Productos

El catálogo de Productos es el centro principal para gestionar todos los artículos que su empresa de servicios de piscinas utiliza, vende y factura. Desde productos químicos y piezas de equipos hasta servicios de mano de obra, todo comienza aquí antes de pasar a las órdenes de trabajo, las facturas y el seguimiento del inventario.

Comprender las categorías de productos

Cada artículo de su catálogo pertenece a una de cuatro categorías, cada una diseñada para un tipo diferente de producto o servicio:

• Productos — Equipos y bienes tangibles que vende a los clientes, como bombas de piscina, filtros y calentadores.

• Piezas — Componentes utilizados en reparaciones y mantenimiento, como juntas tóricas, empaquetaduras y piezas de repuesto.

• Productos químicos — Suministros para el tratamiento de piscinas, incluidos cloro, ácido, alguicidas y productos químicos para equilibrar el agua.

• Mano de obra — Artículos de servicio que representan trabajos realizados y se facturan por hora (por ejemplo, tiempo del técnico y visitas de servicio).

Las insignias de categoría aparecen en las tarjetas de productos de todo el sistema, lo que facilita identificar los tipos de artículos de un vistazo. Las categorías también determinan qué campos están disponibles: los artículos de mano de obra no muestran los campos de SKU, código de barras, número de pieza, marca ni fabricante, ya que estos solo se aplican a bienes físicos.

Navegar por la página de productos

La página de Productos en /products muestra su catálogo completo con herramientas para buscar, filtrar y gestionar artículos.

Filtrar y buscar

• Filtros de categoría — Haga clic en cualquier tarjeta de categoría para filtrar la lista y mostrar únicamente artículos de Productos, Piezas, Productos químicos o Mano de obra.

• Buscar — Encuentre artículos por nombre, SKU o código de barras usando el cuadro de búsqueda.

• Mostrar inactivos — Active esta opción para incluir artículos desactivados en la lista.

La lista muestra el nombre del artículo, la categoría, el SKU, los precios y el estado. Los controles de paginación de la parte inferior le permiten navegar por catálogos grandes.

Tarjetas de resumen por categoría

En la parte superior de la página, las tarjetas de resumen muestran la cantidad de artículos de cada categoría. Estas tarjetas también funcionan como filtros rápidos: haga clic en una para filtrar instantáneamente la lista por esa categoría.

Crear y editar productos

Haga clic en Agregar artículo para añadir un producto a su catálogo. El formulario desplegable recopila todos los detalles necesarios para los precios, el inventario y la facturación.

Campos obligatorios

• Categoría — Seleccione Productos, Piezas, Productos químicos o Mano de obra.

• Nombre — El nombre del artículo tal como aparece en las facturas y órdenes de trabajo.

Todos los demás campos son opcionales, pero se recomiendan para mantener registros completos de los productos.

Campos de precios

• Precio — El precio de venta predeterminado. Para los artículos de mano de obra, aparece como "Precio (por hora)". Para las demás categorías, aparece como "Precio (por unidad)".

• Costo (interno) — El costo real del artículo para usted. Este valor se mantiene interno y no aparece en los documentos destinados a los clientes.

• Gravable — Marque esta opción si se debe aplicar el impuesto sobre las ventas al facturar el artículo. Está activada de forma predeterminada.

Campos de identificación

Para los artículos que no son de mano de obra, puede añadir identificadores que facilitan la búsqueda en el inventario y las integraciones:

• SKU — Su unidad interna de mantenimiento de existencias (por ejemplo, PMP-001). Los SKU deben ser únicos dentro de su organización; si intenta guardar un artículo con un SKU duplicado, verá un error.

• Código de barras — El código de barras UPC o EAN impreso en el embalaje del producto.

• Número de pieza — El número de pieza del fabricante para componentes de repuesto.

• Marca — El nombre de la marca del producto.

• Fabricante — La empresa que fabrica el artículo.

Campos adicionales

• Descripción — Una descripción más detallada para referencia interna.

• Unidad de medida — Cómo se cuenta el artículo (el valor predeterminado es "cada uno").

• Etiquetas — Etiquetas para organizar y filtrar su catálogo.

• Notas internas — Notas privadas visibles únicamente para su equipo.

Haga clic en Crear artículo para guardar. Para editar un artículo existente, haga clic en su fila en la lista para abrir el formulario Editar artículo, que contiene los mismos campos.

También puede cargar, reemplazar o eliminar una imagen del producto para que el catálogo muestre una miniatura.

Precios de los productos

Los productos almacenan tanto un precio de venta predeterminado como su costo interno:

• Precio aparece como el importe predeterminado de la línea cuando añade el producto a una factura o una orden de trabajo. Puede ajustar el precio en facturas individuales sin cambiar el valor predeterminado del catálogo.

• Costo (interno) le ayuda a realizar un seguimiento de los márgenes y la rentabilidad. Este valor nunca aparece en los documentos de los clientes.

Los precios se muestran en dólares en toda la interfaz. Internamente, el sistema almacena los precios en centavos para garantizar la precisión: cuando introduce $12.50, se almacena como 1250 centavos.

Búsqueda de productos y escaneo de códigos de barras

Al trabajar con el inventario o crear órdenes de trabajo, puede encontrar rápidamente productos por nombre, SKU o código de barras.

Usar la búsqueda de productos

El componente de búsqueda de productos aparece en la búsqueda del inventario y al añadir artículos a las órdenes de trabajo. Escriba en el cuadro de búsqueda, cuyo texto de marcador de posición es "Buscar por nombre, SKU o código de barras...", para encontrar artículos coincidentes.

Los resultados muestran:

• Nombre del producto

• Insignia de categoría

• SKU (si está asignado)

• Código de barras (si está asignado)

• Cantidad y unidad en el almacén

Búsqueda por código de barras

Escanee o introduzca un código de barras para mostrar al instante el producto correspondiente. Si se encuentra, verá los detalles del artículo junto con las existencias actuales del almacén. Si ningún producto coincide con el código de barras, el sistema muestra "Producto no encontrado" con la acción Crear nuevo producto para añadirlo rápidamente al catálogo.

Cómo se conectan los productos con otras funciones

Órdenes de trabajo

Al crear órdenes de trabajo, puede buscar y seleccionar artículos de su catálogo de productos. Los artículos del catálogo se convierten en líneas de la orden de trabajo y conservan su nombre, categoría y precio predeterminado. Esto garantiza precios y descripciones de artículos uniformes en todos sus registros de servicio.

Facturas

Los formularios de factura también incluyen un selector de catálogo que busca entre sus productos. Cuando añade un artículo del catálogo a una factura, la categoría se asigna a las categorías de las líneas de factura:

• Mano de obra → Servicio

• Productos químicos → Producto químico

• Piezas → Reparación

• Productos → Equipo

Esta asignación automática mantiene sus facturas organizadas por tipo de trabajo y conserva la conexión con su catálogo principal.

Inventario

Los productos con SKU y códigos de barras se integran con el seguimiento del inventario. La cantidad en almacén que se muestra en la búsqueda de productos proviene de sus registros de inventario, lo que le ofrece visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias al crear órdenes de trabajo o facturas.

Sincronización con QuickBooks Online

Si ha conectado QuickBooks Online, al crear o actualizar artículos del catálogo se pone automáticamente en cola un trabajo de sincronización para replicar el artículo en QuickBooks. Esto mantiene su sistema contable sincronizado con el catálogo de servicios sin necesidad de introducir los datos dos veces manualmente.

Importar productos

Añada artículos al catálogo en bloque desde una hoja de cálculo o importe un solo producto a partir de una captura de pantalla de la página de un proveedor. Ambas opciones se encuentran en el menú Más acciones de la página Productos y catálogo.

Importación masiva

Use la importación masiva para cargar muchos productos a la vez cuando migre desde otra plataforma de servicios de piscinas o ya tenga una lista de productos.

1. En la página Productos y catálogo, abra Más acciones y seleccione Importación masiva.

2. Cargue un archivo CSV o XLSX arrastrándolo a la zona de carga o haciendo clic para buscarlo. El cuadro de diálogo acepta exportaciones de Skimmer, PoolBrain, ServiceTitan y otras plataformas habituales de servicios de piscinas.

3. Asigne las columnas de su archivo a los campos del catálogo; debe asignar como mínimo la columna Nombre.

4. Elija si desea actualizar los productos existentes: cuando esta opción está activada, los artículos que coinciden por SKU, número de pieza o nombre dentro de la misma categoría se actualizan en lugar de crear duplicados.

5. Haga clic en Importar artículos para procesar el archivo.

La importación muestra los resultados con el número de artículos creados, actualizados y omitidos, además de los detalles de cualquier problema.

Importación individual

La importación individual crea un producto a partir de una captura de pantalla de la página de un producto del proveedor. Chisel Tide extrae los detalles del producto y una foto recortada del producto, y después abre el formulario Nuevo artículo para que lo revise antes de guardarlo.

1. En la página Productos y catálogo, abra Más acciones y seleccione Importación individual.

2. Cargue una captura de pantalla de la página del producto del proveedor: seleccione un archivo, arrástrelo y suéltelo, o pegue una imagen desde el portapapeles. Solo se aceptan imágenes PNG, JPEG y WebP de hasta 4,2 MB.

3. Haga clic en Extraer. El cuadro de diálogo muestra Extrayendo… mientras procesa la imagen.

4. Revise el formulario Nuevo artículo, que aparece rellenado previamente. La categoría, el nombre, la descripción, el SKU, el código de barras, el número de pieza, la marca, el fabricante, la unidad de medida y la imagen del producto extraídos se completan automáticamente.

5. Compruebe el precio del proveedor: este se completa en Costo (interno), nunca en Precio, que es visible para el cliente. Introduzca usted mismo el precio de venta.

6. Corrija los valores extraídos que sea necesario y, después, haga clic en Crear artículo para guardar el producto.

No se guarda nada hasta que seleccione Crear artículo; cancelar el formulario no crea el artículo. El nombre del proveedor se normaliza y se añade al campo Etiquetas, donde puede editarlo antes de guardar.

Desactivar productos

Cuando ya no quiera que un producto aparezca en los resultados de búsqueda ni en los selectores, desactívelo en lugar de eliminarlo. Los productos desactivados:

• Desaparecen de los resultados de búsqueda activos y de los selectores del catálogo

• Permanecen en su base de datos como referencia histórica

• Se pueden consultar activando "Mostrar inactivos" en la página de productos

• Siguen apareciendo en las facturas y órdenes de trabajo antiguas en las que se utilizaron

Para desactivar un producto, ábralo para editarlo y use la acción de desactivación. El producto aparecerá como inactivo en la vista de lista.

También puede usar Eliminar artículo para eliminar un producto de forma lógica. Los productos eliminados de forma lógica dejan de aparecer en el selector activo, pero conservan las referencias históricas a líneas de facturas y trabajos. Restaure un producto inactivo cuando necesite volver a incluirlo en el catálogo.

Solución de problemas

Siguientes pasos

• Realice un seguimiento de los niveles de existencias en Inventario para ver las cantidades del almacén junto a su catálogo de productos.

• Use los productos en Órdenes de trabajo para crear registros de servicio precisos con precios uniformes.

• Genere facturas a partir de trabajos completados utilizando su catálogo para una facturación profesional y detallada.