Inventario

La página Inventario realiza un seguimiento del stock del almacén y de los artículos que tienen los técnicos en toda tu empresa de mantenimiento de piscinas. Puedes consultar las cantidades actuales, recibir nuevo stock, entregar artículos a los técnicos y ver el historial completo de transacciones de cada producto.

Descripción general del inventario

Ve a la página Inventario para consultar los niveles actuales de stock. En la parte superior se muestran tres tarjetas de resumen:

• Almacén — Total de unidades que se encuentran actualmente en el almacén

• Entregados — Total de unidades que tienen actualmente los técnicos

• Productos registrados — Número de artículos del catálogo cuyo seguimiento realizas

La tabla de stock que aparece abajo muestra cada producto con su nombre, SKU, código de barras, cantidad en el almacén, cantidad entregada y unidad de medida. Ordena la tabla por las columnas Producto, Almacén o Entregados para encontrar artículos rápidamente.

Almacenes

Puedes distribuir el stock entre varios almacenes, cada uno con su propio registro de existencias. El inventario se registra tanto para toda la organización por producto como por separado para cada almacén, por lo que un mismo artículo puede estar en más de una ubicación.

Administra los almacenes desde la página Almacenes. Solo los propietarios y administradores pueden ver la opción de menú Almacenes. Cada almacén tiene un nombre y exactamente uno es el almacén predeterminado de la organización. El predeterminado se utiliza cuando no se especifica ningún almacén y no se puede desactivar.

• Añadir almacén — Crea una nueva ubicación.

• Convertir en predeterminado — Establece un almacén como predeterminado de la organización.

• Desactivar — Impide que se ofrezca un almacén para recibir o entregar artículos. La desactivación conserva su historial de transacciones y stock. El almacén predeterminado no se puede desactivar.

• Reactivar — Vuelve a activar un almacén inactivo.

Para recibir stock es necesario seleccionar un almacén; si no se elige ninguno, el stock se asigna al predeterminado. Una entrega se valida únicamente con el almacén seleccionado: el stock de otro almacén no puede cubrirla. Las devoluciones registran el almacén donde se realizan, que no tiene que ser aquel del que el técnico retiró los artículos.

Recepción de stock

Cuando llegan productos de un proveedor, utiliza el flujo de trabajo Recibir stock para añadirlos al inventario del almacén.

1. Haz clic en Recibir stock en el encabezado de la página Inventario.

2. Busca un producto por nombre o escanea su código de barras para localizarlo.

3. Introduce la Cantidad a recibir.

4. Si quieres, añade detalles del lote para facilitar el seguimiento.

5. Haz clic en Confirmar recepción para añadir el stock al almacén.

Después de confirmar, verás el mensaje «¡Stock recibido!». Haz clic en Escanear otro para seguir recibiendo artículos, o vuelve a la página principal de Inventario.

Entrega de artículos a los técnicos

Entrega artículos del almacén a técnicos individuales para que dispongan de los productos y productos químicos que necesitan para las visitas de servicio.

1. Haz clic en Entregar en el encabezado de la página Inventario.

2. Busca un producto por nombre o escanea su código de barras.

3. Selecciona al Técnico que recibirá los artículos.

4. Introduce la Cantidad que se va a entregar. La página muestra la cantidad disponible en el almacén para que no superes el stock.

5. Haz clic en Confirmar entrega para completar la entrega.

Los artículos pasan del recuento del almacén al inventario de artículos entregados del técnico. Cuando se complete, verás la confirmación «¡Entrega realizada!».

Devolución de inventario de los técnicos

Devuelve al almacén, desde el panel, los artículos que un técnico ya no necesita. El flujo de devolución comienza desde el técnico, no desde un producto.

1. Abre la página Devolver de un técnico desde la sección Inventario.

2. Selecciona un técnico en el menú desplegable. La página carga todo lo que ese técnico tiene actualmente entregado, y muestra cada artículo con su nombre y la cantidad que Tiene.

3. Introduce la cantidad que se devolverá de cada artículo. Usa Todo para devolver la cantidad completa que se tiene de una fila, o Borrar para restablecer esa fila a cero.

4. Haz clic en Confirmar devolución para devolver todos los artículos seleccionados al almacén en una sola acción.

Si el técnico no tiene ningún artículo entregado, la página muestra Este técnico no tiene inventario entregado. Después de una devolución correcta, aparece una confirmación con el número de artículos devueltos al almacén. Los artículos devueltos aparecen como transacciones de tipo Devolución en el Registro de inventario.

Revisión de compras enviadas por técnicos

Los técnicos pueden enviar compras que hayan realizado por su cuenta de artículos que todavía no están en tu inventario. Las compras enviadas aparecen en la página Envíos de técnicos para su revisión y aprobación.

Abre la página Envíos de técnicos desde la sección Inventario para ver todos los envíos. De forma predeterminada, la página muestra la pestaña Pendientes, que indica cuántos envíos están esperando revisión. Cambia a Todos los envíos para consultar el historial completo, incluidos los artículos aprobados y rechazados.

Cada fila de envío muestra una miniatura del recibo (o un marcador de posición), la descripción del producto introducida por el técnico, el nombre del técnico, la cantidad, la unidad, el coste y la fecha. Los envíos pendientes tienen los botones Aprobar y Rechazar.

Aprobar un envío

Haz clic en Aprobar para abrir el diálogo de aprobación. Puedes asociar la compra a un producto existente de tu catálogo o crear uno nuevo:

• Producto existente — Busca en tu catálogo por nombre. La búsqueda se activa después de escribir dos caracteres y encuentra productos en tiempo real.

• Producto nuevo — Cambia a este modo para crear una nueva entrada del catálogo para el artículo.

Establece la cantidad, añade opcionalmente un número de lote y notas, y haz clic en Aprobar y añadir al vehículo. La aprobación añade el artículo a tu inventario y lo entrega directamente al técnico que lo envió, ya que este ya lo tiene en su vehículo.

Rechazar un envío

Haz clic en Rechazar para abrir un diálogo que te pedirá introducir un motivo. El motivo es obligatorio para que el técnico sepa qué ocurrió. Después de confirmar, el envío se marca como rechazado y el técnico puede ver el motivo.

Ajuste de cantidades de stock

Si eres propietario o administrador, puedes ajustar directamente las cantidades de stock para corregir discrepancias debidas a mercancía dañada, robos, errores de conteo u otros motivos.

1. Busca el producto en la tabla de stock.

2. Haz clic en Ajustar cantidad en la fila correspondiente.

3. En el diálogo Ajustar cantidad de stock, revisa la cantidad Actual.

4. Introduce la cantidad Nueva. El diálogo calcula el cambio automáticamente.

5. Introduce un Motivo para el ajuste. Este motivo se registra permanentemente en el registro de auditoría del inventario.

6. Haz clic en Guardar ajuste.

Verás la confirmación «Ajuste guardado» y el cambio aparecerá en el Registro de inventario.

Registro de inventario

El Registro de inventario muestra el historial completo de transacciones de tu stock. Para acceder a él, haz clic en Registro de uso desde la página Inventario.

El registro muestra todas las transacciones de inventario con los siguientes detalles:

• Fecha — Cuándo ocurrió la transacción

• Tipo — Recepción, Entrega, Uso, Devolución o Ajuste

• Producto — El artículo involucrado

• Cant. — Cantidad modificada

• Técnico — El técnico involucrado (en entregas, usos y devoluciones)

• Por — Quién realizó la acción

• Notas — Cualquier detalle o motivo adicional

Filtra el registro por tipo de transacción para consultar una actividad específica. Por ejemplo, filtra por «Uso» para ver todos los productos consumidos durante las visitas de servicio, o por «Devolución» para ver los artículos que los técnicos devolvieron al almacén.

Cómo se conecta el inventario con los productos

El inventario realiza un seguimiento de las cantidades de los artículos de tu catálogo de productos. Cuando añades productos en la sección Productos y catálogo, esos artículos pasan a estar disponibles para el seguimiento del inventario.

Cada artículo del catálogo se conecta con el inventario mediante su identificador único. Cuando los técnicos registran el uso de productos químicos durante las visitas de servicio, el sistema asocia automáticamente el nombre del producto químico con tu catálogo. Si existe una coincidencia y hay suficiente stock del técnico, el uso reduce el inventario y registra una transacción; de lo contrario, el registro de uso puede guardarse sin reducir el stock.

PoolIQ utiliza tu catálogo para proporcionar recomendaciones de productos químicos durante las visitas de servicio. Cuando un técnico registra las mediciones químicas de una piscina, PoolIQ puede sugerir productos químicos y cantidades específicos basándose en los productos de tu catálogo.

Filtrado y búsqueda

En la página principal de Inventario, utiliza el filtro de categoría para limitar la vista a tipos de productos específicos:

• Todas las categorías — Muestra todos los artículos registrados

• Producto químico — Productos químicos para piscinas, como cloro, ácido y equilibradores

• Producto — Productos generales para el mantenimiento de piscinas

• Pieza — Piezas y componentes de equipos

Utiliza la barra de búsqueda para encontrar artículos por nombre, SKU o código de barras. Esto te ayuda a localizar rápidamente productos específicos en catálogos grandes.

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