Contabilidad

La sección Contabilidad de Configuración contiene tu integración con QuickBooks Online para sincronizar clientes, facturas y pagos entre Chisel Tide y QuickBooks. Una vez conectada, puedes mantener tus registros financieros sincronizados en ambos sistemas.

Descripción general de la integración con QuickBooks Online

La integración con QuickBooks Online te permite:

• Sincronizar clientes — Vincula los clientes de Chisel Tide con los clientes de QuickBooks para mantener un único registro de cliente

• Sincronizar facturas — Envía a QuickBooks las facturas creadas en Chisel Tide para la contabilidad

• Sincronizar pagos — Registra en QuickBooks los pagos recibidos en Chisel Tide

• Seguir artículos — Vincula los artículos de servicio entre ambos sistemas para generar informes precisos por partida

Estados de conexión

El panel de QuickBooks muestra uno de cuatro estados de conexión:

• No conectado — No hay ninguna cuenta de QuickBooks vinculada. Haz clic en Conectar con QuickBooks para comenzar la integración.

• Conectado — Has autorizado el acceso a QuickBooks, pero no has completado la configuración. El asistente de configuración te guía para asignar cuentas y activar la integración.

• Caducado — La autorización de QuickBooks ha caducado. Haz clic en Volver a conectar para restaurar la conexión y reanudar la sincronización.

• Activo — La integración está completamente configurada y sincronizando. Verás el número de entidades sincronizadas de clientes, artículos, facturas y pagos.

Configurar QuickBooks Online

Si aún no has conectado QuickBooks, verás el estado No conectado con un botón Conectar con QuickBooks. Haz clic en este botón para comenzar la autorización.

Después de conectar tu empresa de QuickBooks, el estado cambia a Conectado y muestra el mensaje "QuickBooks está conectado. Completa el asistente de configuración para comenzar a sincronizar."

Paso 1: Cuentas

El primer paso asigna tus datos financieros de Chisel Tide a las cuentas de QuickBooks. Selecciona qué cuentas de QuickBooks recibirán las transacciones sincronizadas:

• Cuenta de ingresos * (obligatoria) — Indica dónde se registran como ingresos en QuickBooks las partidas de las facturas. Elige una cuenta de ingresos de tu plan de cuentas de QuickBooks.

• Cuenta de depósito de pagos * (obligatoria) — Indica dónde se depositan los pagos recibidos de los clientes. Elige una cuenta bancaria de tus cuentas de QuickBooks.

• Cuenta de pagos (opcional) — Sirve para realizar el seguimiento de las transferencias de pagos si procesas pagos mediante Chisel Tide con Stripe.

• Cuenta de comisiones de pago (opcional) — Indica dónde se registran como gastos las comisiones de procesamiento de pagos de Stripe.

Los menús desplegables de cuentas están agrupados por tipo (Ingresos, Banco, Gastos/Coste de ventas) para ayudarte a encontrar la cuenta adecuada. Si ninguna cuenta coincide con una categoría, se muestran todas las cuentas.

Después de seleccionar tus cuentas, haz clic en Siguiente: revisar clientes.

Fondos no depositados y conciliación automática de pagos

Elige Fondos no depositados como Cuenta de depósito de pagos para activar la conciliación automática de los depósitos diarios de pagos de Stripe. Fondos no depositados se identifica mediante el subtipo de cuenta de QuickBooks, no por su nombre visible, por lo que sigue funcionando aunque QuickBooks cambie el nombre de la cuenta (por ejemplo, a Pagos por depositar).

Con Fondos no depositados seleccionado, los pagos de los clientes se registran en esa cuenta de retención, los depósitos diarios de pagos de Stripe pueden conciliarse automáticamente con los pagos y la línea de comisiones, y el registro automático de pagos puede generar un depósito equivalente al importe exacto que llegó al banco. Si eliges otra cuenta de depósito, Tide advierte que los pagos se registran individualmente en el registro de esa cuenta y que los depósitos diarios de pagos de Stripe no pueden conciliarse automáticamente.

El registro automático de pagos es una opción independiente, Registrar automáticamente los pagos de Stripe en QuickBooks. Cuando está activada, los pagos que contienen algo que Tide no puede verificar —como un reembolso, un ajuste o un pago que no pasó por Tide— se omiten y se marcan para introducirlos manualmente.

Paso 2: Clientes

Este paso vincula tus clientes de Chisel Tide con los clientes existentes de QuickBooks. Haz clic en Cargar coincidencias de clientes y artículos para obtener los datos coincidentes de QuickBooks.

El sistema importa los registros de clientes de tu empresa de QuickBooks y relaciona los clientes de Chisel Tide con los clientes de QuickBooks por nombre e información de contacto. Las coincidencias se agrupan en dos categorías:

• Alta confianza — seleccionadas automáticamente — Coincidencias sólidas de nombre o contacto que se marcan de forma predeterminada.

• Requieren tu revisión — confirmar cada una — Coincidencias menos sólidas que requieren confirmación manual.

Si no se encuentran coincidencias automáticas, el paso muestra No se encontraron coincidencias automáticas — todos los registros se crearán como nuevos en QBO.

Buscar clientes de QuickBooks

Cada fila de cliente tiene un icono de búsqueda que abre un panel de búsqueda de clientes de QuickBooks. Escribe al menos dos caracteres del nombre visible para buscar. Los registros que ya están vinculados a otro cliente no aparecen en los resultados.

Guardar coincidencias sin activar

Puedes guardar las coincidencias marcadas sin completar toda la configuración. Haz clic en Guardar coincidencia (o en Guardar coincidencias cuando haya varias filas seleccionadas) para guardar las parejas marcadas. Aparece una confirmación: Coincidencias guardadas — Se guardaron las coincidencias de clientes. Se almacenan permanentemente; puedes cerrar esta página y terminar el resto más tarde.

Las coincidencias guardadas se eliminan de la lista de revisión y no volverán a aparecer en futuras ejecuciones de configuración. En la parte superior del paso aparece un contador de coincidencias guardadas que muestra cuántas ya se han vinculado.

Cuando quieras continuar, haz clic en Siguiente: revisar artículos. También puedes importar clientes de QuickBooks no coincidentes a Chisel Tide mediante la casilla de importación del último paso.

Excluir un cliente de QuickBooks

Puedes excluir a un cliente concreto de la sincronización con QuickBooks. Desde el perfil del cliente, abre la sección de QuickBooks y selecciona Excluir de QuickBooks. Los clientes excluidos no se crean ni actualizan en QuickBooks, y sus facturas y pagos no se sincronizan. Usa Incluir en QuickBooks para revertir la exclusión. Excluir a un cliente no elimina ningún registro de QuickBooks que ya se haya creado para él.

Paso 3: Artículos

Este paso vincula tus artículos de servicio (productos y servicios que vendes) entre Chisel Tide y QuickBooks. Revisa las coincidencias de artículos para garantizar informes precisos por partida en QuickBooks.

Al igual que con las coincidencias de clientes, puedes guardar las coincidencias de artículos marcadas sin completar toda la configuración. Haz clic en Guardar coincidencia o Guardar coincidencias para guardar las parejas marcadas. Aparece una confirmación: Coincidencias guardadas — Se guardaron las coincidencias de artículos. Se almacenan permanentemente; puedes cerrar esta página y terminar el resto más tarde.

Después de revisar, haz clic en Siguiente: revisar resumen.

Paso 4: Revisar

El paso de revisión muestra un resumen de:

• Ya vinculados (coincidencias guardadas) — Parejas de clientes y artículos guardadas en pasos anteriores.

• Vinculándose ahora (coincidencias marcadas) — Parejas que has marcado pero aún no has guardado; se vincularán durante la activación.

• Sugerencias pendientes de revisión (no sincronizadas) — Sugerencias no marcadas que no se importarán ni enviarán a QuickBooks; permanecerán sin cambios.

• Nuevos clientes que se crearán en QuickBooks — Clientes de Chisel Tide sin coincidencia en QuickBooks.

• Clientes de QuickBooks que se importarán a Tide — Clientes de QuickBooks sin coincidencia que puedes importar. Marca Incluir clientes de QuickBooks desactivados para incluir los registros desactivados.

• Nuevos artículos que se crearán en QuickBooks — Artículos de servicio sin coincidencia en QuickBooks.

Revisa todo detenidamente. Después de la activación, los datos sincronizados seguirán el flujo definido por tus asignaciones de cuentas.

Paso 5: Activar

Cuando estés listo, haz clic en Activar y sincronizar para completar la configuración y comenzar a sincronizar. El botón primero guarda las coincidencias marcadas que no se hayan guardado (muestra Guardando coincidencias...) y después ejecuta la activación (muestra Activando y sincronizando...).

La activación requiere una cuenta de ingresos y una asignación de artículo de QuickBooks para cada categoría de partida. Si falta cualquiera de ellas, la activación no continuará.

Cuando se complete correctamente, verás una confirmación con el número de entidades sincronizadas. El estado de conexión cambia a Activo.

Gestionar una conexión activa

Cuando la integración con QuickBooks está activa, el panel muestra información sobre el estado de sincronización y ofrece varias acciones de gestión.

Estado de sincronización

La sección de estado muestra:

• Clientes — Número de clientes sincronizados con QuickBooks

• Artículos — Número de artículos de servicio sincronizados

• Facturas — Número de facturas sincronizadas

• Pagos — Número de pagos sincronizados

Las tarjetas de estado de sincronización muestran:

• Última sincronización — Marca de tiempo de la sincronización más reciente

• Pendientes — Número de elementos que esperan sincronizarse

• Fallidos — Número de sincronizaciones que encontraron errores

Si la última sincronización encontró un error, un cuadro de error rojo muestra el mensaje de error.

Acciones de sincronización manual

El panel ofrece tres acciones de sincronización:

• Sincronizar ahora — Procesa todos los cambios pendientes de la cola de sincronización. Úsalo para enviar inmediatamente a QuickBooks nuevos clientes, facturas o pagos en lugar de esperar a la sincronización automática. El botón muestra Sincronizando... durante el procesamiento.

• Conciliar — Analiza todos los clientes, artículos, facturas y pagos para detectar cualquier elemento de Chisel Tide que no se haya sincronizado con QuickBooks. Úsalo cuando se haya editado algo fuera de la aplicación o sospeches que faltan sincronizaciones. Es más lento que Sincronizar ahora. El botón muestra Conciliando... durante el procesamiento.

• Desconectar — Elimina la conexión con QuickBooks. La sincronización se detiene, pero las asignaciones de cuentas se conservan para volver a conectar en el futuro. Verás una solicitud de confirmación: "¿Seguro que quieres desconectar QuickBooks? La sincronización se detendrá, pero las asignaciones de datos se conservarán."

Ver la actividad de sincronización

Haz clic en Ver actividad de sincronización para abrir un panel detallado de registros que muestra:

• Pendientes (cantidad) — Elementos en cola para la próxima sincronización

• Fallidos (cantidad) — Sincronizaciones fallidas con detalles del error

• Actividad reciente — Elementos sincronizados correctamente con sus marcas de tiempo

Las sincronizaciones fallidas muestran mensajes de error para ayudar a diagnosticar problemas. Los elementos pendientes muestran el mensaje: "cambios en cola para la próxima sincronización. Haz clic en 'Sincronizar ahora' para procesarlos inmediatamente."

Haz clic en Ocultar actividad de sincronización para contraer el panel.

Coincidencias pendientes

Cuando QuickBooks no puede identificar automáticamente al cliente o artículo asociado a una transacción, esta pasa a Coincidencias pendientes en lugar de sincronizarse. Abre Coincidencias pendientes desde el panel de actividad de sincronización para revisar cada transacción sin resolver y asignar el cliente o artículo correcto de QuickBooks. Resolver una coincidencia permite que la transacción se sincronice en el siguiente ciclo.

QuickBooks requiere atención

La página de QuickBooks muestra el estado requiere atención cuando los elementos necesitan una acción humana: Una cosa requiere tu atención o N cosas requieren tu atención. Cuando no hay nada que requiera atención, muestra Tu QuickBooks está actualizado. Los elementos que todavía se reintentan automáticamente aparecen en En proceso — no se requiere ninguna acción.

Cada tarjeta explica una causa principal y ofrece la acción que la resuelve. Las tarjetas se agrupan para que las facturas, pagos y depósitos relacionados se contabilicen bajo su problema principal en lugar de aparecer por separado. Entre las tarjetas habituales se incluyen:

• QuickBooks ya no tiene el registro de este cliente — El cliente vinculado de QuickBooks se eliminó o fusionó. Usa Corregir vínculo del cliente para volver a vincularlo o Marcar como gestionado.

• Conectado a un registro inactivo de QuickBooks — El cliente vinculado está inactivo en QuickBooks. Vuelve a vincularlo o reactívalo allí y, después, selecciona Marcar como gestionado.

• Dos registros de clientes parecen corresponder a la misma persona — Los clientes locales comparten un nombre o correo electrónico y solo uno puede ser propietario de la conexión de QuickBooks. Mantén conectado el registro correcto, marca el otro como No sincronizar o combina los datos localmente.

• Marcado como "No sincronizar", pero el dinero aún pertenece a los libros — Un cliente desactivado está excluido de la sincronización aunque todavía haya pagos o facturas pendientes. Elimina la opción No sincronizar en el Centro de coincidencias de clientes.

• No se han registrado depósitos bancarios recientemente — Los pagos se están liquidando, pero no se ha registrado ningún pago de Stripe en QuickBooks durante el periodo de revisión. Usa Abrir depósitos.

• Es necesario registrar manualmente un depósito bancario — Un pago no puede registrarse automáticamente y requiere una introducción manual. Usa Abrir depósitos.

• Esta factura no tiene actualmente ninguna vía de entrada a QuickBooks (o este pago) — El elemento no está en QuickBooks y no tiene ninguna tarea de sincronización programada. Usa Comprobar todo para ejecutar una comparación completa y volver a buscar entidades faltantes.

• Los nombres ya no coinciden — Un cliente conectado tiene un nombre diferente en QuickBooks. Verifica el registro vinculado, cambia el vínculo si es incorrecto o descarta el hallazgo si el cambio de nombre es legítimo.

Marcar como gestionado elimina una tarjeta de la lista cuando has resuelto el asunto directamente en QuickBooks o no corresponde; puedes añadir una nota opcional. Reintentar vuelve a enviar una tarea individual a través de la sincronización; si tiene éxito, muestra Listo — "asunto" ya está en QuickBooks. Reintentar todo aparece cuando hay más de una tarjeta en la lista.

Resumen diario de QuickBooks

El Resumen diario de QuickBooks es una notificación de administrador que configuras en Configuración → Notificaciones. Envía un correo diario mientras haya elementos de QuickBooks que requieran atención —qué está pendiente, los importes implicados y dónde solucionarlo—. Solo se envía cuando hay tarjetas que requieren atención humana (se excluyen los elementos que aún se reintentan automáticamente), como máximo una vez al día mientras el problema siga abierto, y se detiene cuando no queda nada pendiente. Elige los miembros del equipo que lo recibirán; si dejas vacía la lista de destinatarios, se enviará a todos los propietarios y administradores.

Coincidencias y revisión de clientes

Abre Revisar coincidencias desde la página de QuickBooks para acceder al Centro de coincidencias de clientes. Allí se muestran las coincidencias de clientes sugeridas para revisar, los clientes que aún no están conectados a QuickBooks, el directorio de clientes conectados de QuickBooks y los clientes excluidos marcados para no sincronizarse.

Las coincidencias sugeridas muestran el cliente local y el registro probable de QuickBooks con los datos de contacto. Comprueba los datos y luego selecciona Conectar en los casos correctos; sus facturas y pagos se sincronizarán automáticamente en la próxima sincronización. Los clientes no vinculados se crean automáticamente como clientes nuevos en QuickBooks; si alguno ya existe con otro nombre, vincúlalo primero para evitar duplicados. Usa Vincular con QuickBooks o No sincronizar para cada cliente.

Al volver a vincular un cliente se abre un panel de búsqueda que pregunta qué registro de QuickBooks corresponde al cliente. Los registros ya vinculados a otro cliente o inactivos en QuickBooks aparecen desactivados hasta que desvincules o reactives esos registros. Antes de guardar el vínculo, una confirmación muestra ambos nombres de cliente, cuántas facturas sincronizadas se trasladarán automáticamente, cuántas tienen pagos asociados y requieren un traslado manual en QuickBooks, y cualquier factura, pago o depósito liberado.

Corregir el vínculo de un cliente, confirmar una coincidencia, eliminar No sincronizar o reactivar un cliente libera automáticamente las facturas, pagos y depósitos bancarios relacionados que estaban pendientes por ese motivo.

Los clientes desactivados siguen sincronizándose hasta quedar liquidados

Un cliente desactivado puede seguir sincronizándose con QuickBooks mientras tenga facturas pendientes o registros relacionados con dinero sin sincronizar, para que los libros sigan siendo precisos. Elegir No sincronizar para ese cliente anula este comportamiento y detiene la sincronización de sus registros.

Volver a conectar una conexión caducada

Los tokens de autorización de QuickBooks caducan periódicamente por motivos de seguridad. Cuando ocurre, el estado muestra Caducado con el mensaje "Tu conexión con QuickBooks ha caducado. Vuelve a conectarla para reanudar la sincronización."

Haz clic en Volver a conectar para autorizar QuickBooks de nuevo. Tus asignaciones de cuentas y el historial de sincronización se conservan, por lo que puedes reanudar la sincronización inmediatamente después de volver a conectar.

Cómo funciona la sincronización de QuickBooks

Cuando tu integración está activa, Chisel Tide sincroniza automáticamente los datos con QuickBooks:

• Nuevos clientes — Se crean en QuickBooks cuando se añaden en Chisel Tide

• Clientes actualizados — Los cambios se sincronizan en el siguiente ciclo de sincronización

• Facturas — Se crean en QuickBooks con las partidas asignadas a tu cuenta de ingresos

• Pagos — Se registran en QuickBooks con la cuenta de depósito que seleccionaste

La cola de sincronización procesa los cambios automáticamente. Usa Sincronizar ahora para enviar los cambios inmediatamente en lugar de esperar.

Facturas con impuesto sobre las ventas

Que una factura con impuestos se sincronice con QuickBooks depende de cómo gestione el impuesto sobre las ventas la empresa de QuickBooks conectada. El paso Cuentas de la configuración muestra el modo de impuesto sobre las ventas detectado: impuesto sobre las ventas automatizado, impuesto sobre las ventas manual, impuesto sobre las ventas desactivado o una configuración de impuestos que aún no se ha podido leer. Las conexiones existentes adoptan automáticamente el modo detectado, por lo que no es necesario volver a ejecutar el asistente de configuración.

• Impuesto sobre las ventas automatizado — Las facturas con impuestos se sincronizan. Tide envía el importe de impuestos que calculó, aplica el impuesto después del descuento y transmite la dirección de servicio del inmueble (usando como alternativa la dirección de facturación del cliente) para que QuickBooks determine la jurisdicción fiscal correcta.

• Impuesto sobre las ventas manual o impuesto sobre las ventas desactivado — Las facturas con impuestos quedan retenidas, junto con sus pagos y depósitos relacionados. Introduce manualmente la factura y el pago en QuickBooks y, después, usa Marcar como gestionado en la tarjeta en lugar de reintentar la sincronización.

• No se pudo leer la configuración de impuestos — Las facturas con impuestos quedan pendientes. La tarjeta del pago relacionado ofrece Reintentar; si el problema continúa, vuelve a conectar QuickBooks desde la página de configuración.

Las facturas con impuestos pagadas de antes de que se implementara la sincronización de impuestos siguen siendo los registros introducidos manualmente que ya eran y no se vuelven a enviar. Cuando QuickBooks guarda un total diferente para una factura sincronizada del que calculó Tide, Tide elimina, cuando es posible, la factura recién creada y muestra una tarjeta con Reintentar y Marcar como gestionado. Antes de reintentar, comprueba la configuración de exención de impuestos del cliente en QuickBooks, la configuración fiscal de los productos de la factura y si el impuesto sobre las ventas está activado en QuickBooks.

Solución de problemas

Siguientes pasos

Cuando QuickBooks esté activo, crea facturas desde Facturas o desde una orden de trabajo completada y, después, realiza el seguimiento de los cobros en Pagos. Las facturas pagadas con una asignación de cliente de QuickBooks se exportan automáticamente en el siguiente ciclo de sincronización.