Facturas

Abre Finanzas → Facturas para crear, revisar y hacer seguimiento de las facturas. La página muestra todas las facturas de tu empresa y enlaza con las vistas de detalles, revisión y próximas facturas.

Qué puedes hacer en Facturas

Desde esta página gestionas todo el ciclo de vida de las facturas: crear borradores, enviarlos a los clientes, registrar o cobrar pagos, aplicar crédito de la cuenta, configurar planes de pago, descargar archivos PDF y anular facturas que ya no deban cobrarse.

• Crea una factura manual con Nueva factura

• Busca y filtra la lista por estado, plan de pago y rango de fechas

• Abre una factura para enviarla, editarla, cobrar el pago o anularla

• Revisa los borradores recurrentes y consulta las próximas facturas desde las tarjetas de resumen

• Activa la facturación automática de los planes de servicio recurrentes cuando estés listo para comenzar

Tarjetas de resumen

Cuatro tarjetas en la parte superior de la página resumen el trabajo de facturación y te llevan a vistas relacionadas.

• Borradores recurrentes — Cantidad de facturas recurrentes pendientes de revisión. Abre la pantalla de revisión para aprobarlas y enviarlas.

• Saldo pendiente — Total de cuentas por cobrar abiertas. Aplica el filtro de cobros a la lista.

• Facturas abiertas — Cantidad de facturas emitidas sin pagar. Aplica el mismo filtro de cobros.

• Próximas facturas — Cantidad y total de las facturas programadas para enviarse. Abre la lista de próximas facturas.

Revisar borradores recurrentes

Cuando Revisar las facturas recurrentes antes de enviarlas está activado en la configuración de Pagos, Tide crea las facturas recurrentes como borradores el día de facturación para que se aprueben, en lugar de enviarlas por correo electrónico de inmediato. Abre la cola desde la tarjeta Borradores recurrentes.

En Revisar facturas recurrentes en borrador puedes filtrar, aprobar y enviar el lote.

• Filtra por Todas, Importe habitual, Aprobadas, No aprobadas, No contactables, Visitas por debajo del plan o Propiedad duplicada

• Busca por cliente y ordena por Mayor cambio, Importe o Nombre

• Aprueba los borradores individualmente o con Aprobar todos los mostrados — aprobarlos solo los marca como listos para enviar y no envía correos a los clientes

• Envía los borradores listos con Enviar N aprobadas y confirma con Enviar facturas aprobadas

Si nada coincide con el filtro, la pantalla muestra Nada que revisar aquí e indica que ningún borrador recurrente coincide con el filtro actual.

Próximas facturas

Abre la lista de próximas facturas desde la tarjeta de resumen Próximas facturas para previsualizar las facturas que el agente de facturación generará en su próxima ejecución. La página muestra cada próxima factura y presenta una advertencia Usado pero no facturado cuando el uso de productos químicos registrado en las visitas no se puede valorar.

Usado pero no facturado

Cuando al menos una entrada de uso de productos químicos no se puede valorar, aparece una advertencia ámbar: No se pudieron valorar N entradas de uso de productos químicos y no se facturarán. El recuento es el número total de registros de uso sin precio en toda la ejecución, no el número de productos distintos.

Expande la advertencia con Mostrar N producto(s) (o Ocultar N producto(s) cuando está abierta) para ver una fila por producto, motivo y unidad. Cada fila muestra el nombre del producto, la cantidad y unidad agregadas, el número de entradas de uso que representa y uno de estos motivos:

• sin precio establecido — El uso está vinculado a un producto del catálogo cuyo precio de venta no se ha establecido.

• no está en el catálogo — El uso no tiene un artículo de catálogo utilizable, como un registro antiguo o un artículo eliminado.

• incompatibilidad de unidades — La unidad de uso no se puede conciliar con la unidad de medida del producto del catálogo. La fila añade — usado en {unit}, con precio por {catalog unit} cuando se conoce la unidad del catálogo.

Ninguno de los usos indicados llega a la factura. Para solucionarlo, asegúrate de que cada producto químico exista en el catálogo con una unidad de medida coincidente y asígnale un precio. Un precio vacío significa que no hay ningún precio establecido y el uso se informa aquí; un precio de exactamente $0.00 significa que el producto está incluido en el precio del plan de servicio, por lo que deja de informarse.

El mismo bloque Usado pero no facturado aparece en el modal de artículos de línea de una próxima factura individual.

Buscar facturas

Usa la búsqueda y los filtros situados encima de la lista para limitar lo que ves.

• Buscar — Número de factura, nombre del cliente, dirección de la propiedad o etiqueta del cliente. Las búsquedas de etiquetas coinciden con la etiqueta completa sin tener en cuenta las mayúsculas, por lo que buscar azul encuentra clientes etiquetados como azul, pero una entrada parcial como az no devuelve etiquetas no relacionadas.

• Estado — Todos los estados, Todas sin pagar, Borrador, Enviada, Vista, Parcial, En procesamiento, Vencida, Pagada o Anulada

• Plan de pago — Todas las facturas, Tiene plan de pago o No tiene plan de pago

• Rango de fechas — Limita la lista a las facturas dentro de un periodo con fecha inicial y final

Cada fila muestra el número de factura, el estado, el cliente, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, la dirección de la propiedad cuando está disponible y el total. Si queda un saldo después de un pago parcial, el importe adeudado aparece junto con el total. Las filas también pueden mostrar una etiqueta Vencida cuando ha pasado la fecha de vencimiento y una etiqueta Plan cuando la factura tiene un plan de pago.

La lista muestra 15 facturas por página. Usa Anterior y Siguiente cuando haya más de una página. Si nada coincide, la lista muestra No se encontraron facturas.

Estados de las facturas

Cada factura tiene un estado que determina qué acciones están disponibles.

• Borrador — Creada, pero no entregada al cliente

• En cola para enviar — Revisada y en cola, todavía no enviada

• Enviada — Entregada al cliente

• Vista — El cliente ha abierto la factura

• Parcial — Se ha recibido parte del pago; queda un saldo pendiente

• En procesamiento — Hay un pago ACH en curso

• Vencida — Ha pasado la fecha de vencimiento y queda un saldo sin pagar

• Pagada — Pagada por completo (terminal)

• Anulada — Cancelada y ya no válida (terminal)

• Disputada — En disputa o con contracargo

Crear una factura

Selecciona Nueva factura para abrir el formulario de creación. Las facturas nuevas se guardan como borradores; el envío es un paso separado en la página de detalles de la factura.

1. En Finanzas → Facturas, selecciona Nueva factura.

2. Elige el Cliente. Opcionalmente, elige una Propiedad cuando el cargo corresponda a un sitio específico.

3. Establece el Tipo (Única, Reparación o Crédito), la Fecha de emisión y la Fecha de vencimiento. Las facturas recurrentes se generan a partir de los planes de servicio, no se seleccionan aquí.

4. Añade artículos de línea con descripción, categoría (Servicio, Producto químico, Reparación, Equipo u Otro), cantidad y precio unitario.

5. Ajusta la tasa de impuestos y el descuento si es necesario, y añade notas para el cliente.

6. Selecciona Crear factura. Tide abre el nuevo borrador en la página de detalles de la factura.

También puedes comenzar desde la pestaña Facturas del registro de un cliente, que enlaza con Nueva factura y puede preseleccionar a ese cliente. El total debe ser mayor que cero, cada artículo de línea necesita una descripción y se requiere al menos un artículo de línea.

Para facturar el trabajo de campo completado de una orden de trabajo, abre la orden de trabajo y selecciona Generar factura una vez completada. Una orden de trabajo en Revisión debe marcarse primero como Completada; la facturación desde Revisión no está disponible. Tide crea la factura, la enlaza en la orden de trabajo y marca la orden de trabajo como facturada.

Impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas se calcula usando la dirección de servicio de la propiedad del cliente, por lo que los documentos utilizan la tasa local correspondiente en lugar de una única tasa para toda la empresa. Los productos, piezas, productos químicos y equipos sujetos a impuestos se gravan según la configuración de tributación de su catálogo, mientras que la mano de obra y otros servicios no sujetos a impuestos no se gravan. Las propuestas, facturas, órdenes de trabajo y sus vistas en PDF y en el portal del cliente muestran el subtotal, el impuesto y el total cuando hay una tasa disponible para la propiedad.

Una factura para todas las propiedades

Para un cliente con varias direcciones de servicio y facturación mensual recurrente, puedes combinar los cargos del mes en una sola factura. Activa Una factura para todas las propiedades en las Preferencias del cliente y Tide enviará una sola factura del mes en lugar de una factura independiente por propiedad.

1. Abre el registro del cliente.

2. Selecciona Editar cliente.

3. Abre Preferencias.

4. Activa Una factura para todas las propiedades.

La combinación solo se aplica a la facturación mensual recurrente. Las facturas únicas, de reparación y creadas manualmente no se combinan, y un cliente con una sola propiedad facturable conserva una factura normal por propiedad. La configuración entra en vigor a partir de la próxima ejecución de facturación, y cambiarla no combina ni divide las facturas ya emitidas: las propiedades facturadas durante el periodo no vuelven a facturarse.

En la factura combinada:

• Los cargos se agrupan por propiedad

• El impuesto sobre las ventas de cada propiedad se calcula por separado

• El crédito de la cuenta se aplica por propiedad, únicamente a los cargos de esa propiedad

Puedes identificar una factura combinada en Próximas facturas, donde la etiqueta indica el número de propiedades que cubre. En la página de detalles de la factura, cada línea conserva su propia Propiedad, el área de impuestos muestra La tasa de cada propiedad en lugar de una única tasa editable y no se puede guardar una línea sujeta a impuestos sin una propiedad. El PDF puede incluir un bloque de Direcciones de servicio, y las propiedades facturadas con tasas diferentes aparecen como filas separadas de impuestos sobre las ventas.

Detalles de la factura

Abre cualquier factura para ver su registro completo y ejecutar acciones basadas en el estado.

El encabezado muestra el número de factura, el estado y un enlace al cliente. Las tarjetas de resumen muestran Total, Pagado, Importe adeudado y Fecha de vencimiento.

• Artículos de línea — Descripción, cantidad, precio unitario, total y categoría, con subtotal, impuesto, descuento y saldo

• Historial de pagos — Se muestra cuando la factura tiene pagos. Cada fila indica el método (Tarjeta de crédito, Transferencia ACH, Efectivo, Cheque u Otro), el ID de transacción cuando está disponible, la fecha de procesamiento, el estado (Completado o Pendiente) y el importe

• Plan de pago — Calendario de cuotas y controles del plan cuando existe un plan

• Detalles — Tipo, estado de cobros, periodo de servicio, fecha de pago y notas cuando están disponibles

Recordatorios de pago pausados en una factura

Cuando los recordatorios de pago de un cliente están pausados, una factura abierta de ese cliente muestra Historial de recordatorios con un aviso de que los recordatorios de pago están pausados para el cliente hasta la fecha de reanudación, por lo que no se enviarán recordatorios automáticos para esa factura antes de entonces. El panel aparece incluso cuando la factura aún no tiene registros de recordatorios. Las facturas pagadas y anuladas no muestran este aviso. La página de la factura solo muestra la pausa; pausa o reanuda los recordatorios desde el registro del cliente.

Acciones en una factura

Las acciones disponibles dependen del estado, el saldo, el rol y de si ya existe un plan de pago o algún pago.

• Enviar factura — Solo para borradores. Envía la factura por correo electrónico al cliente.

• Marcar como enviada — Borrador o En cola para enviar. Marca la factura como enviada sin utilizar el flujo de envío.

• Reenviar factura — Enviada, Vista, Parcial o Vencida. La envía de nuevo al titular de la cuenta y a los contactos de la propiedad; los contactos que han optado por la facturación muestran una etiqueta Facturación.

• Editar — Borrador, Enviada, Vista o Vencida cuando no se ha pagado nada y no hay un plan de pago activo.

• Registrar pago — Cualquier factura que no esté anulada, pagada ni en procesamiento y tenga un importe adeudado. Registra un pago sin conexión o externo (Efectivo, Cheque, Tarjeta de crédito, ACH u Otro) con importe y número de referencia opcional.

• Cobrar pago — Solo para propietarios o administradores. Cobra una tarjeta mediante Stripe cuando la factura se puede cobrar, tiene un importe adeudado y Stripe está listo con una cuenta conectada.

• Crear plan de pago — Disponible cuando hay un importe adeudado, no existe ningún plan y la factura no está en estado Borrador, Pagada, Anulada o En procesamiento. Para consultar las opciones de calendario y la gestión de planes, consulta Planes de pago.

• Aplicar crédito — Solo para propietarios o administradores, en facturas Enviadas, Vistas, Parciales o Vencidas con importe adeudado y crédito disponible de la propiedad. Si la factura tiene un plan de pago activo, el crédito debe liquidar la factura por completo.

• Descargar PDF — Siempre disponible en el menú de acciones.

• Anular — Cancela la factura. No está disponible para facturas Anuladas, Pagadas o En procesamiento.

Registrar pago registra en Tide el dinero que ya recibiste fuera de un cobro con tarjeta. Cobrar pago ejecuta un cobro real con tarjeta mediante tu cuenta de Stripe conectada.

Facturación automática

Para las organizaciones nuevas, la facturación automática de los planes de servicio recurrentes está desactivada de forma predeterminada. Tide no genera ni envía por correo electrónico esas facturas hasta que comiences, para que puedas terminar primero de configurar los planes de servicio, los precios y la facturación.

Cuando la facturación aún está desactivada y Stripe está listo, Finanzas → Facturas muestra La facturación automática está desactivada con este mensaje: la facturación automatizada de los planes de servicio recurrentes está desactivada de forma predeterminada y no se generarán ni enviarán facturas por correo electrónico hasta que comiences. El mismo banner aparece en Configuración, en Pagos. Solo se muestra cuando Stripe está listo; si Stripe no está listo, completa primero la configuración de Connect.

1. En Finanzas → Facturas o Configuración → Pagos, selecciona Comenzar.

2. Confirma. La facturación automatizada de los planes de servicio recurrentes se activa. A partir del día de tu ciclo de facturación de cada mes, Tide genera y envía por correo electrónico las facturas de los clientes que tienen un plan de servicio recurrente. Esto no se puede deshacer desde el banner.

3. Mientras se procesa la solicitud, el botón muestra Comenzando…. Tras completarse correctamente, el banner desaparece de la configuración de Facturas y Pagos, y Tide incluye a tu organización en la facturación automática.

Suspensión automática de clientes

La suspensión automática de clientes pausa el servicio para los clientes que dejan una factura sin pagar más allá del umbral que establezcas. Está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible después de conectar una cuenta de Stripe.

Configúrala en Configuración → Pagos, dentro de Configuración de pagos. Activa Suspender clientes automáticamente por falta de pago y establece Suspender después de con el número de días posteriores al vencimiento. El umbral predeterminado es de 90 días, con un mínimo de 45 para garantizar que no se solape con el calendario estándar de reclamación de facturas.

Qué facturas cumplen los requisitos

Una factura cuenta para la suspensión cuando tiene el estado Enviada, Vista, Parcial o Vencida, tiene un importe adeudado y ha pasado su fecha de vencimiento. Se excluyen las facturas con una fecha futura de cobro automático y las facturas con un plan de pago activo o pausado. Las facturas que cumplen los requisitos se agrupan por cliente, por lo que un saldo sin pagar en una propiedad puede suspender al cliente y afectar a todas sus propiedades.

Advertencia y suspensión

Aproximadamente una semana antes de alcanzar el umbral, el cliente recibe una advertencia por correo electrónico o mensaje de texto (notificaciones de facturación) en la que se le informa de que el servicio se suspenderá en una fecha determinada si no paga. Si el saldo sigue sin pagarse cuando la factura supera el umbral y la advertencia lleva activa al menos una semana, el cliente queda suspendido. Los clientes cuyos recordatorios de pago están pausados no reciben la advertencia ni se suspenden mientras la pausa esté activa. El marcador de advertencia se mantiene vigente durante 30 días, por lo que un cliente que siga sin pagar después de una advertencia recibe un nuevo ciclo de advertencia en lugar de ser suspendido de nuevo de inmediato.

Qué ocurre cuando se suspende un cliente

El estado del cliente cambia a Suspendido con un motivo generado y se registra una actividad. Se eliminan las paradas de ruta programadas aptas de hoy y futuras, mientras que las visitas asociadas se conservan como canceladas y las rutas restantes se reordenan. Los planes de servicio no se cancelan y se conserva la pertenencia a las plantillas de rutas, pero los planes se tratan como inactivos mientras el cliente esté suspendido, por lo que se detiene la facturación recurrente.

El cliente recibe un aviso final de suspensión y tu equipo recibe una notificación interna de Cliente suspendido automáticamente. Si el aviso electrónico no se puede entregar, es necesario enviar una carta impresa por correo: usa Descargar carta (PDF) y Marcar carta como enviada por correo en el registro del cliente.

Reactivar un cliente suspendido

La suspensión no se revierte automáticamente cuando el cliente paga. Un propietario o administrador debe abrir el registro del cliente y elegir Reactivar para reanudar la programación y la facturación. Consulta Clientes.

Disponibilidad de Stripe

Los flujos de envío en línea y cobro con tarjeta necesitan una cuenta de Stripe Connect lista. Cuando Stripe no está listo, los detalles de la factura muestran La cuenta de Stripe no está lista para los borradores que, de otro modo, enviarías. Conecta y completa la configuración en Configuración antes de depender de la entrega por correo electrónico o de los cobros con tarjeta. Aún puedes crear borradores y registrar pagos sin conexión. Consulta Configurar la facturación.

Páginas relacionadas

• Pagos — Resumen de ingresos, antigüedad de saldos y búsqueda de pagos

• Planes de pago — Calendarios de cuotas creados a partir de una factura

• Configurar la facturación — Stripe Connect y requisitos previos de facturación