Inventario

La página Inventario realiza un seguimiento del stock del almacén y de los artículos que tienen los técnicos en toda tu empresa de servicios de piscinas. Puedes consultar las cantidades actuales, recibir nuevo stock, entregar artículos a los técnicos y ver el historial completo de transacciones de cada producto.

Resumen del inventario

Ve a la página Inventario para consultar tus niveles de stock actuales. En la parte superior de la página se muestran tres tarjetas de resumen:

• Almacén — Total de unidades que se encuentran actualmente en tu almacén

• Entregados — Total de unidades que tienen actualmente los técnicos

• Productos rastreados — Número de artículos del catálogo cuyo seguimiento realizas

La tabla de stock que aparece abajo muestra cada producto con su distintivo de categoría (Químico, Producto, Pieza o Mano de obra), nombre, SKU, código de barras, cantidad en el almacén, cantidad entregada y unidad de medida. Ordena la tabla por las columnas Producto, Almacén o Entregados para encontrar artículos rápidamente.

Almacenes

Puedes distribuir tu stock entre varios almacenes, cada uno con su propio registro de existencias. El inventario se controla tanto a nivel de toda la organización por producto como por separado en cada almacén, por lo que un mismo artículo puede encontrarse en más de una ubicación.

Gestiona los almacenes desde la página Almacenes. Solo los propietarios y administradores ven la opción de menú Almacenes. Cada almacén tiene un nombre y exactamente un almacén es el predeterminado de la organización. El almacén predeterminado se utiliza cuando no se especifica ninguno y no se puede desactivar.

• Añadir almacén — Crea una nueva ubicación.

• Establecer como predeterminado — Define un almacén como el predeterminado de la organización.

• Desactivar — Impide que un almacén se ofrezca para recibir o entregar artículos. La desactivación conserva su historial de transacciones y su stock. El almacén predeterminado no se puede desactivar.

• Reactivar — Vuelve a activar un almacén inactivo.

Para recibir stock es necesario seleccionar un almacén; si no se selecciona ninguno, el stock se asigna al predeterminado. Una entrega se valida únicamente con respecto al almacén seleccionado; el stock de otro almacén no puede cubrirla. Las devoluciones registran el almacén donde se realizan, que no tiene que ser necesariamente aquel del que el técnico cargó los artículos.

Recepción de stock

Cuando llegan productos de un proveedor, utiliza el flujo de trabajo Recibir stock para añadirlos al inventario de tu almacén.

1. Haz clic en Recibir stock en el encabezado de la página Inventario.

2. Busca un producto por nombre o escanea su código de barras para localizarlo.

3. Introduce la Cantidad que se va a recibir.

4. Si quieres, añade detalles del lote para realizar un seguimiento.

5. Haz clic en Confirmar recepción para añadir el stock a tu almacén.

Después de confirmar, verás el mensaje «¡Stock recibido!». Haz clic en Escanear otro para seguir recibiendo artículos adicionales o vuelve a la página principal Inventario.

Entrega de artículos a los técnicos

Entrega artículos del almacén a técnicos concretos para que tengan los productos y químicos que necesitan durante las visitas de servicio.

1. Haz clic en Entregar en el encabezado de la página Inventario.

2. Busca un producto por nombre o escanea su código de barras.

3. Selecciona al Técnico que recibirá los artículos.

4. Introduce la Cantidad que se va a entregar. La página muestra la cantidad disponible en el almacén para que no superes tu stock.

5. Haz clic en Confirmar para completar la entrega.

Los artículos pasan de la cantidad del almacén a la cantidad entregada al técnico. Cuando se complete, verás la confirmación «¡Artículos entregados!».

Devolución de inventario por parte de los técnicos

Devuelve al almacén desde el panel los artículos que un técnico ya no necesite. El flujo de devolución comienza desde el técnico, no desde un producto.

1. Abre la página Devolver desde un técnico en la sección Inventario.

2. Selecciona un técnico en el menú desplegable. La página carga todo lo que ese técnico tiene actualmente entregado y muestra cada artículo con su nombre y la cantidad que Tiene.

3. Introduce la cantidad que se devolverá de cada artículo. Usa Todo para devolver la cantidad completa que se tiene de una fila o Borrar para restablecer esa fila a cero.

4. Haz clic en Confirmar devolución para devolver todos los artículos seleccionados al almacén en una sola acción.

Si el técnico no tiene artículos entregados, la página muestra Este técnico no tiene inventario entregado. Después de una devolución correcta, aparece una confirmación con el número de artículos devueltos al almacén. Los artículos devueltos aparecen como transacciones de devolución en el Registro de inventario.

Revisión de las compras enviadas por los técnicos

Los técnicos pueden enviar compras que hayan realizado por su cuenta de artículos que todavía no estén en tu inventario. Las compras enviadas aparecen en la página Envíos de técnicos para su revisión y aprobación.

Abre la página Envíos de técnicos desde la sección Inventario para ver todos los envíos. De forma predeterminada, la página muestra la pestaña Pendientes, que indica el número de envíos que esperan revisión. Cambia a Todos los envíos para consultar el historial completo, incluidos los artículos aprobados y rechazados.

Cada fila de envío muestra una miniatura del recibo (o un marcador de posición), la descripción del producto introducida por el técnico, el nombre del técnico, la cantidad, la unidad, el coste y la fecha. Los envíos pendientes tienen los botones Aprobar y Rechazar.

Aprobar un envío

Haz clic en Aprobar para abrir el cuadro de diálogo de aprobación. Puedes asociar la compra a un producto existente de tu catálogo o crear un producto nuevo:

• Producto existente — Busca en tu catálogo por nombre. La búsqueda se activa después de escribir dos caracteres y muestra coincidencias en tiempo real.

• Producto nuevo — Cambia a este modo para crear una nueva entrada del catálogo para el artículo.

Establece la cantidad, añade opcionalmente un número de lote y notas, y haz clic en Aprobar y añadir al vehículo. La aprobación añade el artículo a tu inventario y lo entrega directamente al técnico que lo envió, ya que este ya lo tiene en su vehículo.

Rechazar un envío

Haz clic en Rechazar para abrir un cuadro de diálogo en el que se te pedirá que introduzcas un motivo. El motivo es obligatorio para que el técnico sepa qué ha ocurrido. Después de confirmarlo, el envío se marca como rechazado y el técnico puede ver el motivo.

Ajuste de las cantidades de stock

Si eres propietario o administrador, puedes ajustar directamente las cantidades de stock para corregir discrepancias causadas por productos dañados, robos, errores de conteo u otros motivos.

1. Busca el producto en la tabla de stock.

2. Haz clic en Ajustar cantidad en la fila.

3. En el cuadro de diálogo Ajustar cantidad de stock, revisa la cantidad Actual.

4. Introduce la cantidad Nueva. El cuadro de diálogo calcula el cambio automáticamente.

5. Introduce un Motivo para el ajuste. Este motivo se registra permanentemente en el registro de auditoría del inventario.

6. Haz clic en Guardar ajuste.

Verás la confirmación «Ajuste guardado» y el cambio aparecerá en el Registro de inventario.

Registro de inventario

El Registro de inventario muestra el historial completo de transacciones de tu stock. Para acceder a él, haz clic en Registro de uso desde la página Inventario.

El registro muestra todas las transacciones de inventario con los siguientes detalles:

• Fecha — Cuándo se realizó la transacción

• Tipo — Recepción, Entrega, Uso, Devolución o Ajuste

• Producto — El artículo involucrado

• Cant. — Cantidad modificada

• Técnico — El técnico involucrado (en entregas, usos y devoluciones)

• Por — Quién realizó la acción

• Notas — Detalles o motivos adicionales

Filtra el registro por tipo de transacción para consultar una actividad específica. Por ejemplo, filtra por «Uso» para ver todos los productos consumidos durante las visitas de servicio, o por «Devolución» para ver los artículos que los técnicos devolvieron al almacén.

Cómo se conecta el inventario con los productos

El inventario realiza un seguimiento de las cantidades de los artículos de tu catálogo de productos. Cuando añades productos en la sección Productos y catálogo, esos artículos pasan a estar disponibles para el seguimiento del inventario.

Cada artículo del catálogo se conecta con el inventario mediante su identificador único. Cuando los técnicos registran el uso de productos químicos durante las visitas de servicio, el sistema hace coincidir automáticamente el nombre del producto químico con tu catálogo. Si existe una coincidencia, el uso reduce el inventario y registra una transacción.

PoolIQ utiliza tu catálogo para ofrecer recomendaciones de productos químicos durante las visitas de servicio. Cuando un técnico registra las lecturas químicas de la piscina, PoolIQ puede sugerir productos químicos y cantidades específicos según los productos de tu catálogo.

Filtrado y búsqueda

En la página principal Inventario, utiliza el filtro de categorías para limitar la vista a tipos de productos específicos:

• Todas las categorías — Muestra todos los artículos rastreados

• Químico — Productos químicos para piscinas, como cloro, ácido y equilibradores

• Producto — Productos generales para servicios de piscinas

• Pieza — Piezas y componentes de equipos

Utiliza la barra de búsqueda para encontrar artículos por nombre, SKU o código de barras. Esto te permite localizar rápidamente productos específicos en catálogos grandes.

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