuencia del servicio — Mantener la frecuencia predeterminada del plan, cambiarla (de semanal a quincenal, por ejemplo) o suspender el servicio para detener por completo las visitas durante la temporada.

• Precios — Usar el precio predeterminado o establecer un precio personalizado para la temporada. Cuando el servicio está suspendido, esto se convierte en una tarifa de reserva que puedes cobrar para mantener la plaza del cliente.

• Lista de verificación — Usar la lista de verificación predeterminada del plan o asignar otra para los trabajos realizados durante la temporada.

Cuando una temporada está activa, sus ajustes tienen prioridad sobre los valores predeterminados de la plantilla. Fuera de las fechas de la temporada, el plan utiliza su frecuencia, precio y lista de verificación estándar.

Los precios estacionales pueden establecerse como un importe fijo para todos los clientes o como un porcentaje del precio del plan de cada cliente. Elige Un precio fijo para todos los clientes o Un porcentaje del precio de cada cliente y, después, introduce un porcentaje entero del 0 al 200. El porcentaje se aplica al precio individual del plan de cada cliente, no necesariamente al precio predeterminado de la plantilla, y una lista de temporadas lo muestra como 80 % del precio del plan. Una temporada porcentual y una temporada de precio fijo son mutuamente excluyentes: al cambiar a una, se elimina la otra.

Cambios estacionales y facturación

Los cambios estacionales de precio afectan a la forma en que se factura a los clientes durante la temporada definida:

• Cuando estableces un precio personalizado para una temporada, ese precio se utiliza para los períodos de facturación que se encuentren dentro de las fechas de la temporada.

• Cuando el servicio está suspendido con una tarifa de reserva, al cliente se le cobra esa tarifa durante la temporada en lugar del precio por visita.

• Fuera de la temporada, la facturación vuelve al precio predeterminado de la plantilla.

Cambios estacionales y rutas

Los cambios estacionales afectan directamente a la planificación de rutas:

• Durante una temporada con frecuencia reducida (por ejemplo, quincenal en lugar de semanal), el sistema programa automáticamente menos visitas.

• Cuando una temporada tiene el servicio suspendido, la propiedad no aparece en la generación de rutas durante ese período y no se crean paradas.

• Cuando finaliza la temporada, el plan reanuda automáticamente su frecuencia predeterminada y la propiedad vuelve a aparecer en la planificación de rutas.

Esto significa que no necesitas pausar y reanudar manualmente los planes de los clientes cada año para pausas estacionales predecibles: el cambio estacional lo gestiona automáticamente.

Añadir un cambio estacional

1. Ve a Planes de servicio y abre la plantilla que quieras editar.

2. Desplázate hasta la sección Precios y servicio estacionales.

3. Haz clic en Añadir temporada.

4. Configura la temporada:

   • Nombre de la temporada — Un nombre descriptivo, como "Invierno" o "Temporada alta".

   • Mes de inicio y Mes de finalización — Los meses en los que se aplica este cambio.

   • Frecuencia del servicio — Elige Igual que el plan para mantener la opción predeterminada, selecciona una frecuencia diferente o elige Suspender el servicio (sin visitas) para pausar las visitas durante esta temporada.

   • Usar un precio diferente esta temporada — Activa esta opción para establecer un precio personalizado para la temporada. Si el servicio está suspendido, esta opción se convierte en Cobrar una tarifa de reserva.

   • Usar una lista de verificación diferente esta temporada — Activa esta opción para asignar otra lista de verificación y, después, haz clic en Editar lista de verificación estacional para configurar las tareas.

5. Haz clic en Añadir temporada o Guardar temporada para guardar.

Editar o eliminar un cambio estacional

En la sección Precios y servicio estacionales de la plantilla, cada temporada guardada muestra su nombre, intervalo de fechas, frecuencia, precio y etiquetas de estado, como Sin servicio o Lista de verificación personalizada.

• Para modificar una temporada, haz clic en Editar temporada, actualiza los ajustes y haz clic en Guardar temporada.

• Para eliminar una temporada, haz clic en Eliminar temporada. Esto elimina el cambio y restablece los ajustes predeterminados de la plantilla para ese intervalo de fechas.

Precios estacionales a nivel de cliente

Aunque la frecuencia y los ajustes de la lista de verificación de los cambios estacionales se definen a nivel de plantilla y se aplican a todos los clientes de ese plan, puedes personalizar los precios de clientes individuales durante una temporada. Esto resulta útil cuando un cliente negocia una tarifa diferente para una temporada específica.

Los precios estacionales a nivel de cliente se gestionan desde los detalles del plan de servicio de cada cliente. Cuando cambias el plan de un cliente a una plantilla diferente, los precios estacionales personalizados se eliminan y se sustituyen por la nueva estructura de precios estacionales de la plantilla.

Editar o archivar plantillas

Las plantillas de planes de servicio se pueden actualizar a medida que evolucionan tus ofertas de servicio.

Editar una plantilla

1. Ve a Planes de servicio.

2. Haz clic en la tarjeta de la plantilla o selecciona Editar plantilla en el menú de la tarjeta.

3. Actualiza el nombre, la descripción, las frecuencias, la base de facturación, el precio o los elementos de servicio.

4. Haz clic en Guardar.

Los cambios realizados en una plantilla se aplican a las nuevas suscripciones creadas después de la edición. Las suscripciones existentes de los clientes conservan sus ajustes originales, a menos que las actualices individualmente. Los cambios estacionales que añadas a una plantilla se aplican automáticamente a todos los planes de clientes que utilicen esa plantilla.

Cuando cambias la frecuencia del servicio o la base de facturación de una plantilla, Tide comprueba cómo afecta el cambio a los planes de clientes que ya se han creado a partir de ella. Un cuadro de diálogo titulado ¿Actualizar los planes de clientes existentes? agrupa los planes afectados:

• Planes que conservan el cargo — Los clientes mantienen el mismo importe facturado; estos planes se pueden actualizar juntos.

• Planes cuyo cargo cambia — El importe facturado al cliente cambiaría. Se excluyen de forma predeterminada; marca Actualizar también estos N planes, cambiando el importe que se factura a este cliente para incluirlos.

• Planes estacionales — Se dejan sin cambios para revisarlos manualmente y se muestran como N planes requieren revisión manual — sin cambios.

Elige Guardar solo la plantilla para cambiar la plantilla y dejar los planes existentes sin cambios, o Actualizar planes y guardar para actualizar los planes de clientes aptos y guardar la plantilla. Los planes de clientes existentes conservan su precio actual: el cambio actualiza su modelo o tipo de precios, no el importe facturado.

Archivar una plantilla

Archivar elimina una plantilla de la lista activa, pero conserva los datos históricos. Puedes restaurar las plantillas archivadas más adelante si es necesario.

1. Ve a Planes de servicio.

2. Abre el menú de la tarjeta de la plantilla que quieras archivar.

3. Selecciona Archivar.

Para ver las plantillas archivadas, activa Mostrar plantillas archivadas en la parte superior de la lista. Usa el menú de la tarjeta para Restaurar una plantilla al estado activo.

Consejos para configurar planes de servicio