Contabilidad

La sección Contabilidad de Configuración contiene tu integración con QuickBooks Online para sincronizar clientes, facturas y pagos entre Chisel Tide y QuickBooks. Una vez conectada, puedes mantener tus registros financieros sincronizados en ambos sistemas.

Descripción general de la integración con QuickBooks Online

La integración con QuickBooks Online te permite:

• Sincronizar clientes — Vincula los clientes de Chisel Tide con los clientes de QuickBooks para mantener un único registro de cliente

• Sincronizar facturas — Envía a QuickBooks las facturas creadas en Chisel Tide para la contabilidad

• Sincronizar pagos — Registra en QuickBooks los pagos recibidos en Chisel Tide

• Seguir artículos — Vincula los artículos de servicio entre ambos sistemas para generar informes precisos por partida

Estados de conexión

El panel de QuickBooks muestra uno de cuatro estados de conexión:

• No conectado — No hay ninguna cuenta de QuickBooks vinculada. Haz clic en Conectar con QuickBooks para comenzar la integración.

• Conectado — Has autorizado el acceso a QuickBooks, pero aún no has completado la configuración. El asistente de configuración te guía para asignar cuentas y activar la integración.

• Caducado — Tu autorización de QuickBooks ha caducado. Haz clic en Volver a conectar para restaurar la conexión y reanudar la sincronización.

• Activo — La integración está completamente configurada y sincronizando datos. Verás el número de entidades sincronizadas: clientes, artículos, facturas y pagos.

Configurar QuickBooks Online

Si aún no has conectado QuickBooks, verás el estado No conectado con un botón Conectar con QuickBooks. Haz clic en este botón para comenzar la autorización.

Después de conectar tu empresa de QuickBooks, el estado cambia a Conectado y muestra el mensaje "QuickBooks está conectado. Completa el asistente de configuración para comenzar la sincronización."

Paso 1: Cuentas

El primer paso asigna tus datos financieros de Chisel Tide a las cuentas de QuickBooks. Selecciona qué cuentas de QuickBooks recibirán las transacciones sincronizadas:

• Cuenta de ingresos * (obligatoria) — Aquí se registran como ingresos en QuickBooks las partidas de las facturas. Elige una cuenta de ingresos del plan contable de QuickBooks.

• Cuenta de depósito de pagos * (obligatoria) — Aquí se depositan los pagos recibidos de los clientes. Elige una cuenta bancaria de tus cuentas de QuickBooks.

• Cuenta de desembolsos (opcional) — Para realizar un seguimiento de las transferencias de desembolsos si procesas pagos mediante Chisel Tide con Stripe.

• Cuenta de comisiones de pago (opcional) — Aquí se registran como gastos las comisiones de procesamiento de pagos de Stripe.

Los menús desplegables de cuentas están agrupados por tipo (Ingresos, Banco, Gastos/Coste de bienes vendidos) para ayudarte a encontrar la cuenta adecuada. Si ninguna cuenta coincide con una categoría, se muestran todas las cuentas.

Después de seleccionar tus cuentas, haz clic en Siguiente: Revisar clientes.

Fondos no depositados y conciliación automática de desembolsos

Elige Fondos no depositados como Cuenta de depósito de pagos para activar la conciliación automática de los depósitos diarios de desembolsos de Stripe. Fondos no depositados se identifica mediante el subtipo de cuenta de QuickBooks, no por su nombre visible, por lo que seguirá funcionando aunque QuickBooks cambie el nombre de la cuenta (por ejemplo, a Pagos para depositar).

Con Fondos no depositados seleccionado, los pagos de los clientes se registran en esa cuenta de retención, los depósitos diarios de desembolsos de Stripe se pueden conciliar automáticamente con los pagos y la partida de comisiones, y el registro automático de desembolsos puede generar un depósito igual al importe exacto que llegó al banco. Si eliges otra cuenta de depósito, Tide te avisa de que los pagos se registran individualmente en el registro de esa cuenta y que los depósitos diarios de desembolsos de Stripe no se pueden conciliar automáticamente.

El registro automático de desembolsos es una opción independiente: Registrar automáticamente los desembolsos de Stripe en QuickBooks. Cuando está activada, se omiten y marcan para introducir manualmente los desembolsos que contienen algo que Tide no puede verificar, como un reembolso, un ajuste o un pago que no se procesó mediante Tide.

Paso 2: Clientes

En este paso se vinculan tus clientes de Chisel Tide con los clientes existentes de QuickBooks. Haz clic en Cargar coincidencias de clientes y artículos para obtener los datos de coincidencia de QuickBooks.

El sistema importa los registros de clientes de tu empresa de QuickBooks y vincula los clientes de Chisel Tide con los clientes de QuickBooks por nombre e información de contacto. Las coincidencias se agrupan en dos categorías:

• Alta confianza — seleccionadas automáticamente — Coincidencias sólidas de nombre o contacto que aparecen seleccionadas de forma predeterminada.

• Requieren tu revisión — confirmar cada una — Coincidencias menos sólidas que requieren confirmación manual.

Si no se encuentran coincidencias automáticas, el paso muestra No se encontraron coincidencias automáticas — todos los registros se crearán como nuevos en QBO.

Buscar clientes de QuickBooks

Cada fila de cliente tiene un icono de búsqueda que abre un panel de búsqueda de clientes de QuickBooks. Escribe al menos dos caracteres del nombre visible para buscar. Los registros que ya están vinculados a otro cliente no aparecen en los resultados.

Guardar coincidencias sin activar

Puedes guardar las coincidencias seleccionadas sin completar toda la configuración. Haz clic en Guardar coincidencia (o en Guardar coincidencias cuando haya varias filas seleccionadas) para guardar las parejas seleccionadas. Aparece una confirmación: Coincidencias guardadas — Se guardaron las coincidencias de clientes. Se almacenan permanentemente; puedes cerrar esta página y terminar el resto más tarde.

Las coincidencias guardadas se eliminan de la lista de revisión y no volverán a aparecer en futuras ejecuciones de configuración. En la parte superior del paso aparece un contador de coincidencias guardadas que indica cuántas ya se han vinculado.

Cuando estés listo para continuar, haz clic en Siguiente: Revisar artículos. También puedes importar clientes de QuickBooks no coincidentes a Chisel Tide mediante la casilla de importación del último paso.

Excluir un cliente de QuickBooks

Puedes excluir a un cliente individual de la sincronización con QuickBooks. Desde el perfil del cliente, abre la sección de QuickBooks y selecciona Excluir de QuickBooks. Los clientes excluidos no se crean ni actualizan en QuickBooks, y sus facturas y pagos no se sincronizan. Usa Incluir en QuickBooks para revertir la exclusión. Excluir a un cliente no elimina ningún registro de QuickBooks que ya se haya creado para él.

Paso 3: Artículos

En este paso se vinculan tus artículos de servicio (los productos y servicios que vendes) entre Chisel Tide y QuickBooks. Revisa las coincidencias de artículos para garantizar informes precisos por partida en QuickBooks.

Al igual que con las coincidencias de clientes, puedes guardar las coincidencias de artículos seleccionadas sin completar toda la configuración. Haz clic en Guardar coincidencia o Guardar coincidencias para guardar las parejas seleccionadas. Aparece una confirmación: Coincidencias guardadas — Se guardaron las coincidencias de artículos. Se almacenan permanentemente; puedes cerrar esta página y terminar el resto más tarde.

Después de revisar, haz clic en Siguiente: Revisar resumen.

Paso 4: Revisión

El paso de revisión muestra un resumen de:

• Ya vinculadas (coincidencias guardadas) — Parejas de clientes y artículos guardadas en pasos anteriores.

• Vinculándose ahora (coincidencias seleccionadas) — Parejas que has seleccionado pero aún no has guardado; se vincularán durante la activación.

• Sugerencias para revisar más tarde (no sincronizadas) — Sugerencias no seleccionadas que no se importarán ni enviarán a QuickBooks; permanecerán sin cambios.

• Nuevos clientes que se crearán en QuickBooks — Clientes de Chisel Tide sin una coincidencia en QuickBooks.

• Clientes de QuickBooks que se importarán a Tide — Clientes de QuickBooks sin coincidencia que puedes importar. Selecciona Incluir clientes de QuickBooks desactivados para incluir los registros desactivados.

• Nuevos artículos que se crearán en QuickBooks — Artículos de servicio sin una coincidencia en QuickBooks.

Revisa todo cuidadosamente. Después de la activación, los datos sincronizados se transferirán según las asignaciones de tus cuentas.

Paso 5: Activar

Cuando estés listo, haz clic en Activar y sincronizar para completar la configuración y comenzar la sincronización. El botón primero guarda las coincidencias seleccionadas que no se hayan guardado (muestra Guardando coincidencias...) y luego ejecuta la activación (muestra Activando y sincronizando...).

La activación requiere una cuenta de ingresos y una asignación de artículo de QuickBooks para cada categoría de partida. Si falta cualquiera de ellas, la activación no continuará.

Cuando se complete correctamente, verás una confirmación con el número de entidades sincronizadas. El estado de conexión cambia a Activo.

Gestionar una conexión activa

Una vez activa la integración con QuickBooks, el panel muestra información sobre el estado de sincronización y ofrece varias acciones de gestión.

Estado de sincronización

La sección de estado muestra:

• Clientes — Número de clientes sincronizados con QuickBooks

• Artículos — Número de artículos de servicio sincronizados

• Facturas — Número de facturas sincronizadas

• Pagos — Número de pagos sincronizados

Las tarjetas de estado de sincronización muestran:

• Última sincronización — Marca de tiempo de la sincronización más reciente

• Pendientes — Número de elementos en espera de sincronización

• Fallidos — Número de sincronizaciones que encontraron errores

Si la última sincronización encontró un error, un cuadro de error rojo muestra el mensaje de error.

Acciones de sincronización manual

El panel ofrece tres acciones de sincronización:

• Sincronizar ahora — Procesa todos los cambios pendientes de la cola de sincronización. Úsalo para enviar inmediatamente a QuickBooks nuevos clientes, facturas o pagos, en lugar de esperar a la sincronización automática. El botón muestra Sincronizando... mientras se procesa.

• Conciliar — Analiza todos los clientes, artículos, facturas y pagos para encontrar cualquier elemento de Chisel Tide que no se haya sincronizado con QuickBooks. Úsalo cuando algo se haya editado fuera de la aplicación o sospeches que faltan datos en la sincronización. Es más lento que Sincronizar ahora. El botón muestra Conciliando... mientras se procesa.

• Desconectar — Elimina la conexión con QuickBooks. La sincronización se detiene, pero las asignaciones de cuentas se conservan para volver a conectarla en el futuro. Verás una solicitud de confirmación: "¿Seguro que quieres desconectar QuickBooks? La sincronización se detendrá, pero las asignaciones de datos se conservarán."

Ver la actividad de sincronización

Haz clic en Ver actividad de sincronización para ver un panel detallado de registros que muestra:

• Pendientes (cantidad) — Elementos en cola para la próxima sincronización

• Fallidos (cantidad) — Sincronizaciones que fallaron, con detalles del error

• Actividad reciente — Elementos sincronizados correctamente, con marcas de tiempo

Las sincronizaciones fallidas muestran mensajes de error para ayudar a diagnosticar problemas. Los elementos pendientes muestran el mensaje: "cambios en cola para la próxima sincronización. Haz clic en 'Sincronizar ahora' para procesarlos inmediatamente."

Haz clic en Ocultar actividad de sincronización para contraer el panel.

Coincidencias pendientes

Cuando QuickBooks no puede identificar automáticamente el cliente o artículo asociado a una transacción, esta pasa a Coincidencias pendientes en lugar de sincronizarse. Abre Coincidencias pendientes desde el panel de actividad de sincronización para revisar cada transacción sin resolver y asignar el cliente o artículo correcto de QuickBooks. Resolver una coincidencia permite que la transacción se sincronice en el siguiente ciclo.

Volver a conectar una conexión caducada

Los tokens de autorización de QuickBooks caducan periódicamente por motivos de seguridad. Cuando esto ocurre, el estado muestra Caducado con el mensaje "Tu conexión con QuickBooks ha caducado. Vuelve a conectarla para reanudar la sincronización."

Haz clic en Volver a conectar para autorizar QuickBooks de nuevo. Las asignaciones de cuentas y el historial de sincronización se conservan, por lo que puedes reanudar la sincronización inmediatamente después de volver a conectarte.

Cómo funciona la sincronización con QuickBooks

Cuando tu integración está activa, Chisel Tide sincroniza automáticamente los datos con QuickBooks:

• Nuevos clientes — Se crean en QuickBooks cuando se añaden en Chisel Tide

• Clientes actualizados — Los cambios se sincronizan en el siguiente ciclo de sincronización

• Facturas — Se crean en QuickBooks con las partidas asignadas a tu cuenta de ingresos

• Pagos — Se registran en QuickBooks con la cuenta de depósito que seleccionaste

La cola de sincronización procesa los cambios automáticamente. Usa Sincronizar ahora para enviar los cambios de inmediato en lugar de esperar.

Solución de problemas

Próximos pasos

Cuando QuickBooks esté activo, crea facturas desde Facturas o desde una orden de trabajo completada y, después, realiza el seguimiento de los cobros en Pagos. Las facturas pagadas con una asignación de cliente de QuickBooks se exportan automáticamente en el siguiente ciclo de sincronización.